编者按：生活不能等别人来安排。在安排日程的方法中，最基本的就是To-Do List，我们的手机中大多数也都有这个功能。其实待办清单的头号问题是，它不区分To-Do List的轻重缓急以及所需的时间和精力。To-Do List容许我们偷懒，让我们更倾向去处理紧急而不重要工作。本文作者认为，我们应该用日程表取代To-Do List。原文标题《Be a Schedule Builder, Not a To-Do List Maker》
想象一下，你买了一部新手机，但在每天结束时，手机的操作系统都会崩溃。你会继续使用这款有问题的手机吗？当然不会。你会把它退回去，打个差评，然后买一部新的手机。
然而，很多人一辈子都在一个有问题的操作系统上运行。这就是所谓的to-do list。你见过有人靠to-do list过日子，并且真的完成了所有他们说要做的事情吗？我反正没见过。
to-do list的信徒们会把他们承诺要完成的所有事情记录在案，但在一天结束时，他们惊讶地发现未完成的to-do list变长了，而不是变短了。第二天，他们又重复着这种西西弗的做法。他们的一天、几个月，有时甚至整个职业生涯都是在永远做不完的忙碌中度过的，尽管他们使用的是一种应该让他们更有效率的技术。
现在是时候摆脱持续的压力和内疚感，因为没有在to-do list上打上足够多的勾，你要明白，为什么用to-do list运行你的生活就像在Windows 95上运行你的生活。
最终，你会发现，应该构建日程，制作每周的日历，而不是依赖to-do list，但在我们讨论这个问题之前，让我们讨论一下to-do list究竟有什么问题。
To-Do List会使坏习惯延续下去。
To-Do List导致分心
To-Do List破坏了生活中的乐趣
最好的To-Do List是你的日程时间表清单
不要误解我的意思，时间管理方法，就和任何工具一样，并不是一定没用或有用，而是要看如何使用它们。一把锤子可以用来盖房子，也可以用来砸别人的脑袋。在To-Do List的时候，把任务写到一张纸上，或者写到一个App里，是一件非常好的事情。我经常这样做，没有任何问题。
我所反对的是很多人用To-Do List经营自己的生活，就像我几十年来所做的那样。每天早上，当我开始一天的工作时，我首先看的是我的To-Do List。我会开始打勾，却不知道自己使用的工具完全是错的。这是一个坏掉的操作系统，我很高兴我已经更新了它，以下是原因。
To-Do List会使坏习惯延续下去
你有没有注意到，在你的to-do list上添加事情，比真正去做事容易得多？在没有约束的情况下，我们只会用永远也做不完的事情来填满我们的to-do list。
当我让to-do list支配我的一天时，我会责怪自己没有完成任务。我曾经认为一定是我出了什么问题，或者是我没有能力完成任务。我没有意识到这种消极的自我对话强化了一种刻板印象，使我不太可能完成目标。
正如我在《无法抗拒》（Indistractable）一书中所描述的那样，一些研究发现，行为的改变需要身份的改变。也就是说，长期坚持一套新的行动，就必须以不同的眼光看待自己。
如果你想保持身材，你不能在制定新年决议一个月后就放弃。你必须把自己看成一个运动员，这样你才能承诺建立终身的锻炼习惯。如果你想影响社会变革，不要只是投票，要做一个选民。如果你想停止拖延，你发现自己经常分心，不要对自己许下以后会兑现的承诺，要做到心无旁骛。
这两者之间的差异看似不大，但多项研究表明，我们倾向于符合自我形象、身份认同先于行为。
一个永远完成不了的to-do list会强化什么样的身份？虽然还没有直接的研究，但从现有的研究中可以推断出，这不是一个正面事情。当有一个不断的提醒，你没有做你说的你会做的事情，巩固了一个自我定型。我们开始以不同的方式看待自己。日复一日，周复一周，年复一年，我们没有按照自己说的去做的事实，最终会给我们带来损失。
最终，我们勉强接受了习惯拖延的事实。
“我明天一定能完成。”我们告诉自己。“再多一天又如何？”
我们重复这个循环，直到最后，在潜意识里，影响到从我们做的事转变为我们是谁。
我们对自己说：“我不善于应付deadline。” “我没法长时间集中注意力。”
我们掉入了一个自我实现的预言。这种情况就发生在我身上，我让自己相信我是那种“容易分心 ”的人，这又导致我变得越来越容易分心了。我开始告诉自己“我不善于管理时间”，并开始做出相应的行动。
不幸的是，当我们环顾四周，看到无穷无尽的to-do list App和效率“生活小技巧”告诉我们，只要把事情写下来就能完成，难怪我们会认为自己才是问题所在。但“出问题”的不是你我。而是to-do list的方法论。
To-Do List导致分心？
To-do list应该让我们井井有条。但事实并非如此。恰恰相反，使用To-do list来管理你的生活会导致更多的分心，而不是更少。要了解原因，重要的是要了解什么是“分心”（Distraction），什么是真正的“分心”。
分心（distraction）是指任何将我们从我们打算做的事情上拉开的行动。分心的反义词不是“专注”（focus），而是“牵引”（traction）。这两个词都来自同一个拉丁语词根“trahere”，意思是“拉”（to pull）。这两个词也都以同一个六字母词 “行动”（action）结尾，提醒我们“牵引”和“分心”都是我们决定采取的行动，而不是随机发生在我们身上的事情。
了解牵引和分心之间的区别至关重要。根据这个定义，我们不能把某件事情称为分心，除非我们知道它让我们分心的是什么。因此，我们不能说我们分心了，除非我们事先定义了什么是我们在那个时刻的牵引力。
某事是分心还是牵引，与这件事本身关系不大。相反，区分二者的是事先的考虑。
玩电子游戏或看电视可以是一种具有牵引力的行为，前提是这就是你计划用你的时间要做的事情。相反，如果一件事不是这段时间你承诺要做的事情，那么就算从事一项大多数人都会称赞为 “富有成效”的任务也可能会让你分心，这是很可怕的。
当我使用to-do list来管理我的一天时，我会在早上开始给任务打勾，认为自己已经达到了目标。我没有意识到，我是在让我的to-do list把我引向分心的方向，使我无法实现我的目标。
例如，即使我知道我有一个大项目迫在眉睫，需要花一上午的时间来做完，以免超过dead line，而我瞥了一眼我的to-do list ，选择去做让我可以逃避的事情（任何其他事情）。
噢！我的to-do list说，是时候把我的桌面图标重新按照颜色排序、按字母顺序排列文件夹了！？好吧！在我开始写那份我一直拖延的报告之前，我先去很快地把图标整理了。
当这一切完成后，我可能仍然不会去专注于那份写报告的艰苦工作，所以我要重新构建我的to-do list，这样我就知道在未来六年的生活中，到底有哪些事情必须要做。然后我再去写那份报告！......也可能我还是不会去写。
To-do list让我们被简单或紧急的任务分心，而忽略了真正重要的工作。我们被最有害的分心形式拉离了正确轨道，那种我们在不知不觉中屈服于它的方式。我们以完成任务为名，越跑越快，却没有意识到自己跑错了方向。
“我明天一定要去做。”我们对自己说。但当然，在糟糕的to-do list系统不变的情况下，第二天我们又会重复同样无望的步骤。
直到最后期限临近，我们才意识到，如果我们该专心致志的时候，投入到重要的项目中去，我们本可以做得更好，也可以避免这种沉重的压力。相反，我们让to-do list上的琐碎的任务分散了我们的注意力，这些任务给了我们一种欺骗性的感觉，让我们觉得自己在做要做的事情。
To-do list破坏了生活中的乐趣
最后，或许也是最恼人的，就是to-do list对我们休闲时间的影响。我把这种现象称为“to-do list 暴政”。
暴君是“残酷和压迫的统治者”。暴君让臣民做违背他们意愿的事情，让人们心生恐惧。好吧，也许我是为了戏剧效果而夸大其词，毕竟没有人因为违抗自己的To-do list而被砍头。然而，To-do list在其他方面让我们失去理智。也就是说，它就像一支敌对的军队一样占据了我们的头脑，让我们压力山大，剥夺了生活的乐趣。
在我对我的to-do list发动政变之前，那些未完成的任务，经常侵入我的头脑和休闲时间。当我和家人坐在一起吃着愉快的晚餐时，我却开始思考我的to-do list上所有未完成的事情。后来，当我和女儿一起玩耍时，那些没有打勾的事项折磨着我，有时让我夜不能寐。
最近的一项研究发现，侵入性思维（intrusive thought），包括思考我们“应该”做什么，会扼杀对生活中最重要的乐趣的享受。to-do list的暴虐不仅来自于它在工作时浪费我们的时间，还来自于它在我们试图真正享受生活时占据我们的头脑。
时间研究显示，美国人远远低估了自己的休闲时间。一些西方国家的母亲和父亲与孩子相处的时间都比上一代人多得多。然而，尽管美国人平均每天有时间看近5个小时的电视，但他们表示感觉自己更忙了。
我们花了大量的时间来“放松”，然而，具有讽刺意味的是，即使在休息的时候，我们也感觉不到放松。
我的感觉是，今天的很多职业人士，尤其是高绩能者，甚至不记得休闲时间应该是什么感觉。他们忘记了只把时间花在专心照顾孩子或散步上的感觉有多美妙。
值得庆幸的是，有一个有研究支持的方法，可以帮助你从一天的每一分钟中重新获得更多的快乐。
最好的To-Do List是你用日程表制作的
要想把自己从to-do list的暴政中解放出来，你必须打破通过看to-do list来告诉你该做什么的习惯。那么有什么替代的办法呢？是时候升级你的生活操作系统，改成建立以周为单位的计划表了。
按日程行事表似乎很简单，但大多数人都没有这样做（或没有正确地做）。他们只是在日历上填上一两个会议的时间，其余的都是空白。更好的方法是使用心理学家所说的“设定执行意向”，这是一个花哨的术语，指的是决定你要做什么以及什么时候去做。
提前规划你打算如何度过你的时间，是知道牵引力（你说自己要做的事情）和分心（其他任何事情）之间的唯一方法。
通过日历来做计划，不仅对工作相关的任务有用。我们还可以为我们重要的人际关系和投资自己留出时间。这种做法可以解决用to-do list来安排一天的三个主要问题。
首先，做一个时间表的制定者而不是to-do list的制定者，可以建立一个更好的自我形象。正如我们所了解到的，以你在to-do list打了多少勾来衡量自己是一个糟糕的想法。人们很不擅长预测一项任务需要多长时间才能完成，因此我们习惯性地无法完成to-do list上的任务。从现在开始，衡量自己的标准不是看你完成了什么，而是看你是否做到了你说要做的事情，不分心地做。
与其强化那些将未完成的任务从一天推到另一天，无法履行承诺的人的自我形象，不如适当地建立一个时间表，通过每一个没有分心的时间段来强化个人的完整性。
其次，to-do list往往会导致我们去做紧急或简单的任务，而不是重要的工作，提前决定如何使用时间已被证明可以减少分心。时间表通过增加固定时间段的约束，使你更有可能保持正轨。当你知道自己只有一个小时的时间来完成一项任务时，你会变得更加专注，而不是让自己混时间。
最后，使用日程表可以缓解你应该做其他事情的感觉，从而重新带来生活中的乐趣。如果你安排了玩电子游戏的时间，你就无处可去了，也没有别的事情是应该做了。你终于可以毫无愧疚地享受休闲时光了。事实上，当你安排时间玩乐时，去工作现在反而会成为一种分心，因为这不是你计划用时间要去做的事情。
如果你已经准备好建立自己的日程表，我可以给你一些实用的建议。
马克·安德森（Marc Andreessen），他可能是硅谷最著名的投资者。在他广为阅读的《个人生产力指南》一文中，安德森自信地宣称，“不要用日程表”。安德森的建议让我顿了一下，这样一个聪明的人怎么能拒绝数千项经过同行评审的研究的成果呢？
当时，我对安德森行为的提出的论点是，也许他是例个外。然而，13年后，安德森改变了主意。原来，没有日程表的生活也不适合他。
在最近的一次采访中，安德森说：“我基本上和13-14年前的模式做了一个完全的180度转变......对我来说，现在典型的一天就是非常严格地按照日历行事。我正努力让自己的一天尽可能地‘程序化’。”
欢迎你加入日程表俱乐部，马克！
安德森并不缺钱，但他和你我一样，每天只有24小时。他意识到，保持一个日程表，可以把宝贵的时间用在对他来说最重要的事情上。
安德森公开升级自己的人生操作系统，这值得肯定。我们都可以升级自己的人生操作系统，学习更好的方法，让自己的一天过得更充实。而幸运的是，这种升级是免费的。
（译者：蒂克伟）
网友评论