本周的主题是提高工作效率,打算精读学会工作,泛读okr工作法,但是实际仅精读完了学会工作,任务执行80%,OKR工作法还没有找到阅读的时间,但是12月我要开始实践okr工作法了,实践加阅读一定效果会更好。
《学会工作》的作者是全球领先的效率培训公司Thinks Productive 的效率达人、Grace-Marshall网站的首席导师兼鼓励官,她承认自己并不是一个天生就有条理的人,在受够了自己说“时间不够“后,她致力于研究如何提升效率。这本书的中译本是2018年8月刚刚在中国出版,符合我喜欢看新书的特点,特别是经历了几周的工作效率低下的折磨,特别迫切地想要提高工作效率,在需求下开始这本书的阅读,似乎效果更好。
本书分为九章,分别从工作的目标感、确信感、时间感、参与感、自主感、自我感、敬畏感,最终获得成长感的角度来交给读者如何学会工作。
本书开篇描绘了一种高效工作的状态:“真正的高效是在一个工作永无止境的世界里感到满足,充满激情、目标明确,不会感到筋疲力尽和不知所措,它是一种在任何情况下都会全力以赴并坚持不懈的能力。无论是工作、休息还是玩乐,你都不会感到内疚。你享受着疯癫、平静却不平淡的时光。”要想达到这样的状态,就需要学会效率管理、心态管理、时间管理、团队协作管理、情商管理、自我管理、精力管理、挫折管理。
第一,学会效率管理。在做好效率管理这部分,作者重点输出一种观点,管理工作就像管控交通一样,红灯是停滞不前的工作,幻灯是悬而未决的工作,绿灯就是准备就绪的工作。给我的启发就是要在工作中分出优先级,每一项工作根据他的状态确定你现在该做什么,比如说绿灯,那就要遵循CORD程序,即,收集、记录、整理、评估、行动,最终完成工作;针对黄灯的工作,也许是由于别人的原因被贴上等待标签,那就需要我们做好准备工作,等待条件具备后转换为绿灯进入工作状态;那针对红灯的工作,需要我们分析停滞原因,有些需要舍弃的工作要及时舍弃。在提高效率的过程中,也需要增加工作的幸福感,比如可以通过日记、感恩名单或待办事项清单;和教练、老师或朋友分享每一天、每一周或每个月的收获;设立庆祝区(香槟时刻);记录收获等方式。针对这一点,我就要从这个月开始实践,试行一个月的工作手账,稍后设计一个想象中的手账样本,建立每日清单制度,每天完成工作,连续5天完成后给自己一个小奖励。
第二,学会心态管理。工作低效有六种心理因素,可以形容为脑子里有个捣乱的小猴子,小猴子通过分散你的注意力,打击你,阻拦你,给你制造压力,动摇你的意志,让你的脑子里出现各种声音等方式来阻碍你的工作,那我们的应对策略是邀请小猴玩游戏、番茄工作法、吃掉青蛙。目前这一点我掌握的还不是很好,需要继续练习。那小猴子也是需要不断喂养的,作者提出11种方式,即:心怀感恩的三件事,并写下来;提醒自己,你是整体的一部分;写下你引以为傲的事情,并告诉他人你为什么自豪;运动;在阳光充足时待在室外;午休时不玩手机;听能调动你情绪的音乐;为了快乐,而不是为了目标或者成就做一件事情;送某人一样东西;吃你喜欢的事物;提醒自己这样就足够了。接下来作者还提到与猴子对话,把一件困扰你的事情写下来,把困扰你的因素写到周围,同时再找一张纸,写下做完这件事你的感受。作者提出,要把工作当成通关打怪游戏,一步一步地拯救世界,不要忘记奖励,给分心的事情起名字。本章另外一个重点是强调,过渡追求完美只能徒增压力,同时也列出了改善的方法:保持好奇;做一个考验别人而不是被人考验的人;做一个策划人;做一个开拓者;做一个无知者;坚持练习;心态放松。
学会疏导情绪,把我做不到、我不够优秀、我不够专业、我不够自律变为做了什么、主题、允许自己情绪波动、这是我想改变的事情。
善用积极暗示的词语。把但是改为并且,用正在描述正在进行的工作。
第三,学会时间管理。要懂得忙碌不是有效或者成功的代名词,也不能用忙碌来衡量自己的价值。解决方案——在一天开始的时候就决定好怎么才算完成工作。注意帕累托定律,百分之八十的成效来自于百分之二十的努力。同时要注意区分行动与活动,你的活动是不是有意义的行动?记住少即是多的原则。真正有效的工作不一定总是给人一种正在工作的感觉,思考、养精蓄锐、问愚蠢的问题、云讯别人比你慢,日程安排留下适当的空白、不局限于你所做的事等等都是有效工作中包含的内容。此外,还要认识到有效拖延与无效拖延的关系。
真正的高效就是忙中有闲,不要一闲到底。
一天结束后,问自己
让我骄傲的是什么
我特别喜欢的是什么
我享受到了什么
我庆幸的是什么
导致不同结果的是什么
让我意外的是什么
最重要的时刻是什么
第四,学会团队协作管理。这一章,我认为的重点是制定沟通计划,包含谁需要了解什么?什么时候?什么形式?多久一次?是否需要记录。作者还强调不要让自己超负荷运转,做到保持镇定、专注,加强团队协作,有计划,有保护,有预防,有储备。
第五,学会情商管理。情商管理也是我最近学习的一个重点,本书提到三点,我觉得非常重要,一是划清工作界限,界限的作用更多的是让人们重视界限之内的东西,而不是把他人挡在外面。二是学会拒绝,不做工作中的老好人。不再随时那么乐于助人,接受学习需要时间这一事实。三是主见比面子更重要。这一方面还需要继续学习,随后补充学习心得。
第六,学会自我管理。DISC:掌控、影响力、稳重、责任心。
第七,学会精力管理。这一章与我之前对于意志力的研究可以放到一起学习,首先你能管理的是你的注意力,要学会合理安排工作,分清工作的难易,在意志力强的时候做一些难的工作,意志力薄弱的时候做一些相对容易的,有成就感的工作,比如收拾书桌。增强意志力的一个有效方式是:给自己一段放空时间,记录20个让自己快乐的事情。同时要注意转变一个观念,就是寻找工作与生活的平衡,我们应该做的是:一是掌握工作与生活的节奏;二是重视工作与生活的统一;三是提升工作与生活的品质。
第八,学会挫折管理。改变对待焦虑、压力和内疚的态度,停止和时间抗争,从而夺回控制权。克服工作焦虑有4个方式:清空大脑——把感到焦虑的事情写出来;区分忧虑与工作;明确行动;压力越大效率越低。内疚会分散注意、让时间贬值、丧失能力、让你的时间不够用,这时,你可以说够了。
第九,只有付诸行动,才能兑现高效。高效是一件半成品,不雅认为所有事情都必须时刻保持完美无瑕、井井有条,把重点放在下一步上,为进步而不是完美喝彩。高效工作的最终目的是:把工作做到最好、乐在其中、享受工作中和工作之外的生活。
效率提升计划
我首先要做的是:
我需要做的准备工作:
未来6天
未来6周
未来六个月
掌控工作,而不是让工作掌控你
无法改变时间,但是我们可以改变对时间的体验。
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