准备工作:确定时间、空间、工具
映像深刻的部分
一、下定决心，准备合适的行头，如果是健身，那就准备好健身服，并且每天提前准备好第二天的工具。
二、预留时间，建议安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作区，包括舒适的空间、家具和工具。减少处理事务时的内心抵触情绪，甚至会把你吸引进来工作，加快你的工作节奏。
三、准备工作区的步骤:
1.如果你还没有一个专门的工作区域或工作难，现在就马上准备，动手安排。
2.在家里建立一个和办公室保持一致的管理系统是多么的重要，家里准备书房一个；
3.移动工作区:配备一个高效的微型移动办公区，这通常包括一个公文包，背包或者小书包、文件夹，以及便于携带的办公用品。没有随身准备好必要的办公设备，结果就是无法有效利用起零散时间和旅途中的空闲时间，而让这些时间白白浪费掉
4.不要和爱人、孩子共享工作区，拥有自己的工作区是极其必要的，或者至少拥有一个可以放置工作蓝，并处理文件和有形材料的场所。如已婚夫妇，家中只有唯一的一张写字台，会造成妻子、老公、孩子，你争我抢。
5.准备好你需要的工具，第129页，一些常用的管理工具:资料存放托盘，白纸，钢笔，回形针，订书钉，透明胶，橡皮筋，日程表，文件夹，垃圾箱，个人电脑，计划书，笔记本等
6.给所有的文件夹，活页夹以及数不胜数的其他资料，写标签；
四、构建一个归档系统的关键要素
1.建立一般归档系统是包罗万象的，各类期刊，笔记本，传真信件，论文讲稿，文件袋，门票，钥匙，俱乐部会员卡，存储器等有形物件，基本上涵盖了任何不能使用专用归档系统的东西。
2.一旦某些事情或想法，令你深受触动，一定不要让他们从你的头脑中溜走，而要将其整理归档，从而得出其潜在的含义，搞清楚这些感觉或想法是愚蠢之见，还是存在发挥建设性作用的可能。
3.成功归档分类的要点，整个归档分类过程不应该超过一分钟，如果达不到这个要求，就说明你的归档系统还需要改进，这个系统除了要使用便捷，还应当让你感到有趣，好用，完整，否则你会觉得归档这件事是个艰巨的任务，也就不想去清空你的工作栏，甚至都不想看一眼堆积如山的文件。
4.按字母进行排序，我一般将参考材料建立为一个而不是多个按照英文字母顺序排列的有形归档系统。数字导向型人士所面临的最大问题是，信息收集和存储的便利性引发了“只写综合症“，他们的一切行为都是为了收集信息，根本不对信息加以评估和巧妙运用。
5.能够随时创建空文件夹，我手头储备了大量空文件夹，处理资料的时候随手可取。
6.确保有方便存储的庞大空间，尽量使抽屉中存放的有形资料少于3/4，永远不要将储物空间塞满。
7.用标签纸标注所有的文件夹，你拥有那些你所命名的东西，但你收集却并未命名的东西并不属于你。
8.至少一年整理一次归档系统，我一般都是在等待电话接通的时候整理我的归档系统，也可能是在那种冗长的电话会议中。
五、推迟或处理在哪一个时间段内（决心用于整理物品的几个小时），你需要处理的任何其他事物。
网友评论