你是否曾被层出不穷的琐事淹没,恨不得生出三头六臂一心两用?
你是否每天筋疲力尽,睡前一回顾却好像一天什么都没做?
你是否想好好陪孩子玩玩,或者与好友举杯畅饮,却总也没时间?
会个人管理和不会管理的人生完全不一样。
如果你想每天都有旺盛的精力,高效地处理工作中的事务,那你一定不能错过《搞定》(英文名getting things done)这本书。本书提出了一套细致具体的工作流程管理方法,指导读者在目前的工作中以最小的付出获得最大的回报。
这套方法简称GTD(getting things done的缩写),作者戴维·艾伦20多年用这套系统进行了几百次的公开研讨与培训,帮助几十万名职场人士,摆脱每日救火的困境,成为效率达人。至今为止,这本书畅销10多年,帮助全球数千万人的建立起自我管理系统。
GTD核心理念在于收集所有悬而未决之事,清空大脑。并在任何“输入信息”时能快速建立起“下一步行动”计划。具体分为5个阶段,分别是收集、处理信息、组织整理、回顾、行动,下面我们来详细说明。
一、收集
一台运行的电脑,要使得运行更加快速顺畅,必须关闭一切不必要的缓存。如果我们的大脑是一台运行中的电脑,大脑内纷繁杂乱的思绪就是无数不必要的缓存,势必会不停产生干扰,分散注意力,导致效率低下。
要想高效率的处理事务,首要条件是清空大脑。清空大脑的方法就是把脑中一切悬而未决的事务都收集下来,存储在大脑之外的某个地方。这个地方可以是一张白纸,你电脑上的一个文件夹,或者印象笔记,有道云笔记等。
二、处理
完成所有的收集工作后,接下来要做的就是彻底清空收集箱。清空收集箱有一个必须严格遵守的原则:
1、从收集箱最上面的事务开始按顺序依次处理
2、一次只处理一件事。
3、不要再把任何事务再次放回收集箱。
处理过程中最关键的问题在于“下一步行动”。
一般事务可以分为两种,能找到具体的下一步行动的和无需付诸行动的,不需要采取行动的事务视情况扔掉或者归档,需要采取行动的事务如果两分钟内能够完成,立即去完成它。其他的委派他人或者放入组织系统,推迟执行。
三、组织整理
组织整理是将收集的事务分门别类整理起来,它与第二步的处理工作其实是同步进行的。戴维·艾伦在本书中列举了5个集合:
下一步行动清单
确定具体可行的下一步行动是高效率工作的核心步骤,如果你的“下一步行动”数量太大,可以将他们按照“电话”、“电脑旁”、“外出事宜”、等情境分类,做到充分利用所处环境,高效的处理事情。
日程表
日程表内集合的是对执行时间有刚性要求的事务。比如说下周二参加朋友的婚礼、下午4点组织会议。
等待清单
这里面是那些需要等待别人完成的任务,比如需要财务订购一个新的扫描仪、设计稿邮寄给甲方后等待他的意见和回复等。你的任务就是定期回顾“等待”清单,检查完成情况或推动事态的发展。
以上三个集合是需要付诸行动的事务,非行动性的事务可以分为两类,第一种是参考资料,一种是记录代酝酿事务的“将来/也许”清单。
经过这五类清单的组织整理,你的工作将会变得条理清晰井然有序,显著提升处理效率。
四、回顾
生活和工作不可能一成不变,这个系统也就不能一直静止不动,必须实时更新,紧跟事态的发展。回顾分为两种,
第一种,每天回顾。每天应当花上零散的几秒钟或几分钟,浏览日程表、行动清单,确定当天所要执行的任务。
第二种,每周回顾。每周抽出几个小时,重复执行收集、处理、组织管理和回顾四个步骤,审视一遍行动计划。
五、行动
最后一个步骤是执行,根据时间、精力的多少,情境的限制或者事务的重要性等,选择最合适的开始行动。
戴维·艾伦在详细介绍GTD系统后,还介绍了培养高效能生活的三个习惯:
1、养成收集的习惯
大脑中只要有任何悬而未决之事,必定会产生心理压力,消耗宝贵的精力,彻底的收集一切未尽事宜,能帮助我们达到“心如止水”的境界,将精力集中于一件单独的事务,成为高效能达人。
2、确定“下一步行动”
说起来很简单,一旦你自己习惯于把模糊的事务,确定成具体可操作的下一步行动时,你将达到一个全新的境界。它可以显著提高你推动事务发展的能力,明确责任,大幅度提高效率。
3、学会关注结果
做事之前先预先结果,找准目标,才能更有把握的去执行任务。
GTD系统提供了一整套的方法、工具以及完美细节,不仅能管理好工作中繁重的任务,也能处理好生活中琐碎的小事,极具实用价值,只要我们应用其中的知识和技巧,持之以恒,我们的生活必将变得轻松有序。
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