第一,正式的显示名和总结性的标题
什么是一个好标题,请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价
第二,简单大方的格式
真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进和加粗。
分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。
第三,逻辑清晰的正文
外国人喜欢用“I hope this email finds you well"开场,你可以说”见信好“。
问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。
邮件的标题,是全文概况,每段的首句,是整段概况。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字。
结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情。
第四,合理使用【】,来区别邮件类别
推荐使用【】来表示一个邮件的主题,例如你每周给领导汇报的工作进展,工作报告,可以这样开头:
【报告】-HSE Weekly Report
需要领导审批的事件:
【请审批】【请指示】、
你做出来的规则制度等文件,需要征询其他部门或人员的意见:
【征求意见】公司HSE年度计划
公司下发的文件,需要相关人员知道的:
【通知】-关于加强车辆交通旅程管理的通知
第五,用好两分钟原则
收到一个邮件,想一想该怎么处理,是转发出去授权别人处理,还是转到文件夹“处理中”,有待进一步处理,或者是不需要做任何处理,但是里面的信息可能会用到,那么就存档。
总结一下,收到一封邮件,处理流程如下:
- 是否需要处理,是,两分钟内能否处理完,如果可以,立即处理
- 如果不行,转移到文件夹“处理中”,处理完转移到“存档”文件夹。
4D是指四个英文单词所代表的动作,它们是:行动(Do),转发(Delegate),搁置(Defer),删除(Delete)。这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的动作。
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