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部门规划建议

部门规划建议

作者: 阿荣在思考 | 来源:发表于2017-01-11 14:39 被阅读0次

    公司在2017年之前确定了各部门的分工,明确了各部门上下级关系, 将我分在了解决方案中心。

    公司的解决方案中心,之前一直存在,只是之前没明确团队中有哪些人,上下级关系是怎样的,现在明确了。

    所以解决方案中心相关的事一直都有人做,牵头人是公司副总,但是整个部门有很多方法的问题不清晰,导致了所负责的事效果做得不好。

    现在部门重新明确,也开过部门会议,算是通过部门会议的仪式宣布成立了。副总有心想把部门做得更好,于是近段时间经常找我谈了一些关于部分建设的想法。部门的建立我经历过,也能提出一些建议,只是之前沟通的内容相对零散,不怎么体系化。

    今天想趁这个主题好好总体思考总结一下。

    根据以往文章的思路,先说现状及问题,再提出解决方案。以往旧版的解决方案中心,存着以下问题:

    1.未清晰化的部门职责。部门中,哪些事或者职责需要解决方案中心该做的,哪些不属于解决方案中心,或是需要弱化的,公司上层与部门内部都没有一个清晰明确的说法。

    2.未清晰化的部门目标。这个部门的总体目标,年度目标是什么?负责人都不清楚,副总一进公司就忙得要死,压根就没时间思考,没时间跟公司沟通。只知道一味的很忙,但是一年下来,做成什么样了?哪些完成了,哪些未完成,因为部门的目标不明确,估计连总结汇报都不知从何说起。

    3.未将目标细化并建立时间计划与资源安排。既然目标都不清晰,更别提将目标细化,并落到具体的计划安排中了,没有计划就更不有想有什么资源使用计划。只知道人手不够,那到底需要多少人手,需要哪方面技能的人,不知道!只能是事到临头再去哭爹喊娘的让其他部门给人支援。

    4.未清晰化的部门间合作流程。解决方案的工作涉及到大量的跨部门合作,然而部门间并没有什么既定的流程,也没有讲明相互之间该有哪些约束。比如要求市场部必须要有市场推广计划,如果要我们部门输出内容,必须在什么时间点,提交什么东西给我们,我们才能输出。解决方案中心跟项目部、研发部、人事部等其他部门是如何开展的,没有明确的说法。

    5.没有固定的向上沟通机制。佛山的项目在推进的过程中存在很多问题,最后,其他部门都觉得是副总的问题。然而很多问题压根就不是副总可以解决的,但因为没有向上汇报的习惯,反正项目是由他负责与牵头,最后所有的问题都算到他身上喽。

    6.本部门的工作流程没清晰化。解决方案中心应该有对实施进展进行进展跟进,问题跟进,风险跟进;对研发中心、市场部、产品等部门都需要跟进,都由于副总一人忙不过来,又没有提出要人的需求,结果乱成一锅粥。

    7.未清晰的人才资源使用。没目标,没流程,没计划,当然也就不会有人员的要求了。因为导致部门没有固定的成员,更别提其他对人员的管理,培养了。

    所有这些问题,千头万绪,要重新梳理的东西很多。我认为可以从由上至下的目标确定做为切入点,如副总跟老板沟通公司2017年的总体战略目标是怎样的。对解决方案中心有哪些要求。这两个问题,可以分解为解决方案中心的总体目标,然后再进一步细化。

    解决方案中心的年度目标,可以先从“事”的角度切入:

    1.市场拓展目标。这块主要由市场部牵头,但是需要解决方案中心输出提供支持,需要提供支持的就是解决方案中心需要储备与积累的。

    2.实施目标。这部分有项目实施部门来实现,但总体的计划应该抓在解决方案中心,因为解决方案中心需要直接面对客户。

    3.项目/产品的产出。项目的功能的演进,新的概念,以及产品的提练,这个直接就是解决方案中心的工作内容,但是目标必须得明确。

    清楚了以上“事”的目标,还需要进一步考虑“人”方面的因素:

    1.客户的管理。解决方案中心是除了市场部以外,比较有机会接触客户的人。需要制定对客户的信息维护,如性格、喜好、决策范围;要了解客户有的核心需求,尽可能在公司可操作范围内去满足客户的需求,从而获得客户满意度,并让其转介绍。

    2.用户管理。积极主动的收集用户问题反馈,提出解决方案,把问题的解决情况反馈给客户,主动跟进用户的使用情况 。

    3.团队建设。一个部门要做好事,离不开部门成员。过往公司直接忽略对人的管理。因此需要有一系列针对内部成员的机制,先说培训机制。首先需要建立培训的机制,从培训目的,内容的规划,讲师的培养与激励,培训时间的安排等。

    培训内容可分为新员工入职培训、业务培训、管理培训、技能培训等。

    1)新成员入职培训,可以培训企业优势与前景、企业的对员工的要求、员工的提升空间、项目/产品流程等相关内容。

    2)业务培训,对内控系统的培训,用于说服各机关单位的概念导入,宣传文案的讲解决等。

    3)管理培训,包括个人管理(如麦肯锡工作方法)、内部沟通、项目管理等方面的培训。

    4)能力培训,包括方案写作方面、需求文档编写、PPT制作、PPT制作技巧、标书制作、销售工具制作、验收文档制作、原型工具制作、演讲训练、活动组织、会议组织等方面 的培训。

    4.能力体系建立,对每个岗位的技能要求、对每个员工的能力评估、对每个员工的成长帮助计划。

    5.团队沟通机制,站立会议、项目周例会、阶段性沟通(向员工沟通与反馈工作态度与技术)。

    6.考核制度建立,定量指标、定性指标、阶段性向上(老板与人事部门)汇报人员的情况。

    清楚了事与人的目标后,在规划阶段(即年前)可以先输出以下内容:

    1.部门职责。梳理出部门职责后,让老板集合各部门负责一起开会,明确下来。

    2.部门工作流程制定。

    3.部门间工作流程制定。

    4.明确岗位职责,如:部门负责人、各岗位职责、各岗位能力要求等。

    5.培训机制建立。从员工入职开始安排固定和非固定的培训、讲师的奖励机制、培训计划。

    6.人才补充计划。要哪些人,都需要哪方面的能力,工作太度要求是怎样的。

    以上思路我整理脑图跟解决方案中心负责人讲了我的想法,然而我并不想过多的介入部门的建设,因此声明这只是无责任点评。也表示对部门的建立的思考先告一段落,如无特别不会再进一步思考,言外之间就是让部门负责人去思考哪些可行,哪些是优化级高的可以先做的。

    为何要声明是无责任点评呢,因为我只想让原本没概念的副总先有个粗略的概念,激发他下一步去思考如何去做。在下一篇文章中,我将要跟大家分享一个如何更好给建议的方法论--教练技术,这是一个用于工作与生活都很有用的工具。

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