管理工具一：会议
会议的目的是获得成果。
需要遵守的会议规则：
一、减少会议次数
形成越来越多的会议的自动机制必须消除或进行控制。
我的一个忠告是：不要开会！
当我们有开会的冲动时，应该先停一下，并且问问自己：这次会议真的重要吗？有没有其他方法做这项工作或解决这个问题。
二、关键成功要素：前期准备和后续跟进
一个会议的效率取决于所做的准备工作，这实际意味着要去准备会议的议程以及针对会议决议的执行方案。。
好的议程只有少数几个议题，而不会很多。专注原则是会议由效率的关键。
三、主持会议需要自律
这是一个通过对会议的管理获得尊重或丧失尊敬的机会。
假如一个人明白，什么是主持会议的要点以及必须要注意什么，剩下的就是练习问题了。
四、会议的类型
所有的会议都要好好准备。
1.正式的大型会议
2.日常会议
3.工作小组、跨部门团队等会议
通常这类会议没什么准备，尽管比前两类会议重要。
4.临时性的小型会议及讨论
管理者也要让下属好好准备，保证效果。
解决问题的关键并不在于花费了更多的时间，而在于让我们有限的时间更有价值。
本质上，人与人的关系问题不宜草率处理，需要时间、关注和耐心。
五.会议不应该退化成社交活动
会议的目的是要获得成果。
我们可以用一种（也应该）用一种让人容易接受的、礼貌的、合作的方式去应用有效管理的相关原则，但是，假如我们想变得富有效率，这些事就必须去做。
六、会议的议题类型
有了会议议题，会议的主持者就可以判断：哪些东西是重要的，哪些则不是。这是他的最重要的任务之一。
议题取决于具体情境和个人因素。但是，对下面三类重要议题必须进行正确的区分，并提前做好应对之策。
1、真正的标准议题
每个组织都有类似新订单、财务指标等这样的标准议题，必须进行定期讨论。当然，议题会因组织的不同而不同。这是定期重复出现的议题。
2、长期议题
这些问题会重复出现，是因为没有得到适当的、彻底的解决。这些问题不应该长期存在。
要么，把这些问题列入会议议程，拨出足够的时间来最终解决；
要么，通过其他途径来解决。如果没有别的办法，就应该派一个有能力的人，或组成一个工作小组去进行彻底的调查，由他们出一个解决方案。
3、各种其他议题
会议的议题都结束了，出现的其他议题。会议主持人不应该让这些内容进入会议。
七、没有行动就没有议题
每个议题进行完，会议主持者都要确保形成一套明确的必要措施，从而使的会议上所制定的决策和决议是可以执行的。为了做到这一点，必须关注下列问题：
1.需要做什么？
2.谁要为此负责？
3.项目完成后的最终报告或中期报告的上交时间是什么时候 ？
把要点记在会议记录上，为已经决定的措施设定一个时间表，并按照时间表组织检查。
八、争取达成一致意见
大家一致赞成的决议总是很危险的，其执行过程通常会有阻碍。只有到了那个时候，各人真正的立场和利益诉求才会浮现出来。
要想达成真正的一致意见，只有一种途径，即通过不断的争执；
表达不同意见也只有一种途径，那就是公开表达。
九、需要做会议记录吗？
是的，通常是需要的。
正式的会议要求有正式的会议记录，他甚至可能是逐字逐句地记录。其他的会议同样需要记录，哪怕只有简单的记录。
至少，决议、措施、个人承担的责任或最终的截至期限必须记录下来，这是不能省略的。
这与有效工作有关。有效率的管理者不会依赖他们的记性或者他们的同事、上级和下属。
十、没有议程的会议
不需要准备，没有议程。那就是管理者做的：每年都会和每位下属召开一次一对一的会议，即没有议程的、开放式的会议。
在这种”会议“中，他们会花大量的时间，与每个人讨论这些问题：
在这个公司、部门中，你最喜欢什么？
什么是你根本不喜欢的？
你认为什么事我们应该改变的？
作为你的上司，为了让你更好地、更轻松地、更有效率的工作，我可以做些什么？
我们很少有时间能够认真地倾听某个人说话而不考虑时间。
小提示：把这次会议列入时间安排中，否则，这次谈话可能永远都排不上日程。
十一、最重要的因素：执行和后期跟进工作
我们必须对制定出的措施进行跟进和检查。
当然，能够让决议通过就很不容易了，但是，执行决议会更加困难。
如果我们想变得有效率，那么，管理中的每一件事都必须聚焦在行动上。
组织聘请管理者不是因为他能够做决定，尽管也很重要，而是因为他们可以执行这些决定。
在企业遇到危机时、不断地奋进、对执行进行检查以及专注于完成任务将会显得更加重要。
End.
好好开会
网友评论