在一些老电影里,总是能看到主角们在需要联络某人的时候跑上跑下地发电报,请接线生接电话。当然,这是那个时代的生活缩影。当时的人们可能怎么都想不到,有朝一日一种叫电子邮件的东西会成为世人沟通的重要渠道。他们更不会想到的是,这种沟通渠道如此重要,甚至连邮件礼仪都可以单独作为一个严肃的主题被反复讨论。
一些人甚至不满足于线上的文章或者讲座,专门为某些指定的邮件礼仪开发了工具,比如近期又出现在公众视野的sentenc.es。虽然认真说来,这个在2010年就出现并引发争论的东西既不能说是新生事物,也实在难以称为工具。
如果你之前没有听说过sentenc.es, 这就是它页面的样子。 开发者看到现代人拥挤的邮箱,倡议以回复短信的方式来回复电邮,并提供了从用两句话回复到用五句话的不同选择。
我刚看到这个概念的时候曾以为它是个gmail插件,能在编写邮件时自动限定长度。或者是个类似Hemingway的写作工具(后文将提到)。但反复查看了网站并使用几次后才发现,自己真是太天真,它就是一个只有两句话的签名档而已,比如:
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Q: Why is this email two sentences or less?
A:http://two.sentenc.es
当然,简明表达意见是发邮件的最终目的。而在普通人习惯从Dear xxx, 一路写到 All the best 的背景下,这样的签名档的确可能推动直截了当的交流。问题是,只是可能而已。
当收件人习惯自己的表达方式时,加上这样的签名很难让对方改变习惯迎合你。当你自己平时就经常简短回复时,再在只有两行的邮件后加两行签名实在是不伦不类。最大的问题在于,写一封短且清晰的邮件其实比长邮件难很多。
大部分人需要的不是提醒对方,而是让自己省时省力地写出简明扼要的东西。所以他们大概更喜欢Hemingway。
这是一款写作工具,有网页版和桌面版。
特点在于它会给文章的易读性打分,并在文字上自动标出需要更改以方便阅读的地方。比如特别难以理解的句子会用红色标注,可以简化的用词会用紫色标注,被动语态会用绿色标注。所以使用者可以在写完自己的文章后,按软件指点快速编辑成非常好读的版本。
我个人觉得这才是最实用的帮助,并且非常期待会有类似工具出现在gmail插件里。到时我们在写邮件的时候会被自动提醒邮件过长,或者用词太生僻。好的工具甚至可以对双方过去的来往邮件进行语义分析,并给出回复时的建议。
[模式上可以参考Gorgias这款邮件插件,输入缩写后自动生成全文]
鉴于现在关于邮件仍是主要交流工具,以如何写一封好邮件为主题的文章还大有人看,相信精明的创业者会在这一类目下做开发,通过更科技化的方式帮助大众写出好邮件,并得到市场的回馈。
那么使用者这一方面呢? 这些工具会成为救世主吗?
关于科技手段在信息传达上能提供的帮助,我印象最深的是多年前——那是在PPT还非常流行的时候——看到的一句话,据说是个某个高管对下属的PPT的评价:
“你这份powerpoint, 既没有power,也没有point。”
说到PPT,如果你最近有关注某位男艺人的娱乐新闻,就会发现这个东西不仅可以供专业人士进行商业上的策略分析(有没有point是另一回事),还能用来对私人的过往情史做出详细说明。
[以上图片资料来源于新浪娱乐台湾站]而实事求是地看,这份PPT图文并茂,而且文字说明的部分还做到了每一点下只列三小点,方便观看理解,实在可以拿去作为范本使用。更重要的是,它表达了一个我在此篇文章里一直打算说明的观点:
不管用什么工具写,写成什么样,最重要的是内容别人有兴趣看。
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