邻居芳芳任职于一家外贸进出口企业,担任财务岗位,常常听她抱怨自己的工作,每天除了要超负荷处理各种琐碎的事情,还要错综复杂地与各部门进行交集,不仅如此,单单应付老板一人就令她十分头疼了。
按照她的说法,自己每次做出来的财务报表总是得不到老板的认同,当芳芳列示了货币资金汇总数据的时候,老板说看不到具体明细,不知道数据怎么来的,芳芳只好重新再将账户明细一一罗列出来。可是,当她辛辛苦苦列得很详细的时候,老板又觉得科目太多,看起来乱七八糟、眼花缭乱的。总而言之,不管芳芳怎么做,老板都不满意。为此,她十分沮丧与纳闷,不知道老板真正想要的报表到底是什么样的?
我们来思考一下,邻居芳芳在和老板沟通时为什么达不到想要的效果?这其实就是逻辑表达力不清晰的一种典型案例。今天学到的《金字塔原理》这本书,目的是帮助广大读者解决了思考、表达和解决问题的逻辑。
这本书的作者巴巴拉,在担任麦肯锡公司的咨询顾问时,她致力于研究表达“逻辑性”,并发现了“金字塔原理”。后来这一发现获得了领导们的认可,还将其作为麦肯锡公司四十年来经典的培训定制教材。全书的内容一共分为三个部分:
一、表达的逻辑
金字塔的形状我们都知道:顶端尖,下面平。语言表达也如同它的形状一样,如果能按照一定的结构,做到"结论先行",再逐一展开去列举事例,自上而下,这样的表达才能既清晰又有力度地展现你的判断和分析,最后也更容易达成你想要的结果。
前面我提到的例子,芳芳完成了工作,却不懂得如何去表达出来,没有按照一定的逻辑,将自己完成的成果,期间又经历了哪些过程,按照层层递进去做说明,这样的沟通注定是要失败的。
如果芳芳在跟老板汇报企业资金现状时,首先告诉老板,我们当下账户资金一共还有多少钱。其中美元是多少,人民币是多少,美元分别存放于哪几个账户,人民币又分别存放于哪几个账户。这样一层层报下来,数据自然就清晰明了了,老板也就没有什么挑剔的了,自己也省下了反复做修改的无用功。
由此可见,逻辑表达力十分重要,它一定程度上决定了你的沟通质量,也直接影响到沟通的结果。表达得当,结果容易达成,表达不当,很可能白白浪费人力、物力。
二、思考的逻辑
思考,即对事物的演变过程进行分析,并最终得出答案。基于它的定义,我们不难得出,思考应该从下往上,一步步先分析原因,打好基础,最后找出答案。
邻居芳芳同时提到,自己在公司大事小事一大堆,每天马不停蹄都做不完。除了财务记账、报税、资金汇款、应收账单这些日常的财务工作,还有员工工资设置、提成分配、离职员工谈判等等这些事务要忙。可是,忙来忙去最后并没有多少收获,也没有达到提升自己的效果。
鉴于她这样的情况,在职场里比比皆是,一个人的工作处于混乱不堪中,不仅仅工作效率不高,年复一年,她的能力也不会有实质性的提高。如果芳芳能够停下来思考一下自己的处境,分析一下导致自己繁忙的原因,有没有哪些不合理因素的存在,可能就能发现问题所在。
要改变现状,只有逐一去分析自己的境况。工作琐琐碎碎,漫无目的,每天沉溺了一些基础的工作,既不参加培训,也不分析问题和总结原因,自然干上十年八年能力也上不去。思考如拨洋葱般,层层拨开,自下而上,才能找到问题的症结和根源。
三、解决问题的逻辑
很多人在碰到一个问题时,往往会显得有些手足无措。其实,任何一个问题的背后,都有它出现和消亡的逻辑轨道。因为问题的产生离不开人,而人都有自己的关注点和需求。在和别人进行沟通时,我们不仅仅要明确自己的需求,自己想要达成的目标,同时也应该充分考虑对方的需求,找到双方共同的交集点,再针对这个点去展开思考,才有可能解决好一个问题。
前面案例中,芳芳的老板在提出要求看财务报表时,对最主要想了解的是什么信息,没有一个明确的目标和定位,导致芳芳摸不着头脑。而芳芳从自己的立场出发,按照自己的理解和方式作出来报表。当报表展现出来时,两个人去表达各自想要的东西,显然不在同一个频道,这样的沟通只能是无效的。
那么,怎么样才能探索到他人的需求呢?本书给出了步骤:第一步,先找到他人的关心点,通过他人的言语或者你的询问去了解,明确他关注的到底是哪些内容;第二步,学会金字塔逻辑思考结构,有的时候他可能并不知道自己想要的东西是什么样子的,这个时候需要你运用思考逻辑力的结构,帮助他厘清思路;第三步,分门别类将问题进行归纳整理,通过前面一步的分析过后,应当及时归纳整理出结果,并和对方进行确认;第四步,建立裙带关系,层层递进,最后找到答案。
通过思考分析老板的关注点,他想知道公司还有多少资金,每个月的经营费用是多少,最后得出他是要确定疫情期间,在没有新的收入来源的情况下,公司还能维持多久的运转。另外需要清点好每一笔资金的存放点,是不是希望能随时调用账户的资金?明确了这个需求,芳芳再去和老板沟通,可能就事半功倍了。
“想清楚,说明白,知道说什么,怎么说”,是我们写作或与人交流时应该首先思考清楚的,也是我们最终希望达到的目标。按照《金字塔原理》提供的清晰逻辑表达结构,通过刻意练习,就能抵达这一境界。
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