写在前边～

话说又好久没写东西了，之前想写，结果写了不到一半就扔了，没啥实际的东西，光是脑子在转，累。想法终归是要落在现实中的。

这里写写我这段时间处理工作事务用的一个事务管理系统的建立升级过程。

谁都想把事情管理的井井有条，生活有序安然。

只要做事，就有做事的系统，每个人也都有专属于自己的一套处理事情的系统，年初的时候就想调整一下自己做事的方法，因为总是觉得忙、乱、压力大。

一、A4纸工作法

A4纸工作法的起步应该是人人都会，就是拿出一张A4纸，拿出一张笔，把要做的事儿列一列，然后用自己习惯的标记来标个12345或者标记一下重要的事情，然后按顺序来处理。

最简单的A4纸工作法

这种记录比较简单，处理的事情不是很多的时候还是蛮好用的。不过我有时候用着不顺手，因为有的工作任务比较大、面比较广，只是在纸上列一个事务的名称，其它的安排、计划、节点记录全靠脑袋，显然不够用。于是又附上了一张纸，用来把一件事务再分解细化，分解成一个一个点来弄。

这是在整理一份工程资料的时候，需要完善的6个点，记在纸上，处理时就一个点一个点的来处理

这样经过了调整，一般每天的工作就至少需要两张A4纸，用来分别做工作记录和分解。用了一段时间，还是不舒服，有点乱，有点随便，于是就想着用Excel作两张表格，一张是记录所有事务的清单、一张是记录事务的分解步骤。

工作记录表，记录当天的工作任务 任务分解表，根据工作内容将工作分解为具体的小操作，每次完成一个操作，处理一项子任务

理想情况下，有了这两张表，我就可以一张记录工作任务，另一张记录任务的分解，然后一步一步执行。其中分解表还考虑到了会遇到任务的交叉，所以专门用了主标记跟子标记来标注。在工作记录表中，每项任务都有唯一的序号，这个作为任务分解表的主标记；在任务分解表中每项任务的操作有其次序，这个次序是子标记。主标记+子标记就构成了每个操作的唯一标记。

而现实情况是：事务的之间操作的交叉显得混乱无序；我当时也没有确定比较规范的执行原则，只是脑袋里觉着弄个这么个形式出来，执行的时候也比较随意，有时预留位置、有时单项任务单列一张纸，乱；在白纸上画上表格，以为可以变得更条例，然而给我的感觉确是呆板僵化不灵活的，空白一张纸可以在空白的地方标记、调整，加上格子之后再进行标记调整就是不舒服。

用着不爽就得改变呀～这个时候脑袋里有A4纸工作法这么个词，印象中的感觉这个A4纸工作法可能会对自己有帮组，于是便想借来一用～

参考网上的A4纸工作法，自己制作的A4纸工作法表格，这里边还包含着番茄钟，这个表据说是番茄钟工作法的表格，不过我之前一直当作是A4纸工作法来用的。

当时作出这个表格来之后，我可能连用都没用，当时的想法真忘了，反正没用。不过之后用Excel搭建工作事务管理系统的时候，还是一直从这个表格里拆东西。

以上是用A4纸来管理工作的一些经历，可以看出来走的是弯路，因为我应用时候的效果不好。效果不好，就再改改。下面就是用Excel搭建的一个我自用的工作事务管理系统的过程了。

二、不断升级的自用工作事务管理系统

1、第一个系统样式（0426）

4月6号的第一个系统样式，具体工作内容已隐藏

借番茄一用，将一整天的工作时间分割成时常为半小时的14段，每段25分钟工作+5分钟休息；将工作事务分解成相应的子任务，每个子任务的处理时常不超过25分钟；将具体的子任务放到具体的时间段里；执行一项，休息一会，执行下一项。

这个表其实延续了前面的想法：工作分解、排序，引入了番茄工作法，只不过引入的方式不伦不类，完全是自己想象的完美的情况。以为自己可以像个机器人一样，严格按步骤执行，真正做起来，要么累的要死，要么分解的不合适（不是做不完，就是早做完）。

这也是一个理想化的构思。

2、第二个系统样式（0427）

4月7号的第二个系统样式

第二天在第一天的基础上增加了活动清单列，是所有未处理事务的一个清单，并增加标记列，用来标记出最重要紧急的事务；增加已完成列，将活动清单中已经完成的事项放到已完成中。

很明显，参考前边A4纸中的工作记录表跟任务分解表，第一天的系统其实是只有任务分解表的内容，只有具体的操作，无法对整体的事务进行记录跟管控，所以在第二天增加了“活动清单”。

这个系统的流程是：第一步，将所有的事务放到活动清单，标记出特别重要的事项；第二步，分解活动清单中的事务到具体的步骤，放到C列，在不同的时间段执行；第三步，执行完成，将活动清单的事务放到已完成中。

3、第三个系统样式（0502）

5月2日的第三个系统样式

随着业务的增多，要做的事越来越多，活动清单越来越长，我得需要明确每项工作的时间节点、得找个东西提醒我一下，同时我在不同事务间的切换时还得知道这项工作开展的进度。所以增加了三个字段。

下一步：用来标记工作的当前进度，下次开展时，直接从这一步开始。

OF：是把事务全部列入Omnifocus，设置提醒时间，提醒自己。

截止日期：是明确事务的截止日期。

4、第四个系统样式（0505）

5月5日的第四个系统样式

增加了一个模块，因为有的工作任务太大了，具体流程我也不清楚，只能先分成几个大步骤（相当于先做计划），大步骤再细分成小步骤，边做边分，所以就专门划出来一块地方，用来做事务的分解，分解后的步骤列入C列来执行。有时候会把一些具体的要求也写在里面。

有一些工作虽然结束了，但是可能存在小尾巴或者是存在漏洞，下次再有机会调整时提醒自己注意的，就增加了一个遗留问题（中间标绿的那块，具体的工作内容都隐藏了，所以是那么的不显眼= =）。

5、第五个系统样式（0508）

5月8日的第五个系统样式

又增加三个模块：

未排程：其实就是收集模块的前身，是没有排入处理程序的意思，主要是收集所有的工作任务；

日常：把一些日常性的、周期性的任务拿出来，专门放在这个模块里；

等待后续：把第四个系统里的遗留问题模块跟一些需要等待的工作放在这里。

6、第六个系统样式（0522）

5月22日第六个系统样式

到5月22日，期间经过了几次微小的调整，上一个系统的几个模块规范了下名称、调整了下位置，想增加一些新的标记以用于事务的分类，只是想法没具体应用。

未排程修改为收集，日常修改为排程，等待后续简化为等待。

另外OF（列入Omnifocus）删除，这个系统与OF之间的兼容性不好，列入增加了自己的负担，所以删掉。

7、第七个系统样式（0606）

6月6日的第七个系统样式

不断实践发现，等待他人的工作有很多是需要持续关注的，需要每天或者每半天进行一次检查，于是把等待他人专门从等待中独立出来，放到活动清单后面，查看时一起查看；相应的原先的等待就只剩下了一些遗留问题，把名字改成了其它。

最关键的改动是取消了时间段的划分、取消了分解模块（第五、第六、第七系统样式其实分解模块都在，只不过我把它放在另外的一张表里了，没有单独列出来）。

将需要处理的一项或几项工作放在“动作”一列中，其中一次只处理一件事，将这件事放在嘴上边，预留一些空单元格，用来做任务分解。这样专注于做事，而不是关注时间的节点而去赶时间。

同时在这一阶段，从只是简单的在Excel表格中对事务进行“抽象”的整理处理，扩展到了建立具体的文件夹来建立具体的文件操作平台，对具体文件进行“具体”对应处理。

建立的具体的文件夹，存放具体的工作文件

分了6个文件夹，来代表不同的操作步骤及分类。不过当时只是初步建立，对文件的分类只是简单的分类，只用了一个★来标记工作很重要需要关注，并没有在“02-分类”底下建立合适的二级目录作为分类操作平台，所以这一个版本的系统还是不够好用，特别是事务对应的文件在各个文件夹之间流转时，经常出现混乱跟阻塞——因为我每次都要费脑子想把它们归到哪里去，太费脑子了，懒得去想，就流转不动了。

8、第八个系统样式（0622）

6月22日的第八个系统样式

经过了几次简单的微调，就形成了今天的系统了。

首先是引入了四象限分类：即重要紧急（★●）、重要不紧急（★）、不重要紧急（●）、不重要不紧急（空）。对事务进行明确的分类，优先处理重要紧急的事。具体的处理规则后面再说，是我根据我的情况摸索出来的适合我的处理规则。

其次是整个系统的模块与文件夹组成的不同阶段的操作平台进行了对应；对事务的分类也进行了对应。这样，在Excel的抽象的系统中进行操作时，对应着具体文件系统中具体文件的变化，抽象系统中事务的结束，同时文件系统中的文件也完成了归档。一项工作就算真的完成了。

对应的文件夹 02-分类下面对应的事务分类 04-日程下对应的固定日期或周期性的工作

至此，我自用的工作事务管理系统的构建与升级算是比较成体系了，以后还会改动，不过改动的时间可能会越来越长了。

以上只是系统的样式，具体的应用流程和使用原则还没有说；第八个系统样式的应用是需要有其它的前置流程的，这个下次再说。

后记：写这篇文章时，有点只关注于把文章写完，而不是关注在自己身上。