论方便

今天来跟大家聊一聊与人方便，自己方便。

不论是自诩，还是被大多数同事、好友评价，我一直以来都是一个脾气很好，情绪控制能力很强的人，情绪失控的情况屈指可数，即使遇到那也是非常严重的情况。

今天居然能被一个同事逼到工作QQ上犀利的指出我对他已经不能容忍，且一句话都不愿多说。事情其实很简单，因为特殊原因他需要提前报销，公司规定是次月固定时间报销上月费用，领导已经特批他当月报销当月，而且报销单可以晚寄回来，先把所有的票据照片发给我，我审核完就可以提交签字转账了。原本很小的一件事，出现了报销单不按规定填写、微信只能发九张照片觉得麻烦、票据照片拍的横七竖八而且不全金额不相符、费用严重超标不愿意解释等等一系列问题，原本几分钟的事情拖了三天都没有解决完。当事人着急报销却从不主动询问公司制度，也不考虑别人的工作流程和进度。而出现这样问题的前提是我告知了要求、提供了模板、修改了他填的报销单、备注了所有我改动的原因，解释了我如此要求的理由，就这样还能有问题，我想一个正常人遇到这种情况都会吐血。

不知道你在生活、工作中是否有遇到这样的人，你吩咐他做一件事，说的很清楚，而且明明很简单，花费很少的时间，就能完成得不出错的事。理想中是这样，他在截止时间前做完交给你，你也能如期地传达给下一个人顺利地继续进行。但事实是，和他沟通好像永远无效。不论你怎样表述你的要求，他每一次都会出点状况需要返工，即便是你主动询问并经他解释后确实没有问题，也绝对是缺了这步询问就真的不行。让一件原本很简单的事情变得复杂低效，整件事的时间节奏完全打乱。

每个人都是独立的个人，要对自己的行为负责，也是社会中的人，与他人紧密衔接，对他人也要负责。也许因为你的一个小失误别人就要付出十倍的时间、百倍的精力去挽救，也许因为你的一个细心，自己想要的结果别人轻而易举就满足了你。

举一些简单的小例子吧，是我的工作习惯也希望与君共勉。

1.发快递的时候会在外包装上粗头记号笔写明物品、收件人、发件人，订单号等信息，发出后会第一时间告知收件人快递单号提醒注意查收。

2.给别人发送文件前，首先审核文件名是否清晰具有唯一性，比如文件内容，涉及的公司或者是给谁的，文件的类别是合同、草案、报价或者其他，是哪个版本、第几版修改还是终稿，是否考虑了对方查找方便而不只是自己方便等等。

3.发邮件、回复邮件的时候，简明扼要地写上主题，检查收件人的邮箱是否正确，附件是否有添加，相关人员是否都有抄送，落款是否有祝语和自己的公司名称、联系方式，内部文件在转发的时候是否无意间被带入给客户等。

4.保存和发送准确性要求高的文件时，比如报价单、员工信息等涉及数字精确性的文件，先自查是否因为格式设置不当等一些原因，导致数据保存错误或者保存失败。

5.和别人沟通问题的时候，先整理好自己的思路想法，小事可以集中询问一起解决，能自己思考、寻找途经搜索解决的先自己解决。

6.不论工作文件还是私人存储，习惯随手备份，定期整理。总会遇到因为电脑故障、随手乱归置文件，用时找不到耽误使用的人，习惯了随手备份科学管理，即使再着急也不会影响使用。利用云备份即使只带着手机也可以随时答复同事、客户，而不必说“实在抱歉，我不在电脑旁”。

7.接到电话询问清来电人身份、称谓、事由等信息，这样需要处理或转述的时候，就不至于描述不清楚、问题解决不及时不恰当。

8.正式工作前按照轻重缓急列好TO DO LIST，中间即使被很多其他事情打断，也只是先简单记录添加在list当中，处理完手头在做的事后再去处理，大脑是用来思考的，不是用来囤积无用记忆的。解释重要性其实是很容易被理解的，也没有那么多刻不容缓要求你马上执行的事。

所以我个人觉得不经意的小习惯，会给自己带来很多轻松愉悦感，多为他人着想予以便利，也让自己获得更多的便利。