大脑的工作特质与带给协作工具设计的启示（中）

本文的上篇在此：大脑的工作特质与带给协作工具设计的启示（上）

上文讲述了我们大脑的三个在工作中可能影响生产力的重要特性，分别是 切换成本、想法维护成本、洞穴微光效应。在文末也提到了一些对这些特性传统有效的适应方法，比如运用抽象和模块化的方法，设计出 事项清单，和工作流程分解，一步一步分次把事情完成。

这次我想讨论一些更复杂的方法和理念，它们都能进一步地顺应大脑的这些特质，同时，依赖如今的信息基础设施，第一次有望被以足够低的成本实现。

一，异步通讯：

正如前文所述，我认为尽管知道切换成本很高，我们依然愿意容忍不断打断的重要原因，除了事态真的很急迫以外，就是一直维护着这个主意也是会牵扯精力的。这组矛盾一个自然而然的解决途径就是，允许一方先直接说他们想说的话，存起来，接收方稍后再处理（“异步”），传统的实现方法是雇佣助理或者秘书，来对信息进行缓存，在方便的时候再一项项处理。而现在的协作工具可以依赖软件系统大大降低相关的成本。

决定异步通讯效力的是这么两个维度：

1.接收者侧：上下文完整程度，越少需要主动回忆拼凑的，切换成本越低。

2.发布者侧：完整、逻辑的想法记录，甚至鼓励采用极有层次、带标签的形式来记录想法，目前我看到的最妥帖的尝试是workflowy。

通过异步通讯手段发布完信息之后，发布者就基本上可以算是任务达成，卸去很大一块维护想法的负担了。和直接打断唯一主要差别，就是他还需要再留心一下内容被接收的确认和等待后续的反馈。

传统组织协作中要求的“及时反馈”本质上也是一个帮助及时释放注意力资源的点，因为这样直接相当于帮你完成了一个“确认任务交代”的子任务，就不必再拨出精力维护这个想法了，于是所有的进展又可以增量地往前推进一些。异步通讯也可以考虑通过优化通知和反馈在这个方向上继续帮助减轻焦虑。

同时，如果这个套系统能够自行区分一下轻重缓急（这里的依据也可以来自发布者的选择），不进行不必要的打断提醒（响声、弹窗），则上佳。

二，自动化：

协作系统或者更传统的OA系统，本质上是信息处理系统，那他们的本职之一也就是要能够根据规则替代手动操作，比如替代原本一项项的粘贴。讲起来简单粗暴，但是效率就是从这里产生。

模板、复制、移动 甚至更复杂的副本并行等机制都是。

本质上来讲，一项功能值得被整合进系统，各种操作的时间和复杂度成本至少首先应该持平已经普遍被采用的做法，比如用excel来手动管理甘特图和项目进度，或者用百度网盘、dropbox来分享文件，然后任何不损伤效果的操作简化都是加分，任何更加复杂的实现都是减分，加分减分相抵消，要务必保证有个大比分的正值。并且，即使积分是正的工具，也未必能够保证能在短期内立即被采用，因为还要考虑团队迁移和适应的成本。

三，降低焦虑

一般说到效率，大家觉得所指的都是时间，而实际上涉及到使用效率的另一个重要的层面是焦虑，为了说明这个问题，让我们先看一下这个例子：如果要求你点选浅蓝色的按钮，以下的界面那个更让你感到舒适？

是这样：

还是这样：

完成两个动作所占用的时间是应该是几乎一样的，但引起的焦虑和消耗的注意力则是截然不同的。更何况现实中，小的按钮，可能还处在更复杂、有更多类似的小按钮作为干扰的界面中，你需要集中更多的精力才能确保顺利完成目标。

那为什么完成功能时，尽可能降低使用者的焦虑这么重要？除了让使用者的进入门槛更低以外，还有我们前文讲的“洞穴微光效应”——我们的运行内存实在太小，一个不注意，过多精力被界面、交互牵扯，就有可能丢失手头真正重要的主意，尤其是涉及项目协作这种处理“正经”主意的时候，这点尤其重要。

这个目标就给产品在功能扩张的时候提出了一个非常重要的约束：需要权衡直接增加功能带来的代价。

交互方面有苹果等企业留下的非常优秀的例子，包括高频功能入口显著，低频功能入口可以稍微隐藏，尽量使用符合直觉和日常物件的交互逻辑等等……

这个方面asana做了一个略微激进的选择，他的很多功能都依赖用户之前的互联网产品的经验，熟知列表、标签、follow机制，并且界面细密，需要足够的熟练之后才能得心应手。在我看来，和asana抢用户，从功能配置以外的部分入手反而会更有效率。

本文的下篇在此：大脑的工作特质与带给协作工具设计的启示（下）

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