用20%的时间，创造80%的价值

今天我们学习一套被誉为“管理学中的诺贝尔奖”的管理方法——敏捷管理法。解析书籍《敏捷革命》，作者: [美] 杰夫·萨瑟兰。

用20%的时间，创造80%的价值

不同于传统的自上而下的命令式管理，所谓的“敏捷管理法”，用一句话概括就是：通过团队的高透明度和密切的协同作业，实现工作效率的提升。

张小龙，用它创造出了微信；美国联邦调查局，用它开发了虚拟案件档案系统；通用电气，用它加速了数字化转型......这套方法，在全球掀起了一场“敏捷革命”。

想要团队高效合作，首先要建立小而精的团队。高效能团队，一般由3-7个人组成。因为人脑的记忆功能是有上限的，人数增加，合作的沟通渠道就会越多，沟通成本也会越高。如果团队过大，大部分的注意力就会被消耗在沟通上，从而拖缓团队效率。

提高团队效率的另一项法宝是——冲刺，即集中全部精力和能量去完成工作。其中有两个关键要素要注意：① 规定固定的冲刺时间，不能这次是一周，下次是一个月；② 确定可公开交付的成果。只有明确了截止时间和自己要完成的任务，团队成员才会更有紧迫感。冲刺模式下，一个周期就是一次成果的交付。通过把一个复杂、开发周期长的任务，分解成多个短期可完成的小任务，能让产品用最快的速度出现在大众面前，从而为公司赢得时间，赢得先机。

想要冲刺完成任务，是不是就一定要拼命加班呢？恰恰相反，敏捷管理的一个重要主张就是，减少员工的工作时间，不主张加班。长期加班，只会减弱员工的自控力、思考力和预见力，做得越多错得越多。这也提醒管理者：要更关注完成任务的质量和速度，而不要用工时长短来衡量。

要做到“冲刺”，团队每个成员都要牢记两点。第一点，一次只做一件事。千万不能再临时加入其他任务。我们常把一心多用当作有能力的表现，但其实多任务切换，才是高效工作的死敌。数据表明：当只做一个项目时，时间损失为0；同时开展两个项目时，时间损失为20% ；同时开展五个项目时，任务转换造成的时间损失高达75%。同时执行多任务，不仅会让人分心，还有个致命伤害——短时间内拉低人的智商。伦敦大学做过一个智商测试，设定一组环境很安静，另一组环境很容易让人分心。结果显示，在分心的环境中，大家的平均智商下降了10个百分点。更有趣的是，男性智商比女性下降得更快。

第二点要牢记的是，一次就把事做对。当工作中出现问题时，立马停下来，找到问题出现的原因，把问题规章制度化，从根本上避免再次发生。作为汽车行业的巨头，丰田就一直秉承这个工作方式：生产线任何环节出现问题，每位员工都有权力立刻停止整个生产线。在发现问题的当时，就直接解决。你可能会问：随时停掉生产线，不会降低工作效率吗？欧洲名车的生产，都是将问题归总放在最后处理。但数据表明，欧洲名车生产过程中，每100辆就有78.7辆瑕疵品，丰田只有34辆。而且研究表明，对于每年要生产上百万辆汽车的工厂来说，事后重新解决所付出的时间和成本，是立即修改的24倍。当时直接解决非常轻松，而之后再返工解决，就需要大脑重新回忆，要困难得多。

在敏捷管理中，“二八定律”同样适用。作者强调：按照价值的高低，对各项任务排序，优先完成最有价值的20%。完成后你会发现，剩下的80%可能并非实际所需。这样能大大缩短项目时间，提升敏捷性。

在高效团队中，还有一个方法，经常被人忽视甚至厌烦，但实际非常有效，就是“每日立会”。立会时有几点规则要注意：① 固定开会时间，要求全体成员参加，保持团队工作节奏。② 开会时间不超过15分钟，把会议变成解决问题的工具。③ 开会时用站姿，调动积极性。④ 把项目进展呈现在公共区域共享，减少团队沟通成本。