古人常说：“台上三分钟，台下十年功”，这句话的意思是说：一个人虽然在台上表演短短的几分钟，可在背后有着很长的辛苦练习。一次舞台表演如此，一次活动的开展更是如此！一场看似再平凡不过的集团年会，虽然只有短短的两三个小时，在背后同样也是集众人之力，准备很长时间。
年会年年有，只不过是今年的特别早，所以在新年的伊始，RPM人力资源部就马上召集大家开展年会筹备会议，会议上就年会事项展开的激烈的讨论：有的人分析去年年会的不足、有的人提议今年年会的新创意点……总之，所有的与会人员都七嘴八舌地说明自己的看法和见解，为接下来的年会筹备工作出谋划策。
定主题
一场晚会质量的高低，晚会的主题有着至关重要的影响，因为晚会的主题决定了晚会的风格。晚会主题是高大上，晚会其他的VI设计也是高大上的；晚会的风格是接地气的，则晚会其他的VI设计相应地也是接地气。所以确定主题应该是年会最重要的事情，只有把主题确认，接下来的其他准备工作才能着手进行。根据以往的经验总结以及新的想法，今年集团年会的主题确定为：“聚势嘉华·跃启华章”，风格主要是运动风。
作分工
一项活动的顺利开展，离不开团队的合作。因此，在确定了主题后，根据集团的要求以及东莞地区人力资源部人员的配比，做了相应的分工。分工看似简单，找两个人搭档负责其中一项工作就可以，不需要花费太多的时间考虑。其实不然，在完成分工前，作为分工人员需要明白每一位工作人员的情况，比如：是否有经验、是否有时间、没有经验的是否可以搭配一名有经验的同事、或者某项工作不需要有经验也可以负责等等，这些都是作为考虑的因素。本次年会的分工由做主导的嘉华大酒店人力资源部制定初稿，厚街国际大酒店人力资源部作补充，经集团审批同意执行。
有了分工，一项活动就成功了一半，所有的工作人员主要按照分工表跟进工作，一步一个脚印，循序渐进完成，当然在完成工作的同时需要全体的工作人员保持紧密的沟通。
盯进度
如果说定主题是一场活动最重要的事情，那么盯进度绝对是一场活动最耗时的工作。盯进度盯的不单是后勤工作人员的工作，还包括年会节目排练的进度，这才是花费时间的地方。每个节目的难易度不一样、每一个部门排练的时间也是不一样的，因此作为节目组的负责人需要全天候待命，随时参与到节目排练中去，关注每个节目的排练效果，解决排练过程中出现的各项困难，如员工自学学不会舞蹈，则需要培合寻找舞蹈老师；员工找不到合适的配乐也要帮忙找音乐；更重要的是年底都是酒店接待最忙的时间，员工均在忙于支援帮工，排练节目都是在插针见缝中进行……总之，盯节目进度是年会最耗时的工作。
当然，除了盯节目进度外，其他的工作也是不容忽视的，比如年会的颁奖、视频和照片收集工作等。
听天命
看到听天命这三个字，或许有人会说我们太悲观了，把活动成功与否交给老天爷定夺。其实每一次活动，不管你前期准备的多充分，现场总会有很多你意想不到的事情发生，而作为活动的筹备人员，我们主要总结经验、把前期准备的工作做到100%，在活动过程中相互配合、保持沟通，一定能把活动的失误减到最小，让活动更加完美地呈现。
距离年会仅剩一周的时间，整个集团的同事都在紧锣密鼓地准备着，相信功夫不负有心人，嘉华酒店集团的全体员工都能有一次完美的视听觉盛宴。
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