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想要长期在家高效办公,怎么办?

想要长期在家高效办公,怎么办?

作者: 大夏夏 | 来源:发表于2020-02-07 17:29 被阅读0次

    在家办公有多难?

    基于2020年刚刚开启,大家还在憧憬自己的目标、计划时,却震惊和恐惧的度过了一个匪夷所思的春节,我们普通人一边情感跌宕,一边被推着进入开工倒计时。而如何面对接下来的工作,能够减少安全焦虑,又能工作在线保持沟通,那只能在家On line。

    可是在家办公有多难?如果长期呢?如何保持高效,有产出?

    先来看看难点:

    1、很难进入状态:

    很兴奋的打开电脑,开启一天的工作,一想到不用通勤,没有人盯着你,满屏的自由感朝你涌来。还没有打开邮件,突然觉得桌子上有点乱,收拾一下,咦!应该把在家办公环境布置的温馨一点,于是开始百度、头条,再一对比自己的环境,嗯,得买个香薰,书架、笔筒……

    好,搞定这些,开始安排一下今天最重要的几件事情,诶呀,接了一个电话聊了一会,又来一个拿快递的电话,收快递拆快递。这时候一看,快中午了,吃什么?又开始愁午饭怎么解决。

    这些都还是家里没有人打扰的情况下,下午刚准备开始回复邮件,家里小孩一会来一句:妈妈,我要尿尿! 妈妈,我饿了!妈妈,这个我不会!应付完小孩,想着放松一下瞅一眼微信的推送,好了,这下完了!时间一晃,天也黑了。

    很快,你会发现,你想象的在家办公,其实非常可怕!

    2、很难管理时间:

    原本以为节省了上班下班的2-3个小时的通勤时间,这多出来的时间可以创造更多价值,但是仔细一算,发现并没有更多的工作成果。

    为什么?早上9点上班,大多数人绝对不会提前7点或者8点就坐在办公桌边开始一天的工作,别问我为什么?所以,9点坐下来,磨蹭一会,倒杯咖啡,泡杯茶,看会资讯,其实上午就干不了什么。另外,一整天的时间都是在一个地方,没有明确的场景区分,所以活没有干完,就得一直干下去,没有明确的下班时间概念,加上心理预期觉得反正通勤时间节约下来了,我可以慢慢做,不着急,然后一直不紧不慢做到晚上,整个作息开始变得混乱和没有规律。

    3、很难高效协作:

    在家办公的过程中,涉及到一些项目管理、沟通协调的挑战就非常大了。作为管理者,你不知道自己的team member到底有没有在高效输出,只能通过工作报表、电话沟通来了解情况,这些都是可以包装的。作为员工,不知道团队伙伴的工作状态,需要沟通协调的时候,效果也会稀释,不如面对面解决问题更高效。

    4、很难有归属感:

    在家办公第一天:新奇,第一周:很爽,第一个月:好像没干啥,第二个月、第三个月:好冷清,好孤独。第一年:没有归属感。

    所以并不是所有人都能适应长期在家办公或者弹性办公。你是否能面对长期一个人面对着电脑去生产内容?你是否能遇到问题,独立解决和应对?你是否能耐得住寂寞,守得住孤独?最为重要的是,你是否能管好自己?

    高效办公的锦囊妙计

    作为曾经弹性办公3年的marker,除了本身的自律和目标感让我适应在家办公,同时我也研究了一些能提高效率、管理自己的锦囊妙计,希望能帮到有需要的人。

    锦囊一:仪式感

    为什么在战役一线的医务工作者只要一穿上白大褂,就会有勇气和信念一定要守护每一个生命。因为服装背后赋予了使命,这就是一种仪式感。所以想要在家有工作的正式感,一定不要随便穿。起床之后,认真梳妆打扮,假装你是要出去上班的,当然可以省略化妆的步骤,素颜但是好看的在家,至少头发要保持干净清爽。务必要穿上正式外出时候的着装,绝对不能穿着睡衣或者家居服,这些服装都在提醒你,你该去床上躺着。

    有些人喜欢在开始工作之前,泡茶、喝杯咖啡、看个新闻,这些事情可以做,但是建议提前做,并且把这些行为设置成开启你一天工作的按钮,帮助自己快速进入状态。如果不是独立工作,有自己的小团队,可以把在群里进行每天早会,或者每天准时问候,开启新的一天工作,作为一个开启仪式。这个仪式是在训练你的大脑,尽快适应进入工作状态。

    锦囊二:场景化

    呆在家里办公,不意味着可以呆在任何地方,设置专门的办公区域,如果有独立的书房,在办公期间关上书房门,明确不被打扰的时间,让自己和家人都充分明白“工作状态”。办公累了可以自由安排休息时间,这时候走出书房,去客厅、阳台透透气,做做伸展运动,但是不要去卧室,你懂得。

    在办公的环境里,尽量设置一些摆设和物件,营造一个环境,提醒你在工作,很专业很正式。比如公司的文件夹、产品册、一排跟工作相关的专业类书籍、自己的名片夹等等。

    还有一个非常有效的方法,就是把自己的标杆企业、个人人生标杆的作品、画像放在显眼的地方,时刻提醒自己该干什么。

    这个方法同样可以用在儿童家庭教育的场景设置上,你想让自己的孩子养成阅读的习惯,那就让他感受到,在家里随时都可以读书,全是书,没有电视机,把家布置成读书的场景。

    锦囊三:定目标

    这里的定目标不是指年度目标、月度目标,而是指每天的工作目标,并且不能多,只写3个最为重要,必须要完成的工作事项。可以通过笔记本手写记录,也可以通过一些效率工具,比如to do list进行记录和管理。

    我本人的习惯一直是准备一本工作笔记本,把年度目标拆解成月度目标,周目标进行管理,然后每天必须在本子上记录下日期,和今天要做的3件事情。

    Marketing工作和一般流程型的工作有不太一样的地方,我的工作可能每天都不一样,甚至一个小小的task可能都需要拆解成很多步骤去完成,不太能够量化,需要大量的搜集资料、头脑风暴、创意等工作,而这个过程很难量化,甚至可能我研究了3天,最后什么结果都没有得到,这个时候怎么来定目标提高自我效能和成就感?这个以后有机会再聊。

    总结一下,不管是你的工作自主性比较大,自我定目标,还是你被人指派今天务必完成哪些事情,都需要记录下来,通过记录锚定目标,一件一件去完成。

    锦囊四:程序化

    把自己在家办公的时间、流程慢慢的变成一种自动化的程序,不需要过多思考和安排,到了什么时候做什么事情,自动完成。

    比如我以前公司办公的时间是8:30开始,那我通常在7:30或者8:00就开始坐在书房开启我的工作状态了。我为什么要提前,当然除了我的自律以外,主要是为了能够有大块的时间集中注意力做不被打扰的工作。然后我设置了两个对外时间,一个是上午10点统一查看邮件,回复紧急的,不紧急的下午统一处理,还有一个是下午16点统一处理新的邮件。这样也能帮助自己有不被打扰的大块时间,因为一旦回复邮件,来一个回复一个,一个可能是需要花时间解决沟通协调的问题,都会变成碎片化的问题解决,不如统一时间处理。这个可能适用于外资企业,还是以书面邮件沟通为主的办公交流,那现在的即时通讯工具,QQ,微信,停都停不下来怎么办,方法其实一样的,不去看,设置专门的时间统一看,绝对不会有紧急到要人命的信息需要你来定夺的。

    那有人会问,你这么早上班,是不是可以早点下班休闲?我的答案是:当然可以,这个主要取决于自己对于工作的安排,如果今天的事确实做完了,可以提前休息、运动、看书,如果觉得可以把本来明天打算做的事情提前,也可以继续做下去,自己来控制,前提是你有足够的能力把控目标,并且要学会喊停和休息。不要把在家弹性办公变成没日没夜在办公,否则很快会被掏空。


    锦囊五:常连线

    时间一长,孤独感、无助感就会产生,强烈的归属感需求就会袭来。这种感受是所有自由职业者、独立工作中必然遇到的一个内心困境。解决方法就是常连线。在自己的工作安排中,每天都设置至少一件事情,是与外界相关的沟通,比如和客户电话问候、与销售沟通一线情况、与公司同事沟通协调、甚至是特意安排线下见面。这个归属感不要被动等待公司、团队给你,要自己主动寻找。另外需要设置一些每周固定的连线会议、沟通、讨论。比如每周一早上团队工作回顾,每周五视频会议等等,保持一定频度的视觉、听觉、触觉的连线。尤其要强调一点,根据自己的工作属性和职能特点,主动暴露进度和成果给到相关成员,积极的营造一些势能推动项目的进展,让同事感受到你工作的成果并给予一定反馈,也是能提高归属感。

    自由总是相对的

    当我们享受在家办公的自由时,才会真正发现,挑战我们自律的,正是我们的天性懒惰和逃避痛苦。所以短暂的因为没有管控好自己,没有完成预期的工作成果,不知道时间花在哪儿了的种种焦虑感都是正常的。

    如果说自由是一种权利的话,那千万不要相信自己有能力驾驭这种权利,只有当你利用这种自由,创造更大价值的时候,你才会真正享受到在家办公所带来的精神上的积极愉悦。

    所以,先去驯服自己的懒惰,低估自己的自律,用工具和方法把自己变高效。

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