【书 名】《搞定》
大家好，今天我给大家分享的书籍是《搞定1》，这本书的作者是美国人戴维 艾伦，他被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一。
关于搞定作者其实写了3本书，还有《搞定2》和《搞定3》，其中《搞定1》讲无压工作的艺术，《搞定2》讲提升工作与生活效率的52项原则，《搞定3》讲平衡工作和生活的艺术。
1.搞定的意义是什么？
每一个职场中人或多或少都有这样的体验：压力重重；太多事情都理不清头绪；似乎永远被各种任务和目标追赶着……
而搞定1这本书中提到的GTD系统将指导你在事务缠身的情况下，仍能头脑清醒、轻松自如地控制和处理一切。
那如何实现呢？
（1）修炼“心如止水”的境界，任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。很多人对于一些事情，要不给予过分的关注，要么不屑一顾。
（2）有效地处理内心的承诺，学会对生活中“悬而未决的问题”加以控制，可以有效地缓解压力。
第一，你必须明确并收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，并将其置于一个客观可靠的体系中，或者是我称之为“工作篮”的工具中——必须经常回访并清理它。
第二，你必须明白你的工作到底是什么并作出判断“需要采取什么行动来推动工作的进程”。
第三，一旦决定了行动方案，你必须在一个你经常查阅的体系中安排好这些行动的提示信息。
2.具体如何操作呢？
（1）理念现行：自下而上的行动管理
也就是要从当前任务的最底层入手，行动管理最重要的技巧是“把一切事务赶出你的大脑”。
在实际行动中，尽量让自己可以凭直觉去挑选要执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉要想让大脑高效地工作，就像CPU高速处理任务一样，必须保证RAM里排队的任务尽可能少。
（2）准备工作：确定时间、空间和工具
建议你安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作区，包括适宜的空间、家具和工具。工作区要安排合理、简单高效，能够大大减少处理事务时内心深处的抵触情绪，甚至还会吸引你坐下来投入工作，并加快你的工作节奏。对于大多数人来说，理想的做法是安排出两个整天。
特别注意两点：
重视移动中的工作区，如果你是经常出差在外的商务人士，准备好必要的办公设备，能够帮助你有效利用旅途中的闲散时间，不要共享工作区。
其次，你需要准备一些基本的用品，如资料存放托盘、白纸、文件夹、日程表、订书机、废纸篓等。
（3）收集阶段：归拢材料
你需要收集一切引起我们注意的事务和信息，无论大小、轻重、急缓。并将其存储在大脑以外的某个地方，如工作篮、纸质\电子记事簿、录音设备或电子邮件。但工作篮的数量必须限制在你可以应付的最大数量之下，并定期清空收集工具；
——外在的收集工作，主要指搜索你的周围环境，首先从办公桌开始，逐渐扩展到办公桌的抽屉、柜子和台子的表面和内部、地板、墙壁和书架等。
——内在的收集工作，主要指搜寻那些仍然存储在脑海中的事项。这时候，一叠简单的白纸开始真正发挥作用了。我的建议是，每张纸上只写一件事，以便日后分别处理。
（4）处理阶段：清空工作篮
这个阶段，你需要对收集得到的信息进行处理，彻底清空你的工作篮。
这并不意味着完成你所收集到的全部工作。
它指识别你收集到的每样东西，确定它是什么，意味着什么，需要你采取怎样的行动。
处理阶段有3个基本原则：
——首先处理工作篮中最上面的事务；
——一次做一件事；
——永远不要把任何事务再次放回工作篮。
处理过程中面临的关键问题是“下一步的行动是什么？”
这里有两种情况：
——如果你能找到具体的下一步行动，那么你需要权衡以下三种选择：立即执行、指派他人或延迟处理；
——工作篮中总有些内容不需要采取行动，此时需要你对它们进行分辨：垃圾、待酝酿的事务和参考资料。
（5）组织整理：建立好清单
从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类：“项目”清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、“下一步行动”清单（一个或多个）、“等待”清单、参考资料和“将来/也许”清单。
保持这些类别之间界线分明，是整个组织整理工作中最重要的一部分。
（6）检查回顾：保障系统有效运行
现实告诉我们，我们的系统不可能处于静止的状态，它必须被实时更新，才能在必要的时候帮助我们做出适当的选择。
因此，在这一阶段，我们需要思考两方面重要的问题：
1.回顾应该要关注哪部分的内容？安排在何时进行？
2.回顾应该怎样进行？每隔多久进行一次？
回答第一个问题，你可以从三个方面来进行回顾：
首先是查看日程表，其次可以查看清单，或根据情景选择恰当的回顾内容。
你至少需要每周回顾一次那些悬而未决的事。它能帮助你在旋风式的生活模式中始终记得最紧要的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。
（7）执行阶段：选择最合适的行动
具体到每一个繁忙而辛苦的工作日中，你该如何根据各种请款过来选择最合适的行动呢？
此处有三种行动方案可供选择
1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”，通过考量情境、时间、精力和重要性做出行动；
2.评估每日工作的“三分类法”：执行事先安排好的工作、处理突发事件以及安排自己的工作；
3.总体检视工作的“六层次法”，从近及远，分别是目前的行动、当前的项目\目标、责任范围、1-2年的目标、3-5年的展望以及人生。
（8）自然式计划模式
实际上大脑在闪现一个具体的方案之前已经经历了以下5个阶段：
1.定义目标和原则；
2.展望结果；
3.头脑风暴；
4.组织整理；
5.明确下一步行动方案。
头脑风暴最大的优点在于：
不仅能够捕捉到新颖独特的想法，还能启发你产生更多的好主意。
启动头脑风暴有3点关键技巧：
1.不判断、不质疑、不评估、不批判；
2.追求数量；
3.把分析组织工作置于次要的地位。
（9）养成收集的习惯
当你直面你所收集到的各种材料时，会更容易找到各种消极情绪产生的根源——它们是自我信任感丧失的结果。
一个团队完全学会使用完善的收集系统，就好比是大家正在驾驶一艘滴水不漏的舰船。
3.我需要的结果是什么？
学会关注结果
在这套方法中，处理日常事务时一个重要的技巧就是：学会在脑海中对结果作出正面的预期，并以此影响实践。“想出一个方法，好让我能多抽出一些时间来陪女儿。”这是一个明确具体的目标，并且会迫使你去确定具体的下一步行动。
【小结】
GTD系统的五大步骤
第一步：收集，一切引起我们注意的事务和信息；
第二步：处理，对这些信息进行处理，决定下一步行动；
第三步：组织，对这些行动进行有效的组织整理；
第四步：检视，通过回顾来确定下一步行动方案；
第五步：行动，直至最终完成工作。
针对这五个技能，我发现每次我们将注意力集中在一个技能上，会完成的特别出色。
这也是批量处理和刻意练习的一个非常重要的原则
集中精力完成一个简单动作。
会比集中精力完成一系列动作来的要好。
附录：思维导图
网友评论