一、只追求结果,往往是缘木求鱼
很多领导或者部门负责人,常常在安排工作的时候,最后只说了一句,我不要过程,只看结果。这种追求结果的做法不能说错,但是不见得有多高效,反而很多时候会让人无法适从,特别是在多人多部门多节点协同办公的时候,往往出来的结果不尽如人意,而想要从关键节点中寻找问题,尽快把事情做好时,又发现根本找不到关键点,只能将原先的结果全部抛弃,快速组织一帮人从头开始。
这样的情况,在大多数的企业的里面是常常出现的场景,我们可以回想一下日常的工作中,是不是常常有遇到这样的情况发生。
这往往是不注重流程的结果所导致的,如果在做一个事情,特别是多人跨部门协作的时候,有一套初步的流程,在关键的节点上有人把关,那么这样的事情往往是可以避免掉的,哪怕最后这个结果不满意,那么从头梳理的时候,对各个关键节点进行审查核对,也能很快速的将问题找出来,避免了从头开始的问题,也能大大节省我们的时间。
流程,是对结果的一种保障,也是让结果自然呈现出来的途径,如果企业只关注结果,而没有聚焦于过程,特别在跨部门多人协作的时候,其实是在赌运气,结果如何,不得而知。
二、流程不清,往往出乎意料的让人头疼
很多企业或者部门在做项目之前,会开动员大会,宣布项目的开展,同时有了一套初步的流程,但是对于流程节点不清晰,责任人不明确或没有关键里程碑等,那么,等到事情开展到中途的时候,很容易就出现让人头疼的事情了。
1、流程节点不清晰:流程节点的不清晰,容易导致项目进度管理模糊,为什么呢?原因在于每个参与项目的人,对于整体项目流程的理解不同,有的人认为流程超前了,而有的人认为流程滞后了,在项目的时间管理上,出现了多种时间上的不协调,而且难以清晰明了的体现出具体是哪个节点出现的问题,也就无法对症下药了。
2、责任人不明确:划分项目关键节点责任人是一种很好的做法,但是如果一个关键点的责任人有多个导致责任人不明确,那么就很容易出现令人崩溃的情况了。什么责任人?简单来说,就是在某些时候,需要承担起责任的人。有句玩笑话是这么说的:责任人就是没事时啥都没你事,出事时啥都是你事的人。当一个节点多个了责任人责任不明确的时候,往往会出现三种情况:1、互相推诿,谁都不想背责任;2、多次汇报,浪费资源和时间;3、意见不合,无法正常推进。
3、没有关键里程牌:所谓关键里程碑其实就是流程里面阶段性的节点。对于一些耗时比较长的项目,一套流程节点很清晰了,但是执行起来没有个里程碑式的事件,对于执行人来说,很多时候会慢慢把激情抹杀掉的。当一个项目所需时间很长的情况下,关键里程碑的设立显得尤为重要,却又容易被忽视。就如同一场马拉松的奔跑,如果不设定一段一段的小目标,很多人是无法跑完全程的,因为看不到目标会让人茫然,往往很难让人提起干劲。
三、没有流程就会有牛人,企业需要去“牛人化”
没有流程,一个事情还能做好,那么在这个事情的参与者中,肯定至少有一个“牛人”,为什么呢?因为只有能力够强,水平够高的人才能在没有流程,各种错综复杂的事项中,不断理出头绪,然后不断推进事情的发展。因为只有这个“牛人”通晓全盘,把握全盘更能够独自把全盘的事情都做好,只有这样子,才能让结果呈现出来。
这种情况对企业在某个阶段和时期的管理与发展的确是有作用的。然而,这也可能会埋下阻碍企业变革和管理改善的隐患,也给岗位工作增加了难度,换岗、轮岗或替岗就比较困难。而且,此类事务的普遍和增多,往往会形成一种企业习惯,作用于企业文化而不利于企业发展,而且,这种影响还很容易被管理者忽视的,或者是没有引起警觉的。
强调个人能力和结果呈现,而无法或不重视过程管理,再用事后追责的办法来管理,其实是一种懒政行为!企业确实需要有很多牛人,但是却不能有“牛人化”现象。由流程管理将牛人嵌入其中,提高业务开展的效率,让更多非“牛人”的人参与其中,才有可能培养出更多牛人,同时消除牛人带来的不良影响。
四、聚焦流程,才是得到圆满的结果最优路径。
管理想要圆满的结果,不但要有流程,还要有流程执行过程的节点管理,这是管理必须要解决好的内容,而且,要形成数据顺畅流转的全自动或半自动状态,形成数字化管理的系统。切割流程生成有效的流程管理节点,落实岗位职责和对结果进行评价与考核。在企业进行流程管理的时候,需要遵循以下原则:
1、明确各业务流程流转顺序、各流程节点管控的内容,及各岗位职责及操作要求;
2、按日清日毕,一事处理,用数字化流程来促进企业管理的改善;
3、所有业务指企业在业务财务等经营活动所涉及到的内容;
4、建立各部门业务流程及节点子流程的管控模式,确定责任人;
5、对各节点内容进行职责、标准及完成时限的界定,实现数据自动流转;
6、日常工作完成报告机制建立,提供各业务异常情况申请支持提交;
7、对结果进行评价,以增加业务管理的计划性为重点进行管理改善工作。
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