横向管理工作流程的五个步骤:
首先,我们收集(Collect)一切引起我们注意的事务和信息;
其次对这些材料进行加工(Process);
决定下一步行动,对这些行动要进行有效的组织整理(Organize);
以便我们回顾和检视(Review);
这些行动,好确定要执行(Do)的下一步行动,这样才能完成工作。
这些阶段共同构成了我们生活中的“横向”管理,下面我着重从“收集”与“回顾”这两点展开
一:收集方面
2.1收集(Collect)
2.1.1百分百地捕获一切“未尽事宜”
你需要寻找和搜集你的世界中的一切未尽事宜,不分大小、轻重、缓急,只要是那些等待处理的、需要修改的、引起注意的事务,都要统统搜集起来。
一旦你给某一事物贴上“需要”或者“应当”的标签,他就变成了一件“未尽事宜”。
你需要暂时把它们统统放入一个“存储器”中。
2.1.2收集工具
2.1.2.1工作篮
标准的塑料框、木制或金属编织框都是最常见的、用于存放纸制资料的工具。
2.1.2.2书写用的纸张或记事簿
活页笔记本、螺旋装订记事本、速记本和标准白纸本,都可以随时记录你的想法、搜罗来的信息,以及有待处理的事情等。
2.1.2.3电子记事簿
2.1.2.4音频产品
电话应答机、语音信箱、录音设备
2.1.2.5电子邮件
2.1.2.6高科技产品
二:有关“回顾”方面:
回顾(Review)
这个步骤解决了在适当时机做适当事情的问题
我们需要每隔一段时间,全面地回顾一下自己的生活和工作的情况。
(1)回顾的内容和时机
推荐的方法是建立起个人的组织管理系统,拥有以下:
一个“项目”清单、
一个日历、
“下一步行动”清单
一个“待他人处理”清单
这就是回顾的全部内容。
(2)成功的关键因素:每周回顾
每周回顾应该完成以下任务:
收集和加工处理所有的“材料”
回顾整个系统
更新各类清单
做到干净、清除、实时和完整。
反思:第二章从收集开始,把所有杂事放入工作篮,将一切事情赶出大脑,还要定期清空收集工具,理清它是什么,是否需要采取下一步行动,是立即执行还是委托他人,这一章都给予我清晰的指引,让我对of这个app软件有了新的认识,我的下一步就是好好学习运用好of,重点在“用”。
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