Day02:关键人物|拒绝瞎忙!推进20%关键任务，高效实现目标

Day02:关键人物|拒绝瞎忙!推进20%关键任务，高效实现目标
在不确定的时代，找到你的确定；在快速变化的时代，拥抱你的改变。

你好，我是陈华伟。

昨天我们谈到了「自我管理」的大局观，今天我们就开始第一个模块的课程，如何从公司「执行者」「打工者」的维度，把自己打造成的效率爆表的专业人士，把一个人打造成一个团队，修炼从0到1的自我管理内功。

看起来很高效？

改变自己，先从做事的效率开始，「做一个卓有成效的高效知识工作者」。那么，我们要先打破关于「高效率」的误区。

一起来思考两个问题：

什么是高效率？

我们用什么来衡量自己的效率是高还是低？

时间管理，最让人痴迷的部分就是「做计划」。

在做计划的时候，我们经常会列下长长的一大串任务清单，当时收获感满满；然后，在一天当中，特别享受每做完一件事情，把一项任务给划掉的感觉。

一天结束，回顾一天的时候，看着一项项完成了的任务清单，顿时有一种特别大的感动，觉得别人的人生都是在浑浑噩噩的「混吃等死」，自己的人生和别人不同，是一个高效率的人生！

然而，这就是「高效率人生」的本质吗？高效率就等同于「一天能工作多少时间」，「一天能完成多少任务」吗？ 高效率就等同于「多快好省」吗？

这是关于效率的极大误区，可怕的是：我们往往还不自知，还很享受这种盲目的自我感动。

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经过一段时间以后，你可能发现，这样的时间管理只是让你更忙了，似乎做了很多事情，但是无论对于个人目标的实现，还是对于团队项目的推进而言，并没有你以为的成效显著。

为什么我们这么忙碌的「高效」，却没有达到我们以为的效果呢？到底是哪里出问题了呢？

1. 效率 vs 效果

我们一定要区分一对概念，就是：效率，效果：

什么是效率，什么是效果？

自我管理，追求的是「效率」还是「效果」？

如果我们做事情，只是效率很高，但却没什么成果的话，那么这样的「高效」，只是一种更盲目的所谓「高效」，是自我感动的「高效」，没有成效的「高效」，甚至只是瞎忙而已，并没有忙到点子上。

我们在时间ROI里也提到了，不同事情的回报是全然不同的。

所以，衡量我们是否高效，并不是说我们一天能工作多少时间，做了多少件事情，而是说，在这一天当中，你做了多少关键的事情，完成了多少关键任务。

只有高效地完成这些关键任务，才决定了我们努力的成效。

我们讲过「二八法则」：一个项目或目标真正决定成效的往往是那20%的关键部分，而不是那80%的常规部分。

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一个项目成功了，不一定是每一件事情都做得特别好，往往是做好了那20%。

反过来说，一个项目如果做黄了，做不好了，往往不是每件事都错了，很可能很多任务都做对了，而且是很高效的，但他们却没有做对那20%，导致了全盘皆输。

一个卓有成效的创业项目是这样，一个卓有成效的个人也是如此：

「高效」强调的不仅是「快」：效率高；

更是强调「好」：效果好，很好的完成了20%关键任务。

2. 区分任务权重

❶ 那么，如何避免这个大坑呢？

很重要的就是，在我们做计划的时候。我们要意识到每个任务应该有不同的权重，我们的精力分配、任务优先级也要有所不同。

我们要把绝大部分的资源和精力去做那最关键的20%，只有推动了关键任务，总体来说，我们才是有成效、有效果的，这才是我们自我管理应追求的真正的效果。

这样，我们才不再是「高效率」的瞎忙 ，而是「好效果」地达成我们的目标，推进团队项目的进度。

❷ 「眼睛大肚子小」

另外呢，我们做计划的时候，要改变「眼睛大肚子小」的情况。这是什么意思呢？

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就是说，我们做计划的时候，特别像我们去饭店点菜，一看到菜单，我们什么都想点，结果到吃的时候，才发现我们实际吃不了那么多，剩下了一大堆。

我们做计划的时候往往是这样，雄心勃勃、信誓旦旦列了一大堆的计划，但实际上去做的时候，我们发现只能完成其中很小的一部分，这给我们带来了很大的挫败感；

但是，这还不是最大的危害。

当我们列出了一大堆要做的计划的时候，我们把80%的不关键任务和20%最关键任务混在了一起。

那么我们自然会忽略：哪些任务才是真正最重要的，哪些才是优先级最高、必须不打折扣地完成的，哪些任务，会耗费我们大量的精力和资源，即使完成，却会导致计划推进低效甚至失败？

对于个人来说，这样的计划是灾难性的，对一个团队来说，更是毁灭性的灾难。

不知道你是否有这样的老板、上级。在布置任务的时候，他布置了一堆任务，什么都想要；他没有一个清晰的计划，不知道团队实现目标的关键路径是什么，这样，只会让下属更加茫然，不知所措。

无法协调分配，用有限的资源去集中做关键的任务，导致的结果就是整个团队非常的忙碌，但是却对项目推进没有成效。

在总结复盘的时候，往往背锅的却又是倒霉的你。这就是所谓的「一将无能，累死三军」。

3.计划的断舍离

那我们怎么去解决去克服那我们怎么去解决去克服「眼大肚子小」的问题呢？怎样把关注点，把精力放在关键任务上呢？

很简单，做好「计划的断舍离」。

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「断舍离」原来是物品收纳领域的一个概念，是指我们在收拾家的时候，要做到「断绝不需要的东西；舍弃多余的事物；脱离对物品的执着」。 简称，断、舍、离。

同样，在做计划的时候，我们不要太贪心，不要想着什么都去做。

我们的时间是有限的，我们的资源是有限的，我们不可能心想事成，什么都去做。

因此，我们得知道我们不要做什么，我们才知道我们真正要做什么。当我们知道我们不要做什么的时候，我们才知道，什么对我们来说才是真正有价值、有意义、值得我们去投入的事情。

作为一个团队的负责人，必须清晰的知道达成团队目标的关键节点，才能带领团队成员保持正确的方向。

而不是让我们所有的奔跑、所有的忙碌是没有方向的。只有这样才能帮助我们推进真正关键的任务，去完成那个项目最关键的节点。

4.解决方案

下面呢，我提出一个具体方法来帮助大家去实现计划的断舍离，稳步推进目标的实现。这个方法不仅适用于个人，也适用于团队的目标管理。

❶ 三件事系统

我管它叫做「三件事」系统。

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做计划的时候，我们要贯彻「极简主义」，我们一周想做的事情太多，但是最关键的是往往不超过「三件」，我们只要保证这一周当中整个团队能把这三件事做成了，项目的推进就有了根本的保证。

因此，我们把计划断舍离到最关键的3件事情，也就是「二八法则」中提到的对于项目推进最关键的20%的部分。

那么具体怎么做呢？我们提供了一个模板，请大家查看文稿中的图片。

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❷ 确定三件事

周一的时候，我们要做的，就是确定这一周我们这个团队要完成哪三件关键任务。这三件事，确定了团队这周的工作方向。

我们如何确定三件事呢？也就是说，哪些事情才是关键的呢？

我们可以问自己两个很简单的问题。

第一个问题：其他的事情都干了，但就这件事情没有干，这一周，我们及格了吗？

第二个问题：其他事情都没有干，只干成了这件事情，这一周，我们及格了吗？

每个任务都这么问问自己，很容易就能发现那20%的关键任务。

这三件事情是最重要的，往往属于「重要不紧急」的任务，是我们的保底任务。

也就是说，在这一周，哪怕我们其他所有的事情都没有干成，只是把这三件事情干成了，那么我们这一周的时间就没有白费。

当然，这一周除了这三件事情以外，我们还要做其他一些杂事。

但是，那些常规任务不是决定最终效果的，也是我们该做的，但是常规任务用GTD（Getting Things Done）任务管理系统就可以搞定。

这样一来，整个团队一周的工作重点清晰，方向一目了然。

在确定了三件事情以后，下一步我们来做什么呢？

拆解任务。一个关键任务往往是由多项更细分的任务构成的。

比如家庭也是一个团队，而本周的关键任务之一就是周六晚上给孩子办一个生日晚会。

而办一个生日晚会需要很多步骤，开家庭会议的时候，我们就可以把这个关键任务拆解成好多小任务：

预订生日蛋糕 @奶奶 周六之前

准备生日礼物 @妈妈 周四之前

邀请小朋友参加 @爸爸 周二之前

预订餐厅 @爸爸 周四之前

……

经过任务拆解，这项关键任务就变成一个个小的关键任务，并且还责任到人，截止时间也非常明确。减少了「人浮于事」的现象。每个人都非常清晰自己要做什么，什么时候要做完。

❸ 推进三件事

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周中，每个任务的责任人自主更新任务进度。可以很简单地用便利贴，将工作进度贴在团队3件事的大表上；

还是拿生日晚会的例子来说：

周一妈妈就会用3M便利贴写上「已淘宝订购乐高玩具，预计周四快递送到」;

周二爸爸也用3M便利贴协商「联系餐厅A，地方太小，不合适，明天继续联系餐厅B」;

……

这样一来，无论是负责人还是团队成员，都能了解项目进度，方便沟通，了解彼此有怎么样的问题，怎样协调。

所以，3 things 系统，对于工作中一些小团队也是非常实用。

❹ 复盘三件事

到了周末，经过一周的努力，我们要做的是什么呢？是复盘。

团队可以在这张大表面前，非常直观的看到关键任务完成情况，以及每个分解任务，每个人的任务完成情况

如果任务完成情况不佳，也非常直观的可以看到是哪里出了问题，大家也可以一起群策群力研究改进计划，从而为下一周的三件事、进一步推进项目打下很好的基础。

通过「确定三件事→推进三件事→复盘三件事」，整个团队都明确了当前的重要任务，个人的工作重点，重要任务推进完成情况。同步了信息，明确了职责，推进了进展。

当我们把这三件事都复盘完了以后，这个图表我们就可以归档，无论是做纸质归档，还是简单拍照后电子归档。

那么，一个月下来就是4张表，一年就是52张表，每个人做了什么，完成的如何都一目了然。然后，就再也不会出现这种情况：

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月末总结或是年终总结的时候，我们总是觉得这一个月、这一年忙忙碌碌做了很多东西，但却不知道自己到底具体做了些什么。

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有了三件事系统，我们用了多少时间，做了些什么，做成了什么，都在这一张表上，非常清晰。

❺ 家庭，也是一个团队

3件事系统，不但使用团队，更加适合个人、甚至家庭。无论是考试备考计划，还是家庭装修计划都非常适合。

之前有学员，在家里墙上贴了3件事的表格，带着孩子，全家一起推进关键任务。

爸爸的关键任务是备考，妈妈的关键任务是学烘焙，孩子的关键任务是背100个英语单词。

有了3件事系统，全家都变了样；孩子做作业不拖拉了，妈妈不看肥皂剧了，爸爸也不刷手机了，晚饭之后全家一起学习，然后睡前拿3M便利贴贴墙上，还彼此观看别人完成情况。

3件事，让家庭变成了1条心。让家庭不再漫无目的的闲逛，而是凝聚在一起前行。

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今日总结

最后，我给你简单总结一下：

做计划很有满足感，但是，我们要贯彻计划的断舍离，因为，20%的关键任务决定了80%的工作成果；

用「3things」系统明晰关键任务，让自己心明眼亮，做对的事情；

用上墙3things大模板稳步推进每周的关键任务，分工协作，日拱一卒；

用今日3things小模板死磕自己，锤炼执行力，每天，小能熊一下！

这样的高效，才不仅仅是效率高，更是效果好。

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今天，给你分享的是用于死磕20%关键任务的3things系统，明天，我会带来用于高效搞定80%常规任务的神奇方法，敬请期待哦。

【最小行动】

知道很多道理，却仍然过不好这一生，因为，道理光知道没有用，关键要做到。这节课的下一步行动是：

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欢迎你写下听完之后的感想和留言，我们在留言区继续交流。

补充资料：

上墙3things 大模板

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模板说明

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今日3things 小模板

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