今天对被审计单位做了一场审计访谈,虽然访谈的主要目的达到了,但是还有一些地方有待提高。所以,我来复盘一下今天的访谈过程。
今天在做访谈前,我按照事先了解的情况以及访谈目的,列了一个访谈的提纲。见到访谈对象后,我们做了简单的自我介绍之后,就直奔了本次访谈的主题。问了几个问题之后,我发现被访谈人员特别警惕。因为他的眼睛一直盯着我的笔,看我在记录什么;中间还问我,“你为什么要问这个问题?你的目的是什么?”我找他提供资料时,他也在躲闪和推卸。整个访谈过程我都觉得,被访谈对象一直处在戒备状态。虽然最后,我把准备的问题都问完了,也了解到自己想要了解的信息,但是,总体感觉这次访谈做得有些欠缺。
事后复盘这个过程,我觉得以下几点做得不好:
首先,气氛尴尬。我们是在一间会议室里面做访谈,被访谈人员和我们审计人员,坐在桌子两边的正对面,感觉有点像是在面试或者是在审问,可能这种气氛也营造了一种不必要的紧张感。
其次,没有轻松开场。因为我们是直奔主题的,所以刚开始的提问,话题可能对于被访谈者来说,就比较沉重,加上环境因素,使得被他访谈者陷入了紧张的情绪,所以他一直处在高度戒备的状态。
再次,忽视对方感受。我在访谈过程中为了实现自己的目的一直在提问,而忽略了被访谈者的感受,包括我察觉到了他的状态,但是也没有给予有效安抚。
当然,有做的不好的地方,也有值得肯定的地方,主要有两点:
一、我们列的访谈提纲比较好,访谈的问题逻辑关系是比较连贯,一环扣一环,整个访谈基本上是按照我的问题清单进行的。
二、我和其他审计人员的配合默契,我负责主要提问,其他人员辅助,中间有针对一些细节和关键词的深度挖掘,我和我的同事也配合很好。
总结这次访谈的经历,我觉得有一些经验可以保留,有一些做得不好的地方需要进行改进。
首先,在访谈之前,需要做必要的准备。我们在准备提问清单的时候,问题可能不需要准备那么全,但是,一定要有逻辑。这样,我们在问被审计单位的问题的时候,顺着这个逻辑,会比较顺畅。否则,如果问题逻辑混乱的话,也会给被审计单位留下比较不好的印象。
其次,尽量创造轻松的访谈环境。我们可以选择我们和被访谈者坐的位置,最佳的姿势是坐在从对方看来稍偏右或偏左的斜对面,减少空间上的压迫感和压力。另外,先多寒暄一会,聊聊生活、工作中比较轻松的事情,逐渐过渡到我们的访谈主题。
最后,考虑受访者的需求。我记得有一次在访谈的最后,我随口问了一下受访者的需求和建议,结果受访者就敞开心扉跟我聊了很久,我们也因此获得了在这之前没有挖掘出来的审计问题线索。
审计访谈是一个非常重要的审计手段,我们真的需要多多学习这方面的技巧,一个优质的审计访谈会大大提高我们审计的工作效率,并优化我们的审计结果。
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