如何有效的开会？

作为管理者，总是避免不了参加各种讨论会、协调会、决策会等各种会议。会议是管理者每日使用的管理工具之一，当然，会议耗用的时间也是非常之多。

朋友A，最夸张的一个月里，70-80%的时间精力都在开会，而且会议从结果反馈来看，还基本无效。这真的非常折磨人，所以我们见面之初，Ta首先想了解的就是，如何有效的开会？

德鲁克老先生在《卓有成效的管理者》一书中，也专门谈到这个问题，说到：

卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么？他会自问：“我们为什么要召开这次会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么？”他会在事前想清楚目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。

只有如此，大家才能有一个良好的工作氛围和效率。否则就会出现员工带着问题参加会议，开完会出门问题更多了，会议也就成了一个浪费大家时间的形式主义了。

归纳来讲，一个有效的会议，我们从会议开始的前端准备、过程控制和后端复盘三个维度来看其中的关键节点：

一、会议前的准备：

1. 明确会议目的：在开会前，明确会议的目的，确保与会者都清楚会议的主题和目标。这有助于确保会议有针对性、高效率且有益。

2. 提前安排时间、地点和议程：提前安排会议时间和地点，并制定一份详细的议程，提前通知与会者。这可以帮助与会者在会议前做好准备，确保所有人都能按时参加，并确保所有重要议题都得到讨论。

3. 提前做好内容准备：主讲人需要提前准备好自己讲授的内容，这将大大的提高会议的效率。否则在会议上再来东找西找的，影响不好，效率也低。

二、会议过程的控制

1. 准时开始会议：在预定时间开始会议，所有与会者都应该准时出席，确保会议的高效率，尊重准时参与人员，避免浪费大家时间。

2. 控制会议时间：在会议中，要控制每个议程的时间和讨论的主题，避免过度延长或讨论发散偏离主题。这有助于确保会议在预定时间内完成，并确保所有议程都得到充分讨论。

3. 鼓励参与：在会议中，鼓励所有人发表意见和参与讨论，这有助于收集到不同维度的见解，提高团队成员的参与度、投入度以及讨论决策的有效性。需要注意的是，讨论发言时，发言顺序应由最资浅者开始，如此才能真正收集到不同见解。

三、会议后的复盘整理

1. 记录会议要点和行动计划：会议后，将会议要点和行动计划发送给与会者，确保所有人都明确自己的任务和责任，并避免遗漏重要信息。同时，以书面文件再次通知宣告，也更正式。

2. 会议复盘：在会议后，评估会议的效果，包括是否达到了预期目标、是否有改进的空间等，不断优化会议的效率和效果。