坦白地说,曾经我也为此苦恼过,怎么才能做好项目的风险管理,怎么才算是做好了项目的风险管理。
或许很多同行者也听过,风险管理做的好与不好,也可以看得出一位项目经理的水平高低,项目风险的应对好与不好,也可以体现出一个团队的能力强弱和成熟度。对于这个观点,在当前的认知层面,我还是非常认同的。
记得多次在不同的场合下提到过,项目管理是一个非常注重实践,非常吃经验的,那么自然而然,对于风险管理,不言而喻,也是非常注重经验的积累。
所以,在正式聊风险管理之前,得先纠正一个误区,或者避免陷入一个误区。
这个误区就是,很多项目经理误以为学习了风险管理的四个步骤,或者钻研透了这四个步骤就觉得可以做好风险管理了。
事实并不是如此,我们看风险管理的四个步骤:识别、评估、计划、实施(P2讲的是五个步骤:识别、评估、计划、实施和沟通)。
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那学这个四个步骤难不难?客观地说,学习这四个步骤确实不难,那为何学了这四个步骤还是做不好风险管理呢?亦或者,学习了PMBOK专门的风险管理这个章节,知道了什么是风险定量分析,风险定性分析,可还是有可能做不好风险管理?我不知道项目经理同学们是否有深刻地思考过这样一个问题。
诚然,学习各种知识和概念,并不是一件难事,甚至去理解这些知识和概念也不是件难事,但为何还是有很多项目经理都认为风险管理很难呢?那到底难在哪里?
我认为是三个方面:
一、风险意识
风险意识,是我们很多项目经理都很容易忽略的。比如项目在做着做着的时候,觉得一切太平,没有什么事情发生,结果越是觉得没有问题的时候,对项目带来的真正影响是更大的。因为从项目自身的特点来说,项目不可能不存在风险,风险是贯穿整个项目生命周期的。
二、提前预防
很多项目经理在项目管理过程中,充当救火队长的角色,每天都风风火火的解决项目中的各种问题,每天都很忙,但似乎并没有真正停下来思考,哪些是可以提前预防的。如果提前预防了,是不是就可以得到有效的解决而不会演变成问题。这样是不是就有更多的时间思考其他更高维度的事情。
三、更好地去识别风险
学习风险管理的概念,步骤不难,真正难的是,如何去识别项目风险,如何识别影响最大的风险,如何更好地去对识别的风险进行排序。
我们要知道,很多时候风险管理没有做好,是因为重要的风险没有识别到,亦或者风险都是识别到了,但并没有投入主要的精力落实和应对风险。
那怎么来做好项目的风险管理呢?
一、先了解下什么是风险?
风险是不确定的一个或一系列事件,一旦发生,将对目标的实现产生影响。(P2的定义)简而言之:对目标达成可能造成影响的就是风险,即还没有发生,就是风险。而如果是已经发生的就是问题。
风险是可以分为两大类的:一是正向的,我们称之为机会,对目标有积极影响的确定事件;一是负向的,是为威胁,这类风险对目标有消极影响的不确定事件。
二、风险管理的原则
风险管理是指对风险进行识别和评估,然后计划和实施风险对应等一系列步骤的系统应用。而风险管理为积极决策提供了一个受控环境。
要做好项目的风险管理,我们需要要清楚风险管理的原则:
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1、校对目标
以目标为出发点,所有对目标产生消极影响的风险,都需要重点管理。这个对目标的影响,来自于但不限于:项目本身的目标是否清晰、干系人彼此的利益、团队成员分工的明确与否、政策和市场大环境等。
2、提前预防,越早越好
提前预防,从容应对,防患于未然。尽量提前识别风险,应对和消除风险的成本就越低,风险转化成“问题”的概率就越小,对项目的冲击自然就越小。
3、全程跟进和监控
风险管理是一个持续的过程,需要实时监控,全程跟进,积极管理。并不是说项目启动之初把项目的风险管理计划做好了,后面就可以不闻不问了。要知道,项目的一大特点是逐渐明晰,项目的每个阶段所遇到的情况都会不一样,侧重点也都不一样,所以需要持续的跟进,去预判可能对目标达成带来影响的方方面面,做好各种应对计划。
三、如何培养良好风险意识
本质上来说,培养良好的风险意识,是没有速成法的。如前面谈到的,这是一个非常注重实践,需要经验积累的过程。
但有一点是可以肯定的,就是项目周期内,不断地告诉自己,项目正式启动开始到项目结束,始终都是会存在风险的。
要在不同的阶段,尤其是一些重要阶段重点给自己提醒,或者以某种警醒的方式呈现出来,目的在于告诉自己,不能忽略任何可能的风险。
在意识上,当持续的给自己这样一个警醒,会逐步在自己的意识上建立一个认知,这样反过来不断的提醒自己要对风险进行识别。
就好比,疫情期间要求戴口罩,在一开始的时候,总是会时不时的忘记戴口罩,但今天,疫情已经进入第三年了,戴口罩已经融入我们生活的一部分,已经是我们意识的一部分了。你看,现在出门不戴口罩,都感觉少了什么似的。
当持续地提醒,在意识上建立认知之后,在项目管理过程中,就会基于对目标的专注而具备充分的风险敏感度。
四、如何进行提前预防
提前预防的前提在于项目经理自身的风险意识。风险意识一旦具备或形成,那么就很容易建立风险应对的认知,并且提前规划应对策略,预防风险转变成为问题。
提前预防是发生在整个项目生命周期的,并不是项目启动之初的时候,提出了项目可能的风险,然后就持续跟进落实就可以了。恰恰相反,每一位项目经理都需要在项目的不同阶段,进行有效地识别和管理。
项目的一大特点就是不确定性,这个过程是逐渐明晰的,尤其是对于互联网行业下,以市场为导向的项目,更需要重点关注。
五、如何有效地识别风险
结合我自己做项目的经验和理解,在日常项目管理的过程中,可以从以下维度来进行有效的识别风险:
1、项目四要素
项目四要素:时间、成本、范围和质量。这个是最基础的,也是最直接的识别方式之一。
从四要素入手去识别,是基于任务完成的情况来去识别和界定的。当具体工作任务落实之后,项目铁三角就需要不定期地在项目经理的视角里,最直接来说就是找个本子把这个三角形画出来。
根据项目的实际推进情况,去看这四个要素的变化,一旦发现某个维度有变化,另外一个或几个维度就都有可能出现变化,从而导致任务没法完成。这就是最直接的风险。
比如范围变化了(需求增加、需求变更),需求的增加或变更,都会对原计划的时间有影响,这个时候项目经理就需要提前做好预案进行应对,避免因为范围变化导致任务完不成。
2、项目目标
以目标为出发点,识别一切可能影响目标达成的点。任务是小的颗粒度,目标才是项目经理关注的全局。
当项目的目标确定之后,在具体落地执行时:
1)以项目经理的经验为出发点,去识别可能对目标达成造成的影响;
2)项目经理经验不足,以目标为出发点,借助核心管理层甚至项目高层,一起识别可能的风险点;亦或者是充分的和管理层进行沟通,了解管理层对项目目标的期望;
3)从团队的视角,必要的情况下,可以组织脑暴,收集有效的信息,作为判断或权衡未来对目标达成可能带来的风险点。
3、项目的重难点
项目的重难点,往往是项目容易出问题的地方,会影响目标的达成,也是项目潜在的风险点。项目的每个阶段,都会有当前这个阶段最主要的事项,这些事项往往也是项目的重难点。关注项目的重难点,重点跟进和解决这些重难点,使之不影响目标的达成。
如果项目经理不知道怎么去关注重难点,最有效的方式之一就是多和管理层沟通汇报,了解他们每个阶段最关心的事项,然后通过这个渠道,去建立自己对项目重难点的把握。
比如,对于游戏项目来说,在项目最初始启动之后,管理层会着重关注美术风格稿的确定;会重点关注美术标杆的建立。
比如一个团队的转型,从2D到3D,管理层会重点关注团队中的人员是否会存在瓶颈,是否有这方面的经验,是否存在技术的瓶颈。
4、项目的关键路径
在具体落地执行的时候,重点关注和解决项目中的关键路径。
一个项目分解到不同的版本迭代交付后,每个迭代版本,都会有关键路径。这些关键路径就是项目经理重点关注的地方。同时在精力允许的情况下,下沉到业务中,切实地了解业务,及时掌握项目进度是否符合预期。当出现偏差时,及时了解情况并进行调整。
5、向上沟通汇报
项目经理需要多维度地向上沟通汇报,了解管理层的期望和反馈。通过向上沟通汇报,更高维度的了解管理层的期望和反馈,也是有助于更好的理解目标,更好的对风险进行管控。
有时候沟通汇报的少,或者不到位,会使得项目经理对整体目标理解不一致,从而导致在项目推进过程中做的越多,错的越多。
所以,项目经理多汇报,是有助于对风险更好地识别和管理的。
6、市场或政策
市场或政策,其实也是会影响项目目标达成的。比如游戏项目,版号政策的变化和调整,就对游戏项目的整体目标都有很大的影响。
同样,市场的变化也一样,当出现竞品,或者类似的产品也要上市,而且时间可能早于自己的项目,这个时候,很可能为了抓住市场的机会,而调整或变更原项目目标和计划。
六、如何判断风险的优先级
当项目的风险评估出来之后,登记造册,跟进执行,包括将风险落实到具体责任人,这些都是具体执行层面的工作。
但项目经理在此之前,还需要对风险进行优先级的判断,如何来判断风险的优先级,从影响面和发生概率来进行判定。
image.png影响面大,发生概率高的,重点关心。这点不言而喻。比如项目面临转型,没有人有3D工作经验,这对目标达成影响面非常大,而且本身也是既定的事实,概率100%。这个时候项目经理需要重点关心,及时的和管理层沟通对齐策略。
影响面小,发生概率大的,非常关心。发生概率大小是很重要的因素,如果发生的概率大,即使影响不是很大,大家也会非常关心,比如要召开项目启动会,订不到会议室的风险。
而发生概率低,影响面不管大小,都可以不关心。比如地震,一旦发生就影响面也是非常大的,对人员的威胁性很大,但通常情况下,发生的概率是非常小的,在风险预判时,就可以不用关心这类风险。
最后,我们都知道,随着项目的推进,项目进展得越深入,风险对项目的影响就越大,从而处理风险的成本越高。越是在项目早期,对项目的可控性越高。所以,风险管理就是越早越好。尽量提前识别风险,应对和消除风险的成本就越低,风险转化成“问题”的概率就越小,对项目的冲击自然就越小。同时,识别风险不仅要越早越好,而且要时时监控和评估。项目的风险管理是贯穿整个项目周期的。
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