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如何高效率完成工作?我的几项时间管理法

如何高效率完成工作?我的几项时间管理法

作者: 柯锦川 | 来源:发表于2018-05-21 20:07 被阅读159次

    每年的年底都很忙,一年工作的结束一般工作单位都需要写年度总结,或者要上交很多的资料,作为一年工作的完美结束。所以,一般年底的时候是最忙碌的。

    记得一月份的期末时,对于我们教师来说也是非常紧张忙碌的时刻。特别是学生的期末考试,昨日刚考完的试,今日就必须得阅卷完毕,还要写阅卷和写质量分析,填各种各样的表格,作为班主任任务就更多,要上交很多不同的工作总结。

    本来平常的工作日,每一天都像打仗一样匆忙,一会儿来一件事,都需要及时去解决。自己的事情是绝对不能在工作期间去完成的,近年来我很喜欢主动加班,这也是我进步自律的表现吧。

    我的很多同事从来不加班,她们信奉的是高效率工作,任何的加班对于她们来说是耗费生命。所以每个放学时刻,她们从来不会停留办公室片刻,这种态度我非常的欣赏。

    《如何彻底告别拖延症》这本书里,提倡的就是“截止时间工作法”,坚决提倡不加班,在单位时间里提高自己的工作效率。

    而我还是那个爱加班的人,习惯性地下班留在办公室里,连学校的保安都知道我这个习惯,因为他们经常看到晚归的我。

    我的加班,很多时候并不是因为很多事拖着没做,而是工作上的很多事,我现在喜欢提前完成一些任务。

    学生期末考试完之后的那一天,本来是一个学期里最忙碌的一天,根本没有时间喝一口水,更没有时间做任何其他的事。而在我的同事们忙得焦头烂额的时候,我惊奇地发现我都完成了这期超额的任务。

    同样的工作量,我都觉得要做的事太多,然而我竟然可以在她们焦急忙碌时,坐下来泡杯茶,一边等待着她们,一边打开一个文档开始写自己的文章。

    我想,这一切得益于我的时间管理。时间管理得好,就不会那么匆忙。总结了下我工作上的时间管理方法,供大家参考:

    1.提前列清单:每天要做的事情和需要上交的资料

    每天工作之前,早餐之后我来到办公室,第一件事一般是坐下来拿出便签本,一条一条写出今日必须要做的事项。

    有时根据轻重缓急的顺序写,把最重要的写在最前面一条,写得不用太多条,大概在四五条左右。写完之后,把便签本放在办公桌上最显眼的地方,做完一条就用红笔画掉一条,这样很有成就感。

    先从重要的事情开始做起,如果先吞掉了那只最大的青蛙,那么后面的任务相对的就要轻松多了。

    这个习惯真的非常好,我很受益于这个习惯,多谢自己从学生时代一直沿用至今。很多人丢掉了学生时代的好习惯,而我现在觉得长大后的我们,越来越重要。

    到年底的时候,一般领导层年底需要上交什么材料,都会提前在群里面发出来。

    我会在他人还不太注意的时候,就把这些要上交的资料名一条一条抄写下来,写在我的便签本上。虽然还没有到达上交的时间,但是我会想着这些需要去完成的事,于是在空余时间想到了就会去做。

    列清单的好处,让我不再盲目忙碌,而是有目标地忙碌。头脑的容量有限,我还有很多事情要想,万不能让这些锁事霸占大脑,于是我写下来,更不容易使我落下什么要事。

    长此以往,工作效率提高了,在工作上也不会犯什么错。

    2.利用工作时的零碎时间,提前完成

    记得刚开始工作的时候,真的挺爱拖延。

    今天要做的事,能拖就拖。明天要备的课,明天能备就决不想今天备。

    随着现在我对自己的要求越来越高,再也不像之前那样了,有时想想真的是一件好事呀。以前那么爱拖延的我,现在工作上很少出现拖延的情况了。

    可能我已经意识到了时间的重要性,我也意识到了有些事情怎么拖延之后也必须得完成的事实。更重要的是,我不希望工作上的事情拖着不做,之后影响我个人的时间,让自己一天什么都没做成。

    刚开始来这个单位工作时的第一个学期,我很多事都不怎么熟悉。不知道怎么写《班主任工作手册》,也不知道有些材料什么时候上交,因为不熟悉所以没在意。往往是说要交时,疯狂补写。、

    而现在我熟悉了之后,知道平常在繁忙的工作里要准备些什么。在平常的工作日,只要有时间我就会利用空闲的时间,去准备这些材料。

    以后不爱备课,现在反而备课时停不下来。本来平常有自己空闲的时间少,但只要有空闲时间,或者是下班之后我就开始备课,很多时候备完一篇接着备另一篇,停不下来,常常开学的前两个月,我已经把一个学期的课文都备课完了。

    这样任何时候都有准备,这样之后的上课就会轻松很多。

    以前的误区是开头轻松,以后无比繁重和慌张。现在的改变是开头主动多花费时间准备,后面轻松面对一切。

    总而言之,那一大堆的事我不会拿到要交的那一天做,这样看来我的确改变了。

    3.做事时,专注!善用番茄钟

    我很喜欢用番茄钟,用于做事时的专注。

    我的手机里有好几款番茄钟,渐渐地主要用“番茄ToDo”,其它类似的APP还有“潮汐”、“Forest”等,其主要原理都是专注25分钟,然后休息5分钟。

    当然专注的时间是可以自己设置的,但一定要保证在这个专注的时间里,一定不能分心去做任何其他的事。

    我手机里用的番茄钟!

    软件里还可以设置学霸模式,一旦启动专注模式,手机里任何其他的软件,诸如微信、QQ信息在这段专注的期间都不能打开。我的习惯是打开“常亮”模式,倒计时就放在眼前,这个专注的时间我守护得很好。

    专注的时候,有时候会来学生找我,有可能会中断我手上在做的事情。但后来他们跟我形成了默契,每次看到我在倒计时专注做事时,会等我完成了再来找我。

    如果万一中断的话,也没关系,重头再来。

    其实我有时候会更加果断。因为我总是觉知到手机是最严重的干扰,有时一不小心去看个信息,然后就陷入进去,东翻翻西看看,不知不觉会浪费很多的时间在手机上。

    于是大多时候,我干脆就直接关机。包括现在我有时会去图书馆,进入图书馆之后就会关机,要看书就关注看,要写作就专注写。做完了之后,再集中回复消息,其实也不会错过什么重大消息。

    4.做事一气呵成,同类型的事一起做完

    做事一气呵成,就是做一件事,就决心做完那件事,不一心二用,就简单地在那个当下完成那件事。

    事情一件一件地完成,慢即是快。或者同类型的事,就写在清单上,一个一个完成,一次性完成同类型的事。

    比如,要写几个类似的材料。如果此刻我已经写完了此篇材料,我会想着把所有清单上写的要完成的材料一次性完成。即使这一刻下班了,即使这会儿已经很晚了,我也可以给自己一点时间,去完成它。

    如果只完成一份的话,下次还得重新再来,思路要重新整理,还不如同一时间段把相同的事情做完,即使这需要多花我很多时间。

    5.不重要的但要做的事,可请他人帮忙做

    我们每次要做的事,主要分为四种:重要且紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要但紧急。

    这就是时间管理里的四象限法则,把工作按照重要和紧急两个不同程度进行了划分。高效能人士往往将时间花在重要不紧急的B类事情上,而生活当中的确有那么多重要不紧急、不重要但很紧急的事。

    时间四象限

    如果有人将时间都花在不重要又不紧急的事情上,那么显而易见他有可能做不成什么大事。

    不过工作当中,有很多不重要但紧急的事,比如说上面突然下达的通知,或者要到教室通知的事情等等,太多类似的事情。

    以前我凡事亲力亲为,事必躬亲,什么小事我都自己做,常常累得苦不勘言,一天下来觉得在瞎忙。后来我变聪明了,有些事情我就委托给学生去做,一方面锻炼了他们的能力,一方面让他们做事更加独立更有主见,事半功倍。

    以上是我工作中总结的一些高效的时间管理方法和我的经验,对我比较有用,希望也对你有用。希望此刻懒散的自己,遇到更加自律的自己。


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