番茄工作法图解

作者：Staffan Nöteberg[瑞典]

在大家条件都差不多的情况下，谁的效率更高，谁就更接近成功。

拿出纸笔，列出一些待办的活动。看看你写下的这些任务里，哪一项是最重要的？哪一项是你最想尽快完成的？要为自己立界限，让自己只做最重要的事。

为何要用番茄工作法？一、面对复杂，望而却步；二、无聊琐事，越拖越久；三、小事忙活一天，大事一样没办；四、从休息回到工作，心智调整不过来；五、一错再错，不长记性。

不可预测性导致了焦虑。而焦虑无疑会导致生产力下降，甚至可能把事情搞砸。如果我们将工作是为一连串的事件各个击破，生产力将得以提高。

获得心流状态，进入好整以暇、正襟危坐、全神贯注的姿势，要比东张西望等待灵感有效得多。

当对面前的问题一窍不通，所能借鉴的仅仅是个人的好恶、固有的观念以及道听途说。为了做出正确决定，你需要简化问题，使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。

对于导致重大影响的修改决定，尽可能安排得晚一些，延缓与之相关的成本产生，并为回到正轨争取最大的机会。

番茄工作法简单说，就是列出你当天要做的事，设置25分钟闹钟，然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估要花的功夫等。

在一段一段的25分钟周期内读书，并且在每两个阅读周期之间，花3分钟休息放松。

在休息期间，思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作是不允许的。不要打重要电话，不要写重要的电子邮件。如果让压力系统一直工作，而不借助心智休闲进行调解，一些症状会找上门来。长期的精神紧张，会导致工作记忆能力和集中力下降。从而使工作的快乐变成焦虑，灵感变成敏感，还更容易发怒。

在每隔25分钟的常规休息之外安排时间更长的阶段性休息。我将四个番茄钟作为一组，所以每四个番茄钟后，我进行阶段性休息。在短期工作之间，用休息和奖励作为点缀，能促使你全天保持一个可持续的步伐。理想的休息，应该是浅睡5分钟。

番茄工作法图解

休息之后你要决定，是继续进行同一项活动，还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变，也可能只是因为上一项活动已经完成。

如果番茄钟响铃， 25分钟结束，而自己的任务还没完成，这并不代表失败。相反，这铃声在为你已连续的工作了一整段时间而喝彩。

番茄工作法：

1.计划。在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。定义预期的结果，以及达成它所需的流程。

2.执行。从当天活动的第一项开始，收集一些过程指标，比如遇到的中断次数。

3.评估。比较实际结果与预期结果，找出差距。

4.应用。对差距进行分析，找出问题根源，以图改进。

番茄工作法需要：一支钢笔或铅笔、一枚厨房计时器、三张白纸或横格纸。

三张纸用途：

1.“活动清单”表格（填写你的名字，列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序。同一张活动清单表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的）。

不必考虑重要程度和优先级，也不必写出具体做法，只写活动完成后的状态。如：客厅整洁、买烹饪书、发电邮给西亚。

如果你知道某件事必须在某个时间完成，也可以标上最后期限。如果晚上7:00你要在家里请客，可以写上：客厅整洁，下午7:00。

2.“今日待办”表格（填写今天日期、你的名字，列出打算在今天进行的活动）每天早上这张表要换新的。

“活动清单”表格里的事情，别一股脑都抄到“今日待办”表格里，要考虑全部做完的承诺是否合理。选出活动填入“今日待办”表格，也意味着你拒绝了那些没有选出的活动。现在更容易专注于所选活动了。

“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺，某件事你今天不打算做，就别把它填进去。相比之下，“活动清单”表格更像传统的工作清单。它的容量没有限制，一些锦上添花的事也可以填进去，不用担心其重要程度。

3.“记录”表格（记录所采用的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录）

表格第一列是日期，第二列是番茄钟数，每行代表一天。这些跟踪数据可以显示出你的工作方式，而且有助于提高生产力。为什么在工作上花了这么多功夫，但完成的活动这么少呢？可能是因为顺利完成了25分钟时间段太少。计算平均每项活动花费的番茄钟数，如果数字很大，要拆分活动，使之更小、更易于管理。

番茄工作法图解

第一行填写昨天的日期，日期右边填写项目个数，在第二行填写前天的日期和数据。算一算你每天平均安排了多少事。结果比你想的多了还是少了？

关于中断：

番茄工作法图解

内部中断，最常见的：我的咖啡杯空了，得去加满；我饿了；想起一个重要电话要打；又想看一眼我喜欢的社交网站。对内部中断，要解决问题，首先缩小番茄钟，尝试改为15、10甚至5分钟。等到发现自己每天都能画下不少的×时，就可以延长番茄钟， 20分钟，最后到25分钟。但请记住，不同长度的番茄钟互不兼容。对于5分钟番茄钟的×，和25分钟番茄钟的×来说，你跟踪的数据无法在他们之间进行比较。你应当保持比较短的番茄中至少两个星期。

不要频繁改变番茄钟数，或者番茄钟数就不能作为用功的指标了。

为了促进团队内部沟通，队友之间请教问题可以不计入外部中断。

处理外部中断的策略，有以下四步组成：1.告知：我手头有事，正忙；2.协商：周五再帮你做，行吗？3.计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄中；4.答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

“活动清单”表格中，有多少处计划外（U）标记？“今日待办”表格中的“计划外紧急”区有多少项活动？观察这些指标可以评估自己的计划能力。如果有很多计划外活动，说明在早晨计划阶段漏掉了很多事情。这就是定性预估误差，考虑的不全面，没想到还要做这些。第二天早晨，更仔细的检查，看是否把所承诺的一切事情都考虑到了。

假如一项活动预估超过七个番茄钟，说明它太复杂了，需要拆分这项活动。活动越大，预估越不准。如果一项活动预估不够一个番茄钟，可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于一个番茄钟。

番茄工作法图解

当你了解应用番茄工作法的常规方法之后，可能会有调节它的想法。很好。这就是收集跟踪数据、做每日回顾的目的。但是，至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历，以便确切知道哪些适合你、哪些不适合你。