保洁阿姨教我这样写邮件

保洁阿姨教我这样写邮件

我在工作当中时常会收到一些同事的奇怪邮件，有的是文字写了不少但是从头到尾读完让人感觉不知所云，有的是寥寥几个字，要想知道事情背景得去翻历史邮件，经常还找不到想要的答案。然后不得不满脑子问号的电话过去跟对方沟通，对方说明想表达的意思后再着手工作，实在是颇为浪费时间，后续在涉及相关事情回顾的时候往往也皱着眉头看着邮件使劲回想当时的场景，想不起来再去跟对方确认的时候，对方也可能忘记了。诸如此类的邮件一封两封还可以，收到的多了就开始头痛了，被逼无奈的我便开始仔细的思考为什么他们写邮件会出现类似的问题。

最终发现产生的原因大概分为三类，一类是他们在与人沟通交流的时候就废话很多、说话没有重点，导致洋洋洒洒写了一堆，但是收件人看不懂；第二类是他们不够尊重收件人，懒得将事情前因后果说清楚。第三类人是自以为言简意赅，实际却没有将重要信息完整传达，并且没有人给他们指出问题，进而意识不到，仍自我感觉良好。排除不尊重收件人的一种人先不谈，另外的情况可以看出他们并不是不想做好，而是因为某些原因没能做好。

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其实我也不是一开始就会写邮件的，刚毕业进入职场的时候，一切对我来说都是陌生新鲜的，甚至带着一丝恐惧的，很担心自己哪件事情做不好，给人留下不好的印象。不过幸运的是当时我的科长是一位对待工作非常认真严谨的人，对我的要求十分严格且教会了我很多东西。

记得刚开始入职学习的时候每天都要写培训日报，汇报每天的学习情况。有一天学习完已经很晚了，强睁着眼晴写完日报已经过了夜里十二点，赶紧点击发了出去，然后如释重负的放下电脑，起身去洗漱，回来准备上床睡觉的时候无意中瞥了一眼电脑右下角图标，发现居然有一封未读邮件。

点开来看发现是科长对日报的回复，要知道我已经写日报写了几天了，从来没收到过回复，于是赶紧点进去看说了啥。虽然事情过去了几年，但那封邮件我至今回想起来仍可一字不落的背下。邮件里有两行字，第一行写的是：发送邮件要写标题！第二行写的是：你的日报我每天都看，很多问题需要改进，有时间我们细聊一下。

我当时的心情如果用语言来描述的话就是，惊惧。你可以想想一个刚毕业的大学生在初入职场每天小心翼翼如履薄冰的状态，做的每件事都希望能做到最好，得到别人赞赏的期待心情，可是赞赏没得到，批评却很严厉（对自尊心极强的我来说算是严厉了），当时我坐在电脑前就像参加了冰桶挑战，从头到脚被浇了一遍冷水。然后我赶紧回复，承认错误，并在第二天主动找领导聊。

经过这件事情以后我再也没有发过忘记写标题的邮件。

其实我的科长是一位很好的人，他的专业严谨、对待事情一丝不苟的态度至今每每回想起来仍不由得肃然起敬，希望自己某一天也能给别人留下如此的印象。在初入职场的阶段我是幸运的，因为职场上很多人都会碍于面子、关系等对一些事情视而不见，如果发现谁有不足或错误往往都不会当面指出，部分人还会在背后说三道四。而我们对这一切是全然不知情的，最终造成不仅自己的问题得不到改进还在别人那里留下不好的口碑。这种情况经常发生在上面提到的第一类和第三类人身上，他们也许不是不想改，而是不知道应该改。

02

后来我陆续看了很多相关书籍，发现几乎所有的关于如何写邮件的文章都有一个共同点，就是告诉我们邮件内容要精简。于是乎我就开始走上了精简的道路，能用两个字概括就不用四个字，能少打几句话就少打几句。

有一次在公司路过打印机旁，刚好保洁阿姨在清理打印机上丢弃的文件，她拿起其中一张看了看带看叹息说：“好好地一张纸，就这么几个字，真浪费”，我放缓了疾行的脚步，脑子里就像柯南破案的一刹那闪过一道光，不由得说出声音：“原来是这样！”。

那一刻我突然明白，我陷入了一个误区，一味追求邮件字数少，而忘记了邮件最根本的目的是把事情用文字以简洁的方式说清楚。简洁的意思并不是少，而是相对的少且精，让别人在瞬间抓住重点。

03

那么到底应该如何写邮件才是正确的呢？根据经验我总结了以下几点：

1.标题：先写标题，用最简练的语言概括本封邮件的主题，并标明归类，必要时可加上需要处理的人的名字。

比如，你要发一个通知，那可以在标题最开头的位置写上通知并加上中括号(【通知】)，中括号的目的是跟标题主要内容区分并引起注意，这就是标明归类，让收件人第一眼看到就知道邮件的类型。然后用最简练的语言写清主题,让收件人通过标题就能了解邮件的主要内容。

有的邮件我们是群发给很多人的，有的人是主送，有的人是抄送。主送的人可能是需要处理相关事情的人，抄送的人仅仅了解即可。这时为了达到提高效率的目的你可以在标题里加上需要重点关注此封邮件的人的名字,如:"请王小二关注"字眼,并用括号括起来，收件人立刻就能判断出事情是否需要自己处理。这样,一个完整的邮件标题就是:"【通知】【请王小二关注】放假期间工作安排事宜,请转发传达,谢谢!"

2.问候：邮件正文的第一行应该是问候语，根据收件人的职位及与你的亲疏关系判断用词。

给上级发邮件一般都是姓+职位+问候词，如“李总监您好！”，体现严肃和对收件人的尊敬。给平级发邮件一般是姓名+问候词，关系近一些的话可以用昵称+问候词或更随意一些的表达，如“Dear梅梅”“Hi，李雷”等。给下级发邮件可以用相对亲切的称呼+问候词，如“梅梅好”“李雷好”等，拉近与下属的距离。给多人发邮件的时候注意要统一风格，不要对有的人严肃对有的人亲切，看起来会非常怪异，正确的如“李总监、韩梅梅、李雷，三位好！”顺序尽量按照级别高低进行排序。

3.背景交代:用简洁的语言括事情背景及意义。

这个地方往往会犯的错误就是给处理人制造麻烦。在一封邮件上很多人就一些事情往来沟通，回复了N多过程邮件，最终要解决事情的时候,最终处理人不得不翻看所有沟通记录，总结信息，才能明白事情来龙去脉进行处理。

这里我建议如果你是事件的推动者，你给最终处理人发邮件要求对方解决问题的时候，最先要做的事情就是搜集所有往来信息，归纳整理，提炼事情重点，写在邮件的背景交代部分，同时请所有的信息提供者（历史邮件里发过言的人）确认你的归纳是否正确。

这一步的意义在于：第一，规避理解偏差。不同的人看一样的文字可能会有不同的理解，你要用自己的语言表述出信息提供者们的真实想法，避免理解偏差带来的错误。第二，用更加精确的语言总结他们的意思并得到对方确认以后，可进行邮件存档，避免以后可能会发生的纠纷，白纸黑字的记录在职场中意义重大。第三，将背景交代给最终处理人是为对方节省时间加快工作效率，同时也体现了你的负责态度。试想，如果你收到两封邮件，一封要自己看20封历史邮件才能处理，另一封只要看别人归纳的两行字就能了解信息并处理工作了，你更愿意先做哪件事情？

4.目的明确:明确的写出需要对方做什么？输出物是什么？时间点是什么？必要时限定反馈模板。

我们要时刻清楚我们这一封邮件的最终目的。这个部分每个人都会写,但不是每个人都能写清楚。有时候我收到邮件,需要我提供信息,我就一条条按照对方的要求写到邮件里提供,但是过了两天又收到同样的邮件让我提供信息,并附加了模板。我分析可能是别人给他的信息什么格式的都有,他无法统一汇总,所以才规定了模板让大家再次填写，但这无疑给别人增加了工作量，即便别人没有及时反馈也是说得过去的，毕竟信息别人已经提供过信息了，是发件人自己又改了规则。

所以为了加快效率，我们要一开始就规定好对方回复的格式，最好是放上模板并用颜色或者其他形式标明哪些地方需要对方填写，以何种形式填写，能设定下拉列表的都要提前设好，让对方做选择而不是填空。

还需要严格规定提交的截止时间点，即使你这个工作没有规定时间也要设置，目的是让截止时间在对方脑海留下印象，人总是对有 deadline的事情念念不忘。

5.感谢语:不论对方是你的上级下级还是平级,都要对对方的工作表达感谢。

有人觉得，我要求他做的事就是他的工作啊，他提供给我信息是理所当然的啊。如果你也是这样想的话，那我希望你尽快改掉这个想法，世界上没有什么事情是理所应当的，作为职场人士，我们其实都是在给老板打工、给股东打工(上市公司)，我们签的劳动合同说白了是时间和金钱的交换，那么在规定的劳动时间里，对方处理哪项工作,处理的好坏，可能仅对他的绩效或奖金有影响，但并不违反劳动合同的约定（合同有特殊约定的除外)。

所以，如果你希望对方优先处理你的需求，最好还是加上感谢的话语，并在“谢谢”“感谢”等字眼后加上感叹号，以表达强烈的语气，但是提需求的时候就不要加感叹号了，不然会给人一种被命令的感觉。并且在收到对方的回复后，快速的发送一封感谢邮件，如“感谢你的高效工作!”也可以抄送给对方的领导哦，小小的帮对方邀一下功。

综上，一封相对完美的工作邮件应该是类似这样的：

【通知】 【请王小二关注】放假期间工作安排事宜，请转发传达，谢谢!

王小二你好，

由于X项目交期紧张，经公司相关领导商议讨论后，对中秋节放假期间工作进行了如下安排，请您查收并通知XX部门涉及员工，确保通知的有效传达，并请在通知完毕后于今日16点前回复此邮件给所有收件人，回复格式请见附件模板。

谢谢！预祝中秋快乐！

（此处附上工作安排表格）

04

其实工作邮件的意义不仅仅是用于工作沟通，对于没打过交道的人来讲它更像是职场名片，是给别人的第一印象，通过一个人的邮件可以了解到许多的信息：这个人的工作态度如何，专业性如何，是否谦虚有礼等。

每每收到排版讲究，用词恰当，语言精练并且态度有礼的邮件时我都会特意记住发件人的名字并在心里给对方点赞，如果可以选择的话我更愿意和这样的人合作。

于是仅仅通过一封邮件，你就可能得到一份肯定，积累一份好的口碑，这简直是不费吹灰之力就能达到的事情，所以希望你以后在写邮件之前能先想一想，如何写一封简洁完美的邮件，上面提到的方法兴许会给你一些启发。

愿你每天都在进步！