刚才我们说了第一招，还有第二招，就是设计好会议规则，这也是对行为的干预，用不一样的流程来控制会议体验。很多单位开会特别容易跑偏、失焦，最终导致会议的产出很低。这通常是因为，没有严格地根据会议的作业面，去设计好相应的流程和规则，所以大家从意识到行为都是散乱的。
比如，本来这是一场项目复盘会，大家坐下来，是想解决项目上出现的某个问题。结果说着说着，发现咱们分工不合理，于是每个人就开始讨论自己手上现在的工作，这就变成了一场任务分配会。
再开一会儿，领导说：“你看我们这个分工咋这么落后，这么不合理呢？我们看看其他公司是怎么干的吧。”这就又变成了一场先进经验分享会。一场会开下来，大家都挺累，什么也没有整明白，只有一件事是确定的，这种会，最后一定会开成领导训人会。
那为了避免这种情况呢，我给大家介绍一种先进的经验。这种会议规则来自一家著名企业的实践，叫字节跳动，也就是今日头条、抖音的母公司。
我先说明，他们的这种会议规则是针对知识型工作者的，要是跟生产线的工人开会，你肯定就用不上这种规则。
传统开会嘛，在开会之前首先是主持人先上场讲两句，跟大家同步一下这个会议的目的，领导再强调强调。然后大家开始你一句我一句地发言，所以那难免就讨论讨论着跑偏了，或者是碰到其中有一个没有信息量的发言者，搞得大家都很烦躁。
字节跳动为了解决这个问题，他们就发明了一个会议形式，叫飞阅会。
第一，不准做PPT，而是要写一个尽量简短的文档。这事不单是字节这一家公司的独创，很多大公司都很重视。亚马逊、美团，包括我们得到等等，都不准在开会的时候瞎做PPT，为什么？因为PPT是为发言者服务的。PPT你看是看不懂的，它需要讲解，讲解就要多花好多时间。而文档呢，是为阅读者服务的，不需要讲解也能看懂。而且更重要的是，不需要制作美化，因此就更务实了，也更节省时间了。
第二，这个文档一定要用在线文档来呈现。因为在线文档可以让参会者同时阅读和编辑这个文档。
第三好玩了，比如说今天我们说8点开会，那8点所有人要准时到场。但是在所有人到场之后的15分钟之内，所有人都不发言，不讨论，而是安静地一起默读这个文档。
那在读的时候，因为不是用在线文档吗？我们就可以针对某一部分，如果我们有想问的问题，有不同的问题，要发表的建议，就可以用批注的形式，批注在同一个文档上，这个文档，这时候就变成我们所有人共同的作业面。
第四，在15分钟结束之后，大家就按照这个批注的顺序一一进行讨论。没用的事，大家都共识的事，就不用再说了。
第五，这是我的一个个人经验。对于那些在会议上，但是既没有批注，也没有讨论的参会者，我会当场逼问一个听起来非常不友好的问题：你为什么来参加这个会，你为这个会贡献了什么？这种不友好其实是装的，是希望用这种方式，来形成追求效率和产出的这样一种会议文化。
其实我们老说要改变工作作风，有时候真的很简单，从一套新的开会方式就可以。当然呢，有的单位可能暂时不能用在线文档来开会，没关系，在这套规则背后其实有一些通用的会议规则，跟形式没有关系，你都可以用得上。会前，一定要让发言者准备好材料，要有准备地来开会。同时，要给所有的参会人发议程，发文档，并要求大家一定要养成在会前看完文档的习惯。这么做，不仅确保了会议的进度，同时也是一个信号，跟这个会议的问题无关的人不用来参会，大家彼此节约时间。
会中，要控制每个人发言的顺序和发言的时长，在议程上，你最好就要明确标注每一个议题的讨论时间和每个人的发言时间，设置专门的敲钟人，及时提醒大家会议进程，确保会议顺利进行。
会后，一定要形成会议纪要。一个完美的会议的完美结果，就是一份完美的会议纪要。那下一次再开这个主题的会议，起点是什么？起点就是上次会议的纪要拿出来，我们来看看落实情况，那大家是不是就要抓抓落实？
当然在会议纪要方面，我想给你提个醒。一份好的会议纪要，标准不是把所有的事都记下来。最重要的是，一定要形成to do，就是我们要做什么。并且这个to do一定是要有明确标准的，有专人落实的，能对接下来的工作有实际帮助的。这个to do就是这场会议的会议产出。
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