现代社会节奏加快，每天需要处理大量工作上的事情。如果过了30岁，那生活中事情也会成倍增加，往往会明细就感觉时间不够用。而且在这些外界和压力下，焦虑感会不断上升。我们需要一套时间管理的方法来帮助自己管理时间，今天介绍的是GTD的时间管理方法。自己读完后已实践了2个月，不能说完全掌握，但明显感觉找到了正确的方向，工作和生活节奏都变得有条理，后面会不断的坚持打磨。如果你也有同样的问题，希望本篇文章能够对你有所启示。
什么是GTD
这个可能大家都有耳闻，但不一定了解其作用和原理。GTD全称是Get Things Done，中文翻译为《搞定》，作者是戴维·艾伦，是一名行政管理培训专家和教育家，拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。GTD是一套时间管理系统，时间管理的系统有5代，GTD属于第5带的时间管理方法，前面几代其实也不用了解，可能大家已经在使用。这套系统是基于前面几代进一步的升级，可以让工作和生活变得有条理，减少自己的压力，进而可以从容的应对工作和生活。
为什么要学习GTD
任何方法和系统都建立在对于产生问题的假设上。GTD系统的假设是，我们面临的问题常常主要是体现在两点上：压力和效能。
压力。让我们感到焦虑的是生活和工作中的各种事情，房贷、车贷、小孩教育、父母关怀、职场竞争这些扑面而来，不断推着我们向前进。而且都是同时发生，让人容易心神不宁，疲于应付。为什么会这样，因为脑海中的事情太多，常常做这件事时，想着另外一件事，这样造成手上的事情也不容易做好，而其余的事情经常rongyi效率低下。虽然也有清单，但是要不过于简单，造成遗漏。或者过于复杂就容易产生恐惧，最终都懒得看，导致清单失效。
效能。我们每年都会做年度规划，但是发现每年都在重复，因为都没有完成。虽然我们知道年度计划的内容，能够让自己的效能更高，例如学英语，健身等，但都没有把年度规划落实到行动，最终导致只会年中和年末看了感叹一下，然后每年继续重复。
为什么GTD有效
GTD的系统就是基于解决压力和效能两个问题来设计。首先是压力，压力让我们烦恼的根源在于，大脑并不适合记忆，而是适合分析。如果用电脑来比喻的话，大脑更应该适合做CPU的工作，不适合做存储器的工作。如果事情太多，就会占用线程，效率不高而且自己很焦虑，老担心会不会漏掉什么，相当于同时读写效率很低。应对办法是把所有的事情都记录下来，强调下是所有的事。当前和未来的，工作和生活的，都放入到系统中。类似于给大脑接了一个外接硬盘，存储在硬盘里，大脑只做分析和处理。其次是效能，让我们感到焦虑的是，自己时间都用到了一些不重要的事情上，导致虽然忙碌，但是收获有限。应对办法是把重要的事情分解到每天的工作中，逐步攻克，进而完成目标。
GTD可以达到什么效果
GTD的最终希望达到一种“心如止水”的理想状态。一粒石子投入水面，掀起涟漪后逐步归于平静。实践到最后就是这样一种非常平和的状态。曾国藩有段话非常经典，与这种状态非常相似。
当读书，则读书，心无着于见客也；当见客，则见客，心无着于读书也。一有着，则私也。灵明无着，物来顺应，未来不迎，当时不杂，既过不恋。
GTD怎么做
GTD的执行的步骤分为六步：捕捉，明确意义，组织，执行，回顾，具体执行的流程如下图。
捕获
首先要准备一个收集栏，把生活中让你关心或者焦虑的事情记录下来，无论是最近的，未来的，工作的，生活的，大事情，小事情，都统统记录下来。这样可以让大脑放空，不用去想哪些事情，先记录下来再说。这个和清扫家里很相似，把家里乱七八糟的事情全翻出来，然后再整理。这个收集的过程看起来很简单，实际执行下来发现很难，因为挂念的东西太多了，自己有时都意识不到。按照作者培训时的情况，培训者往往需要花费一到两天，才能把大脑中的所有关注的事情都列出来。个人实践下来也是如此，当你以为已经列完了，但过了一会发现还有很多。不过这个过程不着急，可以集中时间来收集下，不完善也可以逐步加入其中，慢慢补充。
明确意义
第二步是清空收集栏。把收集栏中的内容拿出来整理，并放到合适的分类中。作者对于事情提供了几个分类：将来/也许，阅读材料，项目与行动清单（书中叫下一步行动）。
首先，如果没有价值的事情，直接就删除，以后也无需再操心。如果事情对自己价值的，则分为当下还是未来。如果是未来的事（例如愿望），不确定以后是否会做，就放到将来/也许清单。如果是需要阅读的材料或者书籍，就放到阅读清单中。
其次，从行动数量、执行人和时间三个方面来分类。行动数量：如果需要多个步骤的行动，例如工作中推进的项目，就放到项目清单中；如果是单一行动，例如打电话，就放到行动清单中。执行人：如果是别人做的，需要自己等，就放到等待清单中，如果是自己做的保留在行动清单中。时间：如果是5分钟能够做的事情，马上处理，例如打个电话。如果超过5分钟，就看是否有明确的行动时间，例如会议，就放到日程表中，如果没有保留在行动清单中，统称为ASAP行动（越快越好）。这样就会得到四张清单，分别是将来/也许，阅读材料，项目与行动清单。这里面有几个细节要注意：
1. 多步骤行动：如果是多个步骤的行动，需要把所有执行步骤写出来，就是用下一步行动是什么驱动，一直往下推直到完成。例如一个需求是一个项目，分为idea，写prd，提报评审，排期，验收，上线通知，数据反馈这些步骤。需要一步步推导，把每个步骤都写出来。为什么要这样，因为如果不分解，看到清单的时候就会产生顿感，疑惑，恐惧和拖延，例如你要写一个大的规划，你看到这个事情就想逃避，但是如果将其分解为材料收集，与领导沟通框架，开始写作，修改这几个步骤，心理压力会小很多。虽然这只是一个小动作，但对决策影响很大，否则很容易就一直放到清单里面不动。分解的另外一个好处是可以做到断点续传，例如你收集完材料，就算被打断，也可以回来知道自己做到哪里了，然后继续完成。
2. 关于行动标题：要写清楚做什么，达到什么目的。如果写的模糊，自己看清单的时候，会迷惑这是啥，需要回想和确认，浪费时间。
3. 关于项目、任务和行动。行动是直接去做的事情，最小执行单元。任务是多个行动组成的连续动作。项目是指多个任务和行动组成的组合，项目是为了帮助从垂直的角度看一个事情的进展。
组织
得到四份清单后，日常主要关注项目清单和行动清单，但是最终执行主要是行动清单。但这时候会产生一个问题：行动清单内容太多，可能有100-200条，不知道做啥。这个时候就需要进行分类，一般分类有：地点（情景），行动类别，重要性。地点就是根据执行的环境，例如有些事只能在家做，有些只能外出做（买东西），有些只能在办公司做。行动类别就是行动的属性，，例如打电话。这样方便把同样的事情一起执行掉，例如可以在某个时间把所有电话都打掉。重要性，按照四象限法则来进行划分，不过重要性这个维度是最难的，因为重要的标准是根据你个人目标来制定的，例如你的年度目标是晋升，那么所有和晋升有关的事情才是最重要的，这个可能需要单独写一篇。实际上可以根据自己的需要划分更多的维度。把事务按照划分了不同的维度进行标注，这个动作可以在各种时间管理软件完成，通常时间管理软件中有自定义标签功能，常见的时间管理软件，如滴答清单，doitim，ominifocus等软件。
执行
执行环节需要判断当下做什么，这个优先顺序取决于三个要素：情景、时间和精力。情景是根据你目前的环境，比如在飞机上不能打电话和联网，可以打开阅读清单看看。时间是指当前剩余的时间，生活中时间往往被会议切割，例如半个小时后有个会议，只剩半个小时，可以打开清单看下半个小时能做什么。精力，根据当前精力来分配任务，精力旺盛时可以做需要专注的重要事，精力不好时可以做不太费脑力的事。有几个原则需要注意：
1. 一次只做一件事，坚决不同时做两件事，这样才能保证自己专注。
2. 优质时间需要提前安排好，用来做最重要的事情，优质时间指精力充沛，不被打扰的大块时间。很多人会说没有那么多时间，其实观察一下生活中有很多这种时间，例如上班前1个小时，中午和下午下班前一个小时，别人一般都开始准备吃饭，这个时候其实可以专注的。
3. 如果执行中遇到打断，先记录到收集箱中，继续做手上的事情，做完后再看。
4. 同类任务集中处理，例如外出买东西，几个东西一起买。回复邮件，找个时间统一回复。
5. 跟进类任务，跟进类任务书中没有详细介绍，但也可以集中处理。现在工作节奏很快，工作中需要和别人确认事情很多，im回复时间不确定，如果立马回复会导致一直被打断，效率很低。所以需要集中处理，个人的经验是早上花半个小时把跟进类事情问一遍，然后在中午和下班前统一回复。
回顾
每天晚上或者早上回顾一天都做了什么，对于自己的时间进行评估。衡量标注是时间是否花费在重要的事情上，这样方便能够对全局有更好的把控，不断调整自己的时间安排。
最后
GTD的方法最重要的是实践，只看书是没用的，必须落实到行动中来，不断练习和调整才能体会到其带来的价值。本书共有三本，建议先看《搞定1》，再看《搞定3》，《搞定2》根据自己时间，如果没时间可以不看。以上是自己的总结，希望能够对各位有帮助。
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