【180219读书清单】《管理成就生活》（20）个人工作方法

（接上篇）

四、个人工作方法的基本问题

我把这部分讨论的内容叫做个人工作方法的几个基本问题。

如果想达到高效管理，那么所有管理者必须控制这些问题。他们必须明确自己对这些问题的态度，并且形成自己解决这些问题的方法。

我不会详细分析解决这些问题的不同选择，因为它们往往是非常个性化的。

（一）时间的利用

高效管理之路始于下面这个问题:

我们应当如何去利用每年当中这清醒的5800个小时？

每个人都必须回答这个问题。

否则，他们将无法支配工作，反而处于被支配的地位;

他们将无法实现高效管理，而是让自己被各种事务推着、随波逐流地度过一生。

我们应该牢记这句话：通过减少做事来提高成功的效率。

我们应该清醒地、有意识的决定如何利用时间：

有多少时间准备用于或必须用于工作，有多少时间用于家庭，有多少时间留给自己，有多少时间花在我们的兴趣爱好上以及给自己充电。

如果一个人没有系统地思考过这个问题并作出相关决定，那么，他将面临受制于周围环境或浪费时间的风险。

最好的时间管理工具是日程表或日志。管理者必须提前做好时间安排。

对于最基本最重要的事情，提前两三年就进行规划是有必要的。

总有些不可预见或紧急的事情突然出现，不得不调整，这是可以接受的。然而，这丝毫不能削弱用日程表来安排时间的必要性。

因此，在时间利用上我尤为提倡一种长期观点，因为大部分人的时间会被目前的各种工作任务占用，以至于在短期内根本无法做出任何改变。如果希望有一项重要改变，那么需要一个很长的时间的调整期。

但是，如果我们不给自己设定一个重新开始、进行改变的时间点，那么一切都不会改变。

那些不能控制时间，只能偶尔高效的人，将永远不会成为真正的管理者。

提升自己的时间管理能力，应当始于自问下面这个问题：

“我应该停止做什么？”

（二）处理输入

"输入"是指涌向管理者办公桌或电脑的各种事务。

每个管理者都需要有一种应对众多事务的工作方法，我们称之为“输入处理系统”。

一套有价值的“输入处理系统”，源于几个简单的问题：

我自己必须做些什么？

我必须让别人做什么？

哪些事情可以晚点做或者因为需要较多的时间而不得不以后再做？

（三）沟通工具：电话、传真、电子邮件

管理者必须做出一项清醒的决定：理智地使用电话，否则，他们将沦为电话的奴隶。

随意地、冲动地打电话通常不是什么好的工作方法。

允许或不加选择的接听所有电话，这不是好的工作方法。

遵循以下三个非常简单的原则,往往就能给我们的工作方法带来明显的变化和提高。

第一，拿起电话前，我们应该问问自己是否还有别的通信方式可以帮助我们更好地到达目的。

第二，如果确认电话是最好的方式，那么我们队通话的内容应当有所准备；否则，通话很容易就沦为非常耗时的闲聊。

第三，如果可能的话，每天留出一块完整的时间专门打电话。

虽然电话仍重要，但是它的缺点是不准确，绕弯子。

文字交流常常回比口头交流更准确。

（四）准备文件

管理者不仅要读很多东西，也要写很多东西。因此，我们需要一种高效的准备文件的技巧，它也是工作方法的一个组成部分。

因此，我们需要考虑自己应该对语音文字录入程序和文字处理程序采取什么态度。

管理者要熟悉使用语音录入机器。

（五）日常事务和预约

我建议每位管理者都建立一套比较完善的处理日常事务和预约的系统。

我们需要一种“万无一失”的二次提醒系统。经过管理者办公桌的每一件事，哪怕是最不重要的，也必须纳入这个系统之中。

我们必须能够问心无愧地说：我不会遗忘什么东西。我们必须做好相关的跟进和实施工作。

执行力差的真正原因只有两个：

第一，我们承担了过多的差异很大的工作任务；

第二，我们没能做好跟进实施工作。

（六）记忆系统

对于许多管理者而言，如何去明智地安排类型完全不同的各种事务，是一个大问题。

表面上看，这只是个存储问题。

但事实上不止如此。存储和记忆是不同的。存储是被动的，记忆是主动的。

整理事务的技巧不在于编档保存，而是在相关资料保存了几年之后，当我们需要时，能够找出来，并且要适用于需要这份资料的新环境。

高层管理者以及知识工作者都必须重视这个问题，因为能否妥善地解决这个问题，对于他们的职业和绩效而言，都是极其重要的。

电子设备不能解决这个问题中最本质的部分，即如何去界定环境。即便我们使用电子设备，对环境的界定还是要由人来完成。

（七）把流程变成常规行为——核查单

创新、变革和灵活性上，常规行为也有自己的价值。

在需要这些非常规流程的时候（即使不是很频繁），它们必须得到非常专业的执行。

例如：一年一度的全体大会、每年三到五次的董事会。

核查单可以把这样的事务纳入控制范围，并且是这方面的最重要的工具。

核查单可以帮助我们把流程中可以常规化的部分变成高效的常规行为。

这些单子会帮助管者保持对前面提到的几种情况的控制，并帮助他们轻松地驾驭这些流程。

最重要的是，核查单有助于管理者应对许多更为艰巨、更为复杂的任务。

（八）维持关系的系统

什么使得管理者富有价值？

什么是他们的资产？

严格来说，只有两件，他们的经验和在人生中建立的关系。

关系需要不断地保持、培育和滋养。

对工作效能和个人生活效能感兴趣的管理者，尤其是期望达到事业顶峰的管理者，必须建立一套维持关系的系统。

做事的方式并不重要，重要的是把事情做成。我们可以通过多种方法来建立这套系统。

关系很重要，并且需要维持。

（九）秘书的使用

秘书的工作，在内容方面已经有很大改变了。她们依然要打字、管理文件

接待来访者。但是，这些并不是她们的主要工作。

首先，她们要帮助管理者安排工作；

其次，如果使用得当，她们可以成为助手，提高管理者的绩效，并且对管理者施加正面影响。

管理者必须学会如何正确地使用秘书。

本章总结:这些事高效工作的基本方法。高效管理始于此处，如果我们不去采用这些方法，就很难获得管理成效。

工作方法并不完全决定成败，但没有工作方法或工作方法存在缺陷，往往会导致失败。

End.

【180219读书清单】《管理成就生活》（20）个人工作方法