初期
公司运作初期，只有一台主机做共享，同事共用文件夹，以Excel记录客户数据，Word和PDF存储客户文件。之后发现以下问题：
1 编辑混乱，难以统一规格，无法查看谁对文件进行了更改。
2 新员工来后，无法对部分文件加密，例如公司账号、原有客户资料。
3 有在家办公的需求时，无法进入公司文档库。
4 签证业务性质决定了有大量文案审核和编辑工作，现有的模式无法进行进展跟踪和文档协作。
发展
基于以上需求，进行了咨询和网上搜索，使用过Redmine,Trello, Worktile,Tower,亿方云，今目标，有道云协作等作为协作和文档管理系统；使用过麦客、简道云、企微等作为CRM系统。一度陷入总有一款软件能够完美解决我们的需求，之后明白了工具只是提高效率，清晰的业务流程才是根本，应该以明确的业务需求来寻找相应的解决方案，而不是追求有名的软件。
在使用任何一个软件时，同事们因个人习惯和背景不同，对软件的逻辑理解和使用方式有不同的见解，学习成本也有高有低。例如在亿方云和有道云协作的选择中，因为同事不习惯亿方云的界面和相对复杂的操作，而选择了有道云协作。
有些软件因为设计理念和运作逻辑的不同，无法顺畅的在公司使用。例如麦客无法设置外国货币，从而选择了企微作为数据收集和客户记录。
有道云协作+企微超级表单+企微CRM，解决了：
1 文档可以协作，可以设置权限并且更改有了历史记录
2 有了比较规范的客户数据录入系统
3 远程操作文档和数据
更正
随着客户量的增加，以上的软件组合使用上出现了巨大的问题：上传下载速度太慢，严重影响了工作效率。
有道云协作没有本地缓存，每次查看、更改都要下载后再上传。企微也出现了同样的问题。现在还是选择了1款本地文档管理系统和1款本地CRM系统，回到了以Server为主的本地工作系统。
反思
客户量少时，没有感觉到使用云端产品大量上传下载的痛楚，同时随时随地工作的宣传和体验给了自己一种错误的时尚工作的感觉。以假象的工作状态为本，寻求了看似可以解决需求的产品，并没有真正的从业务本身出发，切实的解决一项项实际需求。
现在在不断提高所有人员的执行力，以执行发现真实需求，再进行系统改进。前期过程很辛苦，但是能看到每一点实在的进步。
网友评论