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十分钟如何入门GTD

十分钟如何入门GTD

作者: 日新说M | 来源:发表于2020-02-21 17:57 被阅读0次

    去年春天的时候,我一直因为无法同时进行多项任务而烦恼。那是,我需要兼顾学业,自学programming,找实习。但是这个三个任务我每一项都无法很好的完成,同时我又有强迫症和完美主义,导致我很长时间内陷入了自己一事无成的抑郁状态。

    无法兼顾多项任务的我好像不具备multi-tasking的能力。有一段时间multi-tasking是一个非常火的概念,好像可以多任务处理就是有能力的证明一样,很多实习应聘有一条就是multi-tasking。

    但是实际上,人的大脑是无法做到multi-tasking的,只能做到task-switching,即在不同的任务之间不停的转换。在转换过程中会出现注意力残留,导致哪一项任务都不能做好。

    (类似一边听音乐一边学习实际上是back-ground,即大脑在执行一项任务,另一项任务是背景)

    我们一直在说的multi-tasking实际上说的是multi-project,即project management,同时处理多项任务的能力,即面对很多任务的时候可以一个不落的合理分配精力和时间,使得每一个project都在要求时间内完成。

    虽然GTD一直被认为是时间管理,但是我认为GTD是精力管理、项目管理。

    GTD的核心就是解放你的精力,让你只专注于手上正在做的事情。

    相信很多人都有这样的体验,应该专心工作的时候脑海中却在想要给女友买什么纪念日礼物,结果一天下来效率低下,根本不记得自己到底做了什么。在刘震云的《一地鸡毛》里,男主人每天工作的时候都在想早上买不到豆腐的事情---若是运用GTD,将买豆腐和工作设立成为分开的两个项目,就不会总是因为豆腐分散注意力了。他就可以从“买不到豆腐”的烦恼中解放出来。

    GTD的核心是创建一个外脑(即GTD系统)使得你的大脑可以100%从繁杂的思绪中解脱出来,只专注于手头的事情。(提升专注度非常重要,可以说时间管理、精力管理的所有落脚点都是提升限定时间内的效率---《深度工作》)

    简单来说,GTD就是通过100%收集工作、生活中的未尽之事,建立GTD系统(外脑),并且定期回顾、更新系统,使得大脑可以从焦虑和胡思乱想中解放出来的项目管理方法。

    GTD主要有三个步骤:

    收集(collect):收集工作、生活中的未尽之事

    建立外脑(process):理清,组织未尽之事

    回顾(review):定期检查项目进入,更新系统,清空大脑

    Collect

    collect即收集一切未尽之事,外部collect可以是整理没有处理的发票,想要阅读的书籍等。内在collect即把生活中所有需要做的事情都记录下来(一般人需要5-6个小时完成这个步骤)。

    GTD我最喜欢的一点就是它包含了整个生活:包括个人和工作,没有遗漏生活中的任何琐事『如:想要给孩子买一只新的宠物犬可以建立一个项目加入GTD系统中)。之前我尝试的其他时间管理方法都是将工作和个人分开,只安排了工作,当个人生活与工作(学习)安排发生冲突时,如因个人生活挤占原本的而工作安排,我无法及时调整计划,最终计划很难坚持。』

    GTD的一大优点就是包含了生活的角角落落,使得你的任何想法都可以在GTD系统中找到。

    Process

    process即理清和组织未尽之事。是这个系统中最重要的一个步骤。我觉得下面这个图非常有用:

    process具体流程

    collect阶段收集的所有东西都是stuff,需要我们进行下一次加工。很多人错误的使用to-do list就是直接将stuff列入自己的日程安排,如:

    -Grocery shopping

    -市场经理

    -给Adam打电话

    这就是直接将stuff直接列入日程安排的错误的例子:因为杂乱没有分类,很多时候我们并不会完成to-do list里面的全部任务,这些任务就一直留在我们的to-do list 里面,这是浪费精力的(但是同时,每看到to-do list上面列出的未完成的计划就会耗费我们一定的精力)

    通过process,一般而言可以列出7个清单:

    1.项目清单:无法一步完成的工作就是项目

    (1)项目总清单:所有的项目

    (2)项目辅助资料:完成项目需要用到的信息,资料

    (3)下一步行动归类:有时间要求的任务加入”日程表“;没有时间要求的任务加入”下一步行动清单;需要他人参与的加入“等待”清单。

    2.下一步行动清单:必须做的事件,加入“日程表”;如果有时间便做的事情加入”悬而未决“

    3.将来-也许清单:现在不打算做,希望在未来处理的事情,如想要阅读的书籍,想要培养的爱好

    4.备忘录:希望在未来收到提醒的事情

    5.日程表:有deadline 的事情,必须要完成的事情

    6.等待清单:即需要等待别人的行动而完成的事情

    7.参考资料:有价值的信息,希望未来可以查看

    (1)按照主题划分:若是项目专用信息,加入项目辅助资料

    (2)一般资料归档:其他的所有资料

    按照以上系统整理我们的所有任务或者资料,每一个内容都可以通过上述系统归类到自己属于的版块,我们所有需要做的事情包含在这个系统中。当我们不知道项目进行的如何,或者对项目产生焦虑的话,只要回到这个系统查阅进程即可。

    Review

    每周回顾一遍GTD系统,目的是重新清空大脑,将一周以来大脑中新产生的内容重新加入GTD系统中,回顾的顺序可以是:日程表,下一步行动,项目清单,将来-也许清单。回顾的目的是对于项目进展有一个整理把握,同时清空大脑释放精力。

    我非常喜欢的一个技巧是,当你发现工作的时候总是会想到某件事的时候(比如我现在正在打字,但是大脑同时在想自己的运动计划效果没有预想中的好),那就将想法记录下来,看是否需要关于这个想法进行行动:是的话就将这个想法当成stuff加入工作篮;否的话就删除这个想法。这个方法这个帮助我更好的集中精力做手头的事情。

    Collect-process-review是横向管理方法,即确保GTD系统包含了生活中的一切未尽之事。纵向管理是通过BrainStorm深入挖掘某一个项目(通常在项目建立初期,不知道下一步计划是什么的时候使用),同时明确前景(想象项目达成之后的预计效果),大的目标(职业规划)等,以确保项目的的正确执行。(有的时候项目在执行的过程中会忘记开始的初衷,纵向管理就是防止这样的情况产生)。

    GTD是一个非常复杂专业的管理系统。GTD的作者自己经营一家公司,他的很多客户都是大公司的CEO,因此他们的生活中有很多的会议,邮件,项目需要跟进。但是对于普通人而言,生活中可能并没有那么多的项目,而这个系统看起来好像有一点过于复杂。

    我觉得GTD系统有两个很好的作用:

    1.平衡工作和生活。当你发现你总是会因为工作而忽视生活和家人的时候可以尝试GTD系统。在系统中你需要为家庭生活设立项目,加入你的日程表和下一步行动中。只要你严格运行GTD系统(即给每一件事情平等的处理机会),那么你就可以做到兼顾工作和家庭。

    2.处理多项任务。我在处理多项任务的时候发现很难同时检查不同任务的进度,总是专注于一个项目一段时间就把另外一个项目忘记了。GTD系统让我有一个比较清晰的review的机会,让我可以定期检查自己项目的进展。

    就算不用GTD,其中的一些观点也非常有参考价值,如:

    记录下时刻萦绕在你的脑海里的观点;

    按照是否需要行动整理参考资料;

    收集生活中的未尽之事以释放大脑;

    专注于某一个项目,减少注意力残留等。

    时间都是有限的,“增加时间的总投入”不如“提高单位时间内的效率”更有效率。GTD提高效率的关键就是减少分散你注意力的事件,让你在对的时间做对的事。


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