前言
在物质和信息过剩的时代里，“极简”不仅是一种流行的生活态度，也是一种重要的工作态度和理念。生活也好，办公室内过多的文件、材料、信息以及多线程的工作，不断分散人们的注意力，降低工作效率，对精力也是巨大的损耗。我们不断去倡导极简工作，但是可以使用各种使用技巧，让我们在工作和生活中化繁为简，在生活场景、工作场景、工作流程的断舍离、整理、简化、聚焦工作，提高专注力，从而大幅度提高效率。
给自己定位
开始之前先给自己做一个小测试，一共有几个问题，帮你判断你的整理如何：
1、你的桌上是不是放着每天都会使用的物品？
2、你的办公桌上是不是只放着你正在进行的一项工作的材料？
3、工作时你是不是只用一个手机？
4、你有没有设置可靠地事情跟进提醒，确保有时间期限的事项不会被淹没在成堆的文件，琐事，废了很大的功夫，东西才能找到？
5、你的系统能否确保在运行的项目的，一分钟之内找出每个需要的文件？
6、你不在时，你的同事能否从你的工作材料中顺利找到他想要的文件？
7、你是否列过清单简化工作？
8、你是否随时都清楚应当把材料存放在哪里？
9、你有没有为你的办公室工作约法三章？
10、你是否为生活定期整理和清洁？
一旦开始意识有意识地改变和简化你的整理思维，你的工作日常也会随之简化。这一了不起的经验可以被总结成为简单的方法论，并在实践中不断测试。这哪有过年才能把你的工作场所的垃圾清理干净。每位独立的步骤都浅显易懂，一步一步做下来，你的办公室将会从杂乱无章变为井然有序。
生活不应该杂乱无章
复杂的世界渴望简单。大多数人在审视自己的工作场所时，总会清楚地意识到这一点。
其实我们可以回顾一下，工作场所几十年来并无实质性变化--及时技术革新，无纸化办公已经成为现实，组织管理方面的研究发展惊人，办公室里还是会一如既往地出现堆积如山的纸张，贴着“加急”标签文件夹，写着电话号码、邮箱地址、日程表、待办事项、宣传广告、工厂样品的黄色便利贴，从网盘到U盘等各式各样的存储器，还有免费样品、杂物。。。为什么是什么？
因为工作场所不仅仅意味着工作地点，他更是一个象征，就像使我们转移到外部大脑。你闹钟的东西会以一近乎不可思议的方式复刻到你的书桌上。在这一二平方的小天地里，面对日益复杂的工作生活和持续增长的压力，你仿佛置身于拼贴画中，每日处于进退两难的窘境。
“没人有时间整理东西，但人人有时间找东西。”在美国的一个学院研究报告表明：办公室工作的人平均浪费了32%的工作时间。细分这些浪费时间，月三分之一浪费在自己的办公区，只为做资料找资料；一般是由于办事过程协调不周造成的，这可能会引发过程的等待时间和办公运行的停滞；剩下的则归咎于办公室其他低效的工作。
通过一些建议，方法可以做到：
1、效率提升10%-20%
2、方法空间节省20%
3、找东西时间节省40%
4、工作时间缩短25%
如何做呢？
整理的价值，就是让过去那些存在而未被察觉的问题变得透明化。整理是阶梯状的，持续改进的。其实整理本身就是一个持续改进的实用过程，由多个小步骤积累而成。
一、整理与整洁
“人们把自己的桌子整理成什么样子，也就是脑子整理成什么样子。”生活、工作环境的整理能做到立即做到节约时间、提高效率。具体做法：1、拍下现状；2、系统分类；3、没有时间整理怎么办？4、尝试丢弃；5、在直接工作区域内获得更多的空间；6、完善垃圾清理；7、保持工作区域整洁；8、实践成功的秘籍；
自测：
1、拍下了现状？
2、通过系统性归类从闲置物品中抽出身来？
3、使用了便利贴？
4、将“尝试丢弃”法付诸实践？
5、在你的直接诶办公区获得更大的空间？
6、试行了垃圾分类并利用“废纸箱”？
7、养成下班前清理办公桌的习惯？
二、约法三章
在整理出、保存或丢弃不需要的物品之后，必须要进行下一项任务：留下来的资料或办公用品一定要合理的整理和归档，以便未来能够快速便捷的找到他们。“所有东西都有一个去处，所有东西都有它的去处。”做到人人都知道某种特定资源现在何处。规定意义在于简化而非束缚。规定是做事情最简单、最轻松和最保险的方式方法。 在开始整理之前请先立下所有东西都须即使标记的规定，并且标记须尽可能明确易懂。
1、给自己的储存系统做好了标记了吗？
2、清空了你桌上的便签纸等杂物了吗？
3、启动了一个或多个可视化文件夹？
4、准备了能够闲置阅读文件厚度的隔层？
5、设立一个可靠地备忘录？
6、拥有触手可及的运行项目资料夹？
7、制定了传真和复印机使用规则？
8、制定办公室办公用品使用规则？
9、给你的档案室节省了空间?
10、制定了公用空间使用规则？
11、列出了能减轻你工作负担的清单？
12、制定了规则，一边阅读文件能够节约时间？
13、以书面形式制定了这些规则？
三、优化工作流程
当你使用某些方案时，请不要忽略这些方案与你亲笔写下的规定相匹配。那什么样的流程才是好的呢？如果出了给结果带来负面影响的因素，其他都没有被遗忘，那么这就是一套最佳的流程。1、通过看板管理库存；2、针对常用收件方准备地址贴纸；3、加速微信联系；4、提高会议效率；5、一分钟速成教学让办公室仪器操作变得简单；6、集中使用一个宣传窗口；
1、优化了工作流程？
2、减少了浪费？
3、优化了结构？
4、利用办公室整理原则优化其他团队？
四、加强自我责任意识
帮助员工充分发挥其潜能，在员工的帮助下，球可以继续向上推进。1、真正实现信息透明化；2、激发员工的潜能；3、营造不畏错误的氛围；（出现错误，不问谁的错，而问什么错；将问题和个人分开，共同找出原因并解决问题。）4、建立优化建议制度；5、加强员工的自我管理；6、实践成功的秘诀
1、为了负起责任，你自己知道或给别人发出必要信息吗？
2、你在过去的一年至少参加了三个内部或外部的进修吗？
3、你将错误视为能促使进步的宝藏，而不是问题吗？
4、你的公司是否有一套行之有效的优化建议制度吗？
5、你是否使用时间规划本或电子规划系统？
6、你每天都做规划吗？
五、目标与指标
“行动最慢却没有失去目标的人，永远比没有目标四处乱转的人要走的快。”那办公室的整理如何与公司的战略和个人成长规划结合在一起呢。那就是目标和指标。1、处理时间与运行时间之比；2、遵守日常安排；3、投诉率；4、支出份额；5、每人提出优化建议；6、员工满意度；7、实践成功的秘密；
1、你清楚公司的定位吗?
2、你从这些战略中哦找到目标了吗？
3、你讲这些目标分解到上至部门，下至各个员工了吗？
4、这些目标贴在工作区了吗?
5、你设立了和这些目标结合的指标了吗？
6、这些指标定期测量了吗？
7、你将这些测量结果公示了吗与目标值挂钩了吗？
8、这些公示的指标张贴出来了吗?
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