文/雪小蟾
在现代社会，如果说每个人一定要必备一项生存手艺的话，那写作绝对是一项通用技能，它可以算是职场中的一个加分项，包括写报表、写总结、写演讲稿、写求职信等等都需要用到它。
写作能力这么重但是真正掌握这项技能、提笔就能写的人却不多，绝大部分人一提起写作就头疼，一是不知道写啥，二是不知道咋写，说到底还是没有掌握行之有效的写作技巧，这本《完全写作指南》就是把高大上的写作模型化、工具化，说白了就是为你提供一套行之有效的写作套路。这本书的作者叫劳拉·布朗，拥有30年的写作辅导经验。曾经跟通用电气公司合作，开设了一系列商务写作课程，与多家跨国公司合作，帮助外国来美国的高管适应当地的写作环境，还曾在哥伦比亚大学开设文学写作课。有人评价这本《完全写作指南》就像字典、词典一样，不管你想些什么，都可以在这本书里查到套路，因为这本书最独特的地方就是，它里面有200多个写作模板可以即学即用。
也许你会不屑一顾，觉得写作是一件很神圣的事情，不应该功利化、套路化，但是在现代社会，尤其是商业领域，每个人的注意力都是稀缺的，你必须要在最短时间内，让别人知道你的意思，达成目标，写作跟电影一样，切忌端着架子、故弄玄虚、一个人自导自演，你写出来的东西要让读者看的清楚和明白，这比什么都重要。
在《完全写作指南》这本书里，作者把写作这件事从云端拉倒了地上，变成了一套模式化的写作工具，对职场人士尤其有用。作者提炼了一个写作流程，那就是确定写作目标、深入了解读者、展开头脑风暴、列提纲打初稿和检查修改，她用这样简单的五个步骤，把人见人怕的写作变成了谁都可以尝试的小程序。
一、确定写作目标
任何写作都是有目的的，哪怕是一条短信，也承载着你的某个意图，所以写作首先要搞清楚你的目标。那大家可能会问，确定写作目标不是太容易的事情了吗。但有些时候，搞清楚你的写作目标比看上去更复杂。
比如说，你打算申请一份工作，除了简历以外，一封求职信也是必不可少的，如果问你，写求职信的目标是什么，你肯定会不假思索地回答，那当然是要找到工作，但是，求职信真的能帮你找到工作吗？很显然，并不能。这封求职信只是你找工作中的一个环节，你的简历、你的推荐人、你在面试时的表现，都会决定你能不能被录取，那么这样一来，求职信的写作目标，究竟是什么呢。
作者说，其实写求职信的真正目的是促使读者仔细翻看你的简历，要知道每个HR每天都会收到一大摞简历，每份他们也就会看个几秒钟，这是很现实的，那你的求职信里面就应该多写一点能激起对方好奇心的东西，从而吸引他再去看看你的简历，而不是直接被pass掉。
你也看到了，世上有两种不同的写求职信的方法，一种的目的是“找到工作”，另一种的目的是“给读信的人一些信息”，争取让他们面试我。第二种情况显然更现实，更能突出重点，实际上也更容易撰写。
让我们再来看看投诉信，当我们写投诉信的时候，一般都很愤怒，也不愿意在投诉上花太多时间，你写信的目的可能只是发泄一下，而如果写信的目的不只是发泄，那就需要仔细想想自己想得到什么呢？你是想退货还是换货？是想得到道歉还是解释？是打算重新结算还是重新购买？
一旦明确了目标，你就能像读信的人提出明确的要求。如果你没有提出要求，对方怎么会知道你需要什么呢？还记得那句老话吗“付出就会有回报”，可能它并不是颠扑不破的真理，但如果你不付出，收获的机会可能就会很小。
仔细思考写作目的，能帮你搞清该说什么以及怎么说。有趣的是，这样一来，你的读者也会更加轻松。如果，你也有过收到大量简历的经历，你就会知道一封周到、工整，且有针对性的求职信，会让人感到多么轻松！如果你负责接受过投诉信，你也会知道对方提出清晰的需求，比满纸愤怒的羞辱更能解决问题。让读者更加轻松，你也更有可能得到你想要的东西。
努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点。但如果你是从其他步骤开始的，比如你是从写提纲、写初稿开始的，那么你可以向这一步视为检查的过程，看看目前为止写了些什么，检查一下写出来的东西有没有准确地表明你的目的。在进行最终检查的时候，也要牢记你的写作目标。在修改最终稿的时候，问问自己有没有表达清楚，读者能不能领会你的意思，有没有向对方提出具体的行为要求。
二、深入了解读者
如果问你写作的本质是啥，你肯定会说要把自己的思想变成文字或者表明心意。但本书作者说
写作的本质，其实就是沟通，就是好好说话。除了日记以外，所有东西写出来都是要给人看的，既然是沟通和交流，你就必须了解读者、尊重读者。在写作时你就要多从读者的角度进行思考，多问问自己，如果你是读者会有什么反应，这样才能更好地完成写作目标。
举个例子，你可能知道解聘员工是一件很困难的事情，一封妥当的解聘书能适当缓解对当事人的冲击，也能保护公司的权益，解聘书里面， 一般都要说一说解聘原因，怎么说才能让对方心服口服呢。我们一起来看一个例子。
小雪的公司要解聘一个员工，小雪给出的解聘原因是这样的：我们之所以接触与你的聘用关系，是因为你一直迟到，工作表现不佳，我们警告过了很多次，但你依然长期迟到。此外，你的工作绩效也很差，多次拖延，还需要其他同事帮你善后，由于你拒绝学习操作软件，把我们的整体工作效率都拉低了，balabalabala。不管是谁，拿到这样一封解聘书是不是都会感到很难堪啊。人都要离职了，这时候在历数别人的缺点，难免会让对方觉得你在落井下石。另外你什么时候警告过对方、又是关于什么的警告，如果没有谈话记录，对方完全可以对此质疑，所以呢，解聘书绝对不要声讨员工犯下的错误，给出的解聘理由也一定要简洁。
还是这个解聘的例子，其实这个员工被解聘的最主要原因就是他长期迟到。其他的原因都不典型。那么解聘原因，就抓住迟到这一个重点来说，一定要有理有据，这样才能让对方真正知道问题。我们再来看看修改之后的内容：我们在会上沟通过了，之所以与你解除聘用关系，是因为你长期迟到。我们曾在今年1月13日和3月23日向你做出书面警告，在6月6日的绩效考核中曾警告过你，如再次迟到，将导致解聘。但之后你又几次迟到，6月12日和19日的迟到时间超过了一个小时。
这次修改之后的解聘书虽然只写了一个原因，但详细列出了相关记录，铁证如山，让对方清楚自己被炒的根源，还挑不出毛病。这样对方就会心平气和地接受解聘的现实，也不会闹出什么纠纷。
即便是最枯燥无味的写作任务，也值得我们花时间认真思考怎样满足读者的需求。了解你的读者经常与明确目标紧密相连。如果你能了解读者，那么写出来的东西就能比较轻松的达到目的。在开始写作时，花几分钟想一想你的读者，想一想他们想要什么，就能帮你开个好头。但并不是说你一开始就必须这样做，在整个写作过程中多次考虑这个问题，也能达到同样的效果。如果你在写作过程中经常会有迷失的感觉，这其实就是一个信号，你的关注点已经不在读者身上了，关注点已经开始转移了。在这种时候，回过头考虑一下读者是必要的，而且在最终定稿前，这是检查的绝佳机会。
三、展开头脑风暴
写作容易出现两个极端——要么是干干巴巴像挤牙膏，要么是洋洋洒洒刹不住闸。要想做到瘦而不枯、肥而不腻，你需要用头脑风暴来锁定自己想表达的内容。头脑风暴咱们多少都接触过，写作时头脑风暴能派上什么用场呢。接下来我们举一个例子，看看写作时头脑风暴是如何进行的。看一个例子比如，你要为，公司新开发的软件产品做一个幻灯片演讲稿，在头脑风暴之后也有了这样一张清单：
如果你买我们的软件工作效率就能提高；
它比其他的同类产品更好；
我们能提供给你强有力的支持；
我们能为你量身定制；
我们的产品操作简便；
我们的软件包会成为同类产品中的冠军；
我们的产品更实惠，操作易上手；
软件而多平台兼容；
你的同行都在使用；
新版本正在研发中。
当你把所有的信息列出来，一整合，你会发现并不是所有的点子都跟这次演讲有关。比如，你没有必要告诉客户新版本正在研发。还有一些点子是重复的，比如操作简单和易上手。有一些条目又比较含糊，比如说这款软件更实惠，那它具体是怎样帮助用户省钱的，为什么它能让客户提高效率呢。这些头脑风暴想到的内容，就为下一步PPT制作打下了坚实的基础。
重新加工头脑风暴的点子之前，需要之前的两个步骤来帮助你完成，那就是明确目标和了解读者。拿刚刚那份幻灯片来说，你的目标就是说服客户购买新软件，那么有哪些信息能帮你达到这个目的呢？记住要从读者的角度考虑，他们对这款产品有哪些期待呢，哪些信息会是他们感兴趣的呢？想清楚这些问题，能帮助你更好地完成对头脑风暴之后信息的筛选。
最终我们可以保留下面这些信息：
我们的产品更容易操作，提高工作效率；
我们能为你量身定制；
我们能提供给你强有力的技术支持；
我们的产品能其他同类软件优惠五个点。
这样一来，这份演讲稿就更简洁也更吸引读者的注意力。
刚刚的例子是你手头的信息太多，可以通过头脑风暴来进行筛选整合；如果你的信息太少，不知道怎么下笔，进行头脑风暴也会帮你打开思路。
情书，应该是人们所写的最私人化的信件了，大多数人都有一个困扰，无论自己的感情有多强烈，下笔时都不知道怎么表达自己的满腔爱意，觉得怎么说都显得假大空，不够真诚。这时，头脑风暴就能派上用场了，这可是写情书很有趣的环节，你可以想一想有没有对你来说特别的回忆，对方说的那句话一下子击中了你的心，还记得自己爱上对方的那一个瞬间吗？相恋之后你的生活发生了怎样的变化呢？对方做的那件事让你觉得对方是真的关心你，对方出差后，你是都想念他呢？通过头脑风暴，你可以挖出很多恋爱的细节。
其实情书不需要像史诗一样写的多么高大上，只要你是真心的，任何小事你都可以写进去，不要怕说傻话，如果你就是喜欢他为你开车门的样子，就是喜欢他一大早准备早餐的认真劲，那就都如实写下来。
上面为你讲述的就是写作的头脑风暴，很多人都是从这一步开始写作的。有时候，把内容列成清单可以帮助你组织内容，制定写作计划。但无论你最终是从哪一步开始的，都要记得头脑风暴不是你写完提纲、写完初稿就没用了。它是一种你可以来回反复使用的手法，每次用都会很有帮助，知道你完成所有想要的内容。
四、列提纲、打初稿
前三个步骤，都是写作的前期准备工作。从这一步开始，你要真正坐下来动笔写了。要组织一篇文章，列提纲的方法有很多种，但究竟选择哪一种方式，还要取决于文章本身的类型。如果你写的是说明书或者使用指南，那么循序渐进式的提纲就很好用；如果你要描述某件事，那么就可以按照时间顺序来组织；如果你想说服某个人，那么你可以将理由按照重要程度排列出来，把最重要的因素放在开头，把最让人无法拒绝的原因放在结尾，前呼后应。
举个例子，你策划的一件事因为种种原因不能按时完成，您要向上司说明情况，请示他同意你推迟计划，那么快速的列一个提纲，你会怎么列呢。你可以写出如下内容：
我们推迟到9月吧；
推迟后的效果会更好；
餐厅还没有预定；
目前人手不足；
推广还不够到位；
已有两个部门主管申请延迟；
如果能够推迟，我们还能再在媒体中进行推广。
如果你根据这份提纲写初稿，你的上司看了一定很不高兴，为什么到现在还没有预订餐厅，为什么推广还不到位，你说了半天也没让上司搞清楚，推迟议程的原因到底是什么。
现在我们把这份提纲重新排个序，
我们推迟到9月吧；
已有两个部门主管申请延迟；
后勤方面还没有准备好；
如果能够推迟，我们还能再在媒体中进行推广。
如果按照这个提纲来写初稿，你的建议被上司回绝的概率大大降低。因为你手里掌握了最有说服力的一点“两个部门的主管申请延迟，另外把不太好说的理由全都放在后勤问题当中，最后用一条利好的理由收尾。我建议推迟，是为了更好地推广，最终达到更好的效果。
列提纲花费不了几分钟，但却能解决大问题，帮你更有条理的完成初稿。
写初稿是一个需要你坐下来，第一次将所有东西写出来的过程。传统观念认为应该在认真的头脑风暴，列出内容提纲后，再动笔写初稿，但是很多人并不以为然，会直接开始写。当然，一上来就写初稿，是绝对没有问题的。如果你想开始写，写就是了。
这样做实际上有一些优势，一些作者发现在写作的过程中会产生新的想法，只是你心里要清楚，如果想在考虑目的，考虑读者用、头脑风暴想出实际内容之前就开始写初稿，你可能会面临着大量的修改工作。
关于写初稿，人们还忽略掉了重要的一点，那就是这是最容易产生焦虑感的一个步骤。因为你总想着马上就可以写完了，总想一步到位。但是我们又很清楚明白，一次就写好几乎是不可能的。
那我们怎么样减少写初稿时的焦虑呢？作者的建议是，最好接着写，直到写不下去，直到你开始质疑自己在干什么。所以放轻松，继续写便是。如果你写到了某个地方，发现少了点儿东西，做出标记，继续往下写。一旦开始写，那就应该借着这股劲一直写，写的越多越好。
五、检查修改
写作能够暴露你交流的清晰和准确程度，这会直接影响你在别人心中的形象，任何人写出来的初稿都不会是完美的，都需要经过一次甚至多次的修改才能拿给别人看。经常性的检查和修改能帮你养成良好的写作习惯，成为一名更专业的写作者。所以，虽然检查修改是写作的最后一个步骤，但其实是一个不可或缺的环节。
举个例子，马云对于演讲稿就十分认真，在一次出席中美企业家座谈会时，马云要在会上做一次演讲，就在讲话前，他还对演讲稿进行了26次修改。比如文首，他将“尊敬的企业家代表“，改成了”各位企业界同行“，这样更显得不卑不亢。原稿写到“43年前，尼克松访问杭州”，马云特意在杭州前面加上了“我的家乡”，流露出浓浓的自豪感。可见，检查修改这个环节，是谁也剩不了的。
关于检查哪些内容，作者为我们列出了清单，分别是精简、齐全、礼貌以及错别字。
第一，精简。忙碌的读者更喜欢短消息，所以微博取代了博客，干货取代了冗长的网页。当你打完初稿之后，从头到尾看看能不能将内容进行压缩。可说可不说的话，就说明没啥价值，干脆删掉。如果你真的需要发一封长邮件，那么你可以利用版面的设计将很长的段落打碎，并把重点内容标记出来。如果对方很忙的话，这样做可以让你的长文章更容易被快速阅读。
第二，齐全。有时候邀请别人吃饭，结果忘记了说地点，只能在信息中再一一告知。写了封邮件忘记加上附件，类似的情况几乎无时无刻不在上演。每一次失误都会让人觉得你不够严谨。为了避免造成这样的影响，记得在写完初稿后，再检查一下，避免忙中出错。
第三，礼貌。如果你在写初稿时，正处在愤怒和失望的情绪里，那么你的语气很可能会比平时更粗暴无礼。再发出去之前，花上五秒钟想一想，自己的话有没有冒犯别人的地方。如果你忘记了礼貌，那就花上时间加上“请”和“谢谢”，见信如面嘛，你写出的每一个字都是你有没有修养的表现。还有商务写作，要使用准确的商务用语，而不是大白话。比如说，如果你觉得竞争对手的方案不好，那么你的报告里面应该用“不够完善”来替代“糟透了”。如果你在聚会后向后勤部门表示感谢，应该回复这次聚会令人特别兴奋，而不是特别酷。另外，那些和朋友私聊斗图用的表情包，千万留好，永远不要出现在正式地写作里面。
第四，坚决清除错别字。自从电脑和网络出现之后，人们的写作基本电子化了。输入法自动联想和语音输入让写作更方便，也更容易造成失误。作者建议我们无论写什么，都应该养成校对的习惯。它花的时间很少，却可以避免粗心造成的失误。
为了不让别人身上的段子变成自己身上的悲剧，那么就请在写完初稿后，进行修改吧。
总结一下，快速进行写作，有五个步骤。
第一步，明确写作目标。努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点，它能帮助你搞清楚该说什么以及怎么说，目标清楚了，你的文章会更吸引人，你的读者也会更加轻松。
第二步，深入了解读者。写作的本质是沟通是好好说话，因为除了日记之外，所有的东西写出来都是要给人看的。既然是沟通和交流，你就必须了解读者，尊重读者，站在他们的角度思考问题。
第三步，展开头脑风暴。头脑风暴可以帮你解决写作内容，如果信息过多，就通过头脑风暴进行筛选，如果无从下手，也可以通过头脑风暴想出更多点子。
第四步，列提纲，写初稿。如果你想说服某个人，那么你可以将理由按照重要程度排列出来，把最重要的因素放在开头，把最让人无法拒绝的原因放在结尾，前呼后应。
第五步，检查修改。问问自己还能不能更精简，有没有把所有东西都包括进来，态度够不够礼貌、用词是不是合适，校对过错别字了吗，经常性的检查和修改，能帮你养成良好的写作习惯，成为一名更专业的写作者。
写作并没有那么难，只要你掌握了它的技巧和心法，你也能成为写作高手。另外，在《完全写作指南》这本书里，还提供了大量的写作模板，如有兴趣，可以深入读一读哦。
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