以下这些场景你是不是觉得很熟悉：老板安排的任务太复杂，不知道该如何着手，只好一拖再拖，堆积如山；每天给自己列了很多计划，等到下班的时候却发现完成得很少；好不容易静下心来开始工作，却常常开小差，或者被其他同事打断，等到想要再继续原来的工作，又得费好长一段时间进入状态；开启了一项工作，却发现它越做越复杂，比你原本预估的时间要长得多。
科学证明，有规律有节奏的生活方式是最适合我们大脑的，通过执行一套相同的动作和准备程序，可以很快地让大脑进行自我调整，进入执行工作的最佳状态，也就是我们常说的“心流”。心流是指人在专注地进行某种工作时所表现的心理状态，一个人将精神力全部投注在一个活动的时候，他通常不愿被打扰，心流产生时同时会有高度的兴奋及充实感。比如你很喜欢画画，在画画的时候，会发现自己慢慢变得很兴奋，很忘我，有的时候连别人叫你都听不见，甚至忘记了时间流逝，等回过神来，已经过了好几个小时了。如果遇到这种情况，就是你已经进入“心流”状态了。
那么怎么样可以进入这种状态呢？我们可以通过训练，建立一个特定行动的特定信号，来告诉我们该在什么时候进入这种状态。比如上学的时候，上课铃声响，我们就自然而然地走进教室，准备开始上课；下课铃声响，因为上课而紧绷的神经马上就放松下来，给自己十分钟的休息时间。番茄工作法就是应用这个原理，开启番茄钟，就集中自己的注意力；番茄钟一到，就可以放松自己的注意力。
番茄工作法的原则是“一次只做一件事”，也就是要求你在二十五分钟的番茄钟内，全心全意地专注于你手头上的任务，直到番茄钟结束，休息片刻以后，再进入下一个番茄钟。
首先我们来看看番茄工作法的第一个步骤，计划。你可以拿出三张纸、一支笔和一个能够计时的工具，手机也行，厨房计时器也可以。然后在这三张纸上分别写上“任务清单”“今日待办”和“记录”。首先在“活动清单”上写下你想要做什么，不用担心漂不漂亮，也不用想着给它排个序，你只要统统写上就可以了，后面依次添加。比如，我通常会写“完成每日复盘”“写一篇稿子，主题是什么什么”“坚持公众号文章更新”，每次写上一堆，有时候写的只有我自己看得懂。等“任务清单”写完了，就可以选几项重要的，填到“今日待办”中了，这意味着你今天就要完成这些工作，请注意，这些活动必须是你一天能够完成的，很多人喜欢填上一大堆，这样到时候完成不了，自己也会沮丧的。像我最开始学习番茄工作法的时候，我会量力而行，比如我在今日待办中写下“完成一篇英语真题文章翻译”，我就不会再添加其他工作了，因为我知道，再写更多的只是欺骗自己，完成不了的。
光是这样写下来还不够，当你把自己的计划写下来的时候，可以花几分钟的时间想一想，完成这些工作，我需要多少时间。我在做这一步的时候会按照我自己的工作效率去安排，比如排版一篇文章需要两个番茄钟，写一篇百日日结需要五个番茄钟，写一篇3000字的稿子需要10个番茄钟。但是这10个番茄钟实在是太多了，一般情况下，番茄钟超过7个，你就得考虑这个工作是不是有点太复杂了，要不要把它拆开。那么这个时候我就会把“写一篇3000字的稿子”拆解成“列提纲 1个番茄钟”“找资料2个番茄钟”“撰稿 5个番茄钟”“修改 2个番茄钟”，把一项大的任务分解成几个小的，再各个击破，就可以避免看到一项任务，却不知道该怎么去着手。不过你可千万不要在你的计划上出现“给客户打电话 1/2个番茄钟”“给同事回复邮件 1/3个番茄钟”，因为番茄钟是不可以分割的，它要么是0，要么是1，你可以把“给客户打电话”“给同事回复邮件”之类的少于一个番茄钟的任务全部都归到1个番茄钟里面。
我的一天
计划列好了以后，接下来就是跟踪你所列下的任务，也就是开始执行你的计划了。选择其中一个，开启你的番茄钟，尽可能全身心投入进去。有人或许会问，番茄钟的时长一定是25分钟吗？当然不一定，番茄钟的时长并没有一个标准，这个25分钟，有人会觉得太长，没有办法坚持，当然也有人会认为太短，没有办法进入状态，这都是取决于个人。我有一个朋友是写公众号的，他刚开始也是用的25分钟一个番茄钟，但是他尝试了一段时间以后发现，他刚有了思路，还没来得及深入思考，番茄钟就结束了，后来他就五分钟五分钟地加时间，发现40分钟对于自己来说是最合适的。如果你刚开始觉得一下子25分钟太长，没有办法坚持，那么你也可以从15分钟、甚至10分钟开始，慢慢往上叠加，直到找到一个你觉得比较舒服的时间。但如果你是初学者，《番茄工作图解》的作者史蒂夫建议还是按照25分钟执行一两个礼拜，然后再进行调整。
真正开始工作了，你可能又会发现一个问题，总是有别人来打断自己：比如同事要你签一份资料，找一个之前的会议记录，朋友突然打电话过来找你帮忙；或者开小差了，突然间又想上厕所了；想着中午要吃什么；家里好像没有纸巾了等等。遇到这些情况的时候，不要觉得懊恼，人毕竟是社会动物嘛，你不可能做到在这个番茄钟内，与外界隔绝。遇到这样的中断，你需要把这些如实地记录下来，中断了几次，为什么中断，都要诚实地写下来。
工作学习前做好以下准备，让你轻松按时完成任务
那么，如何尽量避免中断呢？一个很重要的原则就是要尽可能地保护好你的番茄钟。把那些“中午吃什么”“下班去超市买纸巾”等等你要做的事情统统填进你的待办清单里，用不同符号或者其他颜色的笔和你之前所列的“今日待办”区分开来，用纸笔代替大脑记忆。而如果同事或者朋友来找你，在不影响结果的情况下和对方接受的范围内，尽可能把事情往后安排。你可以直接告知对方自己正在忙，可以过半个小时以后再来找你；如果是不那么紧急的事情，你可以和对方协商自己手头上有事，等明天再去帮他，然后把这件事当成一个任务填入自己的“活动清单”，再去安排其他的时间去做。如果是那种无法往后安排的紧急情况的话，那就只好中断你的番茄钟，及时进行处理和答复，不要把番茄工作法当成是拒绝别人的理由哦。
这里又有一个新情况了，等你处理好同事的事情以后，发现番茄钟还剩下10分钟，那还要不要继续呢？答案当然是不要，前面已经说过，番茄钟是不可以被分割的，只有0和1两种状态，彻底中断的番茄钟就要勇敢地把它作废掉，不然的话就会让自己习惯于中断，养成不好的习惯，以后遇到相同的情况，会很自然地经常性中断。这时候你应该稍作休息，再元气满满地开启下一个番茄钟。
或许你又要问了，如果番茄钟进行到一半，我就已经把当前的工作完成了，那接下来要终止番茄钟还是进行下一项活动呢？记住番茄工作法的原则：“一次只做一件事情”，我一般情况下都会利用剩下的时间进行简单地复盘，回顾一下刚才所完成的工作里有没有哪里需要改进的地方，有时候甚至还可以重新发现新的思路和结论呢。
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结束一个番茄钟以后，可以进行一个短暂的休息，进行了三到四个番茄钟的工作后，还可以进行15-30分钟的阶段性休息。喝一口水，去上个厕所，看看窗外，走动走动，做一些和你的工作无关的事情。或许有人会很习惯地拿起手机开始刷，但是建议最好还是不要刷手机。因为在刷手机的过程中，你的眼睛和大脑会在无意当中接收到很多不必要的信息，这会让休息的价值大打折扣，你以为你在休息，其实是在被动地思考。我有一个朋友就常常抱怨，说自己午休的时候看看手机而已，为什么每次下午那么累。当然累了，玩手机带来的疲劳感并不比工作低。工作的时候就百分之百地专注，休息的时候也要享受全身心的放松。和番茄钟一样，休息的时长也并没有一个标准，还是那句话，这取决于你当下的精神状态。比如你刚刚完成了一项烧脑工作的番茄钟，那么你也可以相应地休息长一点时间。但是注意不要休息过长，这很容易让你失去原有的节奏，重新变得懒散。我有一个朋友就是这样，他初次接触番茄工作法，信心满满准备大干一场，于是番茄钟安排得满满的，感觉很累，于是又给自己安排了2小时的休息，等休息完再工作，他番茄钟的一半时间又用来调整状态了，一天下来不仅累，还没效率。
既然长时间休息并不好，那结束了一个番茄钟以后，你并没有觉得很累，你可以跳过休息吗？最好不要。番茄工作法的原理原本就是一张一弛，短暂的休息是为了更好地开启下一次番茄钟，更重要的是不要轻易地打乱你之前定下来的番茄钟的周期，如果总是变来变去，会让你失去那种节奏感，反而不利于提高你的效率。要知道，工作，我们打的是持久战。
在进行番茄钟的同时，我们也不要忘记做一件事，那就是记录。每当我们结束一个番茄钟，都应该及时地把自己的状态记录下来，比如中途被中断了多少次，是因为什么原因中断？自己多长时间遇到第一次中断？等等这些信息，都要如实地记录下来。那这样一天结束以后，就可以看看，今天究竟完成了多少个活动，今天所完成的任务有多少是今天早上写下来的，有多少是后来添上去的。如果你发现你今天完成的任务大部分都是后来在工作的时候添上去的，那你就得好好反思，是因为工作发生太多变化了，还是在做计划的时候其实还没有下定“今天一定要完成这些任务”的决心。还可以看看自己实际完成的番茄钟和预估的误差有多大，比如我今天以为我能够用五个番茄钟完成一篇稿件，可实际上我却花了七个番茄钟才完成；而写一个方案本以为需要用六个番茄钟完成，可实际上却只用了三个番茄钟。
所以一定要尽可能详实地记录你的状态，虽然记录的是过去，但是你却是为了将来而记录。前苏联昆虫学家柳比歇夫总是习惯记录下他做的每件事情的起始时间，不管是散步、看报纸、还是写论文，全都诚实地记录下来，每个月进行小总结，每年进行一次年终总结。在大量的数据中不断地去分析自己，了解自己，优化自己的时间观念，摸索出一套规律，形成独属于自己的一套时间管理方法和精力管理方法，让自己能够获得更大的成功。
这些记录的数据都是为了后来的评估做准备的。从记录的数据中提取有用的信息，运用图表、思维导图或者任何你喜欢的方式组织起来，找出改进流程的思路。比如平均在每个番茄钟里遇到了多少次中断，在刚开始使用番茄工作法的时候，我原本将番茄钟设为25分钟，但是发现自己的中断次数较多，实际完成的周期很小，很多都作废了。所以我就把我的番茄钟缩短为15分钟，等发现自己完成的周期变多了，再慢慢地往上加。总之一定要以自己为起点进行增量或者减量，不断地改进，直到找到那个最舒服的状态。
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你也可以根据中断次数的多少和番茄钟完成情况去判断自己在一天中，究竟在哪个时间段状态最好。一般说来，中断次数越少，番茄钟完成的数量越多，就代表着你在那个时间段的状态越好，注意力越集中，那么你就可以相应地安排更重要更复杂的工作在这段时间里完成。比如，我发现自己在早上十点到十二点，完成番茄钟的数量是最多的，这也是我觉得最专注的时间段，那么我就会在这段时间安排最耗费精力的写稿工作，提前准备好资料和提纲，然后在这段时间就开始狂写。总之，要不断地摸索自己的工作规律，才能找出适合自己的一套方法。
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你也可以算一算每天平均安排了多少件事，完成了多少件事，结果比你预想中是多了还是少了，你觉得之后应该如何去安排；如果你发现自己的预估与实际上所花的工夫经常不一致，那么你就得考虑究竟是自己做预估的方法或能力有待改进，还是工作开始后经常出现新情况新问题。总之，要从自己的实际情况出发，不断地对自己的流程进行优化，因为它并不总是一成不变的。
通过反复对情况进行重新评估，才能不断地达到更好的状态。
讲到这里，你应该已经明白了怎么去用番茄工作法了吧？让我们一起总结：
首先我们要进行计划，三张纸、一支笔、一个计时器就可以搞定，写下每件事需要的番茄钟数。然后我们要根据计划来跟踪、执行计划，在执行中要学会应对中断，完成一个番茄钟后进行小休息，几个番茄钟后进行大休息。工作的过程中，我们要记录下中断和完成情况，根据中断情况和番茄钟完成情况来评估自己，改进整个流程，最终找到适合自己的，独特的番茄工作法。
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