工作中,我们经常会遇到商务接待的任务,有哪些注意的礼仪呢?咱们通过清单来看看。
一、接待礼仪
1. 开始联系客户的时候就注意,提前先确定好这些信息:客户会来几个人、分别是什么职务,姓名和性别是什么,预计来访多久,是否需要在你公司用餐等等。
2. 在见面前,要认清来访客户的负责人、大领导。如果你此前并没有面对面接触过客户,那你可以看看客户的朋友圈,或者在网上搜索,记住长相,确定不会认错最高负责人。
3. 来访当天,在客户到达之前,你要随时在微信、电话上掌握他的动向,提前5-10分钟你就要下楼在大门口等候,并告诉客户“我在某某门口等您,我穿的衣服是xxx”。
4. 当远远看到客户下车走来,你要加快步伐迎上前,让客户感到你的热情,在离客户很近到两三米的时候,稍微放慢步伐,稳重走过去,体现你对他的重视。
5. 见面后主动握手问候,同时做自我介绍。主动握手会让客户感到你的欢迎之情,比客户主动伸手来握更好。自我介绍要包含三个要素:公司+部门/职务+姓名。
6. 不要忽略到访的任何一位客户。和大负责人握完手后,也要一一与其他人员握手问候,如果多于三人,点头问候即可。
7. 如果你的领导也在,那你在互相介绍时,要遵循“尊者先知情”的原则。先将你的领导介绍给客户,紧接将客户从高职务到低职务的顺序,介绍给你领导。
8. 引领客户进来,你要走在客户左前方1到1.5米,传达“以右为尊”。如果客户多于五人,接待人员至少需要两位,你在前面引领,另一位在最后,关注走在后面的人。
9. 凡是有转弯、岔路、上下楼,都必须有语言提示。你可以一边说“您好,这边请”“前面向左转”“我带您上楼,请小心台阶”,一边身体微微侧向客户,用手臂来指示方向。注意,不要用一根手指头去指。
10. 引导客户上楼梯时,应该让客户走在前面,你走在后面;下楼梯时,你走在前面,客户走在后面。如果要上楼超过两层,应该每到一层就说:“这是第几层。”
11. 搭乘电梯,记住让客户“先进先出”的原则。也就是,你先不进,而是在外面按住开门按钮,伸出另一只手请客户进入,自己最后进,站到电梯内控制钮附近。出电梯时,按住按钮开关说:“您先请。”等客户都走出去后,你再出电梯,快步跟上。
12. 把客户带进会议室或者办公室时,记得向客户提示:“就是这里。”一手拉住门,另一只手邀请客户先进入。室内的座次礼仪遵循“以远为上”“面门为上”“长沙发优于短沙发”的原则。
13. 客户一落座就应该奉上茶水。递水时,几个细节要注意:倒茶倒水别超过杯子七分满;端茶杯的手拇指不要碰杯口,那是客户嘴巴接触的地方;两杯以上的饮品,最好用托盘端出;建议放在客户的右手边,不是左手边;如果杯子有握柄,将握柄的方向放在客户的右手方。
14. 有始有终,做到“在哪里接,也要在哪里送”。如果是从你公司门口接的,就送到大门口;如果是从酒店接的客户,也要送回酒店,让客户在最后一秒仍然能感受到被尊重。
二、用车礼仪
1. 按照国际惯例,乘坐轿车的座次安排准则是:右高左低,后高前低。如果是你带着司机接客户、打车接客户,客户最大的领导该坐在后排的右侧。后排左侧位次之,中间再次之,而你应该坐副驾。
2. 如果是你自己开车接客户,你在司机位,那么按照惯例最尊位在后排右侧。但这不是强制客户一定要坐,若客户想和你深度沟通,也可以坐在副驾驶位置。
3. 有一个例外要注意:如果是你的领导开车带着你,一起接送客户,第一尊位就是副驾座。客户大领导坐在这里便于和你的领导交流,以视平等和尊重。后排右侧为第二尊位,左侧为第三尊位,中间位置为末位。
4. 上下车顺序也要注意:由客户和你的领导先上,司机和你最后上;下车时,司机和你先下车,客户和你的领导后下。
5. 除了常见的五座小轿车,还有三排七座的商务车。如果是专职司机驾车,且是自动车门,则第一尊位是中间一排的右侧,第二尊位是中间一排的左侧;如果是非自动车门,则中间排左侧是第一尊位,你应坐在副驾座。这时候因为尊位在中间排,所以后排的人应该先上车,后下车。
6. 如果不是司机开车,而是你的领导驾车,则第一尊位在副驾座,其余位置和上面排序相同。当然,以上的一切规则都不是定死的,如果客户就是想坐在某个位置,那么规则就不重要了。客户坐在哪里,哪里就是“上座”,尊重客户的选择。
7. 还有几个小细节要注意,会在不经意间为你加分:后备厢提前收拾干净,留出足够空间放客户的行李;停车靠边时不要停在水洼、坡地、护栏、泥泞处。
三、用餐礼仪
1. 选择餐厅,在菜品都过关的基础上,关键还要看餐厅氛围是否符合宴请的主题。如果是人数少、比较私人的宴请,就选择私密带包间的、氛围安静优雅的餐厅;如果是远道而来的客户,就可以选有当地特色的餐厅;如果客户喜欢古典文化,就可以选择古香古色的餐厅环境。
2. 宴请中的穿着,可以比职场中“休闲”一级。也就是说,如果你和客户在公司里都穿非常正式的西装套装,那么宴请时就可以降一级,穿商务休闲西装。男士可以选择“西装+衬衫+休闲裤”“衬衫+休闲裤”。衬衫可以不选黑白灰,选择酒红、咖啡色、浅粉这类柔和的彩色,比黑白灰更加显得亲近。女士建议穿裙装,比裤装更适合宴请场面。优先选“过膝小黑裙”,其次是 “西装+过膝摆裙”“衬衫+过膝铅笔裙”。
3. 座次安排是商务宴请礼仪中非常重要的一环,我建议你记住大原则:以右为上,以离房间门远为上,面对着门为上。先确定一个“主人位”,也就是你方大领导的位置,一般在圆桌包间,就是离门最远的那一个。以“主人位”为基准,客户应该全部坐在你领导的右手边,职位最高的客户,应紧挨着你的领导。
4. 你如果职位偏低,需要在饭桌上张罗,那么建议你坐在大领导左手一侧离门口最近的位子,最方便起身活动。进门入座的顺序是:主宾先根据座位指示坐定,也就是客户大领导;次主宾再坐下,就是客户方的其他人;接下来是你的大领导入座,最后你再入座。
5.入座后,如果桌面上有餐巾,你不要一角压在餐盘下,另一角放在腿上,而是要对折再放于膝盖上。因为需要站起走动和敬酒,要防止拉扯餐巾导致餐盘掉在地上。
6. 在点菜前,建议你先问客户一句“您有什么忌口吗”,了解清楚客人的饮食禁忌、宗教禁忌。如果不好意思当面问,可以在宴请之前先问客户的助理。
7. 点菜时,不要全部都由你方点完,最好等客户入席后,再请他点2-3道菜。这会让客户觉得拥有自主权,受到了足够的尊重。
8. 就餐时,务必注意“只让菜,不夹菜”:每上一道新菜,你不要用筷子夹到客户碗里,只需要口头为客户介绍即可。
9. 如果用餐过程中要敬酒,那么一定要注意顺序:先由你的大领导,敬对方的大领导,然后是你方的其他人敬客户大领导,接着客户大领导回敬,最后双方其他人回敬。敬酒的正确动作是:右手端起杯子,左手托住杯底,碰杯时,你自己的酒杯必须低于对方的酒杯,表达你的尊重。
10. 在用餐即将完毕时,要算好时间,你要提前出去结账。不要等到客户都吃完饭准备离开时你才去结账,也不要等服务人员将账单拿进包厢,而是尽量保证你结完账后,还能回来从容地为客户斟几杯茶。
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