在我学员中，有人在说，会议纪要有什么好写的，不就是把会议上的话记录下来嘛，现在还有好多录音设备，随手就来。
事实真是如此吗?
我企业中的行政秘书Y，每次开完会后，第一时间整理完毕会议纪要，发到我处审核，需修改的地方较少。
为什么会满意？因为Y对会议的内容理解的七七八八，并非生搬硬套的记录，不是一字一句的记载，这样的会议纪要是符合职场要求的，因为对于企业来说，会议是常态，会议纪要的记录也是常态，即便不是专业的会议纪要记录人员，我们能做好会议纪要，对我们的职场工作也有所帮助。
其中，最大的帮助是有助于帮我们梳理工作，理解会议精神，更好执行和落地。
那么，会议纪要可能会存在什么样的问题呢？
○冗长和繁琐。
会议中会呈现同一话题多次出现的情况，在多次出现，而未进行规整。或是过于详细或繁琐，未进行提炼（如何提炼可见本章提炼总结原则中有参考意见），如此记录杂乱无章，阅读者无法准确理解会议的意图和决议。
○信息缺失。
比如，团队会议中，与会人员讨论了一个项目的进展和下一步计划。然而，参与人员A负责本次会议纪要，纪要中只记录了项目的背景、进展等认为重要的信息，但并未详细记录本次会议讨论的内容和决策，也未按会议内容没有列出具体的行动计划和责任人，恰恰这两点内容属于会议重点。因会议核心内容等信息缺失，导致其他成员无法清楚地了解项目的情况和自己的任务，报告给上级后，上级初感认为这是一次无效会议。
信息缺失的原因，可能是会议讨论者语速太快、信息太多，来不及记录，也可能是分心未能全程记录，无论是以上原因还是其他原因，会议纪要的遗漏属于记录低级错误，确保纪要内容的完整性是必须和必备。
○理解错误。
记录者可能对会议讨论的内容理解不准确，导致会议纪要中的信息不准确。这里面可以有很多原因，比如记录后，未发给与会小伙伴进行确认；未进行校对审核，检查语言表达是否符合会议中表述意见，当然最可能的原因是，在会议期间，本该认真聆听每位发言者的意见和意见，理解他们的观点、立场，但因各种原因开了小差，断断续续地方式无法理解会议。
尤其议题较多的会议，更需打气精神，全程参与，将发言者的观点和立场与会议议程联系起来，关联上下文，理解上下文，尤其对重要的信息记录下来标注，对疑惑的内容，适时确认。
理解错误中一个大雷是错误理解了领导意图，并写入会议纪要，在大家都没有认真确认的情况下，以文件或其他正式的方式下达下去，以至于发现时已造成不可追回的损失。
○格式不正确
这是常规问题，经常发现会议纪要的内容，格式不规范，正文字体不统一、排版不整齐，个别的序号也使用错误，类似草台班子的文字，影响了传播。
我有个学员提出异议，他认为只要内容合适就行。
事实上，在职场上，有时形式的重要性是大于内容的。
如果一篇格式不正确的纪要摆在领导的办公桌上，他看到格式不对，大概率直接降低对纪要撰写者的印象，这“点”形式都无法做好，内容还能看吗?
这对于很多人是血淋淋的教训。
没有写会议纪要，散会后也没有相应的跟踪措施，这会开得效果也微乎其微。
写错会议纪要，这会议等于白开了。
一份好的会议纪要是会议的延续，是会议的指南针，是更好推进工作的助推器。
那么，遇到以上的问题，我们该如何做好会议纪要？
动作1：厘清环节，步步为营
会议纪要分为三个重要环节，缺一不可。
一是会议的基本信息。为什么要召开本次会议？谁主持召开这个会议？这次会议的议题是什么？与会人员是谁？即主题、地点、参会人员、记录人员及会议主题等信息。
二是会议的过程记录。即议题的讨论情况，包括为什么讨论这个议题，议题中不同的观点，解决方案、
三是会议决议+总结重点内容。注明会议决议内容，总结本次会议。在一些会议纪要中可能会增加上级指示。
总体来说核心内容不能缺失，可根据会议情况、上级偏好进行调整和优化。
以下会议模版可供参考：
会议纪要模版
基本信息
会议主题
会议时间
会议地点
参会人员
二、会议内容和决议：
会议议程
讨论的问题及解决方案
决策和行动计划
责任人和时间节点
三、其他事项
XXX
备注：可以根据会议的内容进行适当调整，在具体调整时，需根据本企业的习惯使用编号或缩进等格式，确保格式统一性。
动作2：充分领会领导意图
若无领导参加的一般会议，会议纪要的要求是记载要点，确保信息不漏不歪曲即可，但对于有决策权领导参加的会议，执笔会议纪要必须慎重，其这样的会议通常传达会议精神和决策，而决策者是领导，其对会议的走向、决策有着至关重要的影响。如因未充分领会领导的意图，导致会议纪要不准确或不完整，可能会影响到工作的正常运行。
如何领会领导的意图和想法？
比如，可以对不确定部分，在恰当是否询问，确保理解正确，若在现场没有合适机会询问，要记录下来待事后确认。
还有，需在会议中，仔细聆听领导的讲话，注意语气、语调和重点强调的内容。并在征求同意的情况下，进行会议录音，在整理会议纪要时，回放确认。
再者，可以与同事交流，对于了解领导的意图有所帮助。
最后，建议在会前，充分挖掘会议的背景，在会议前研究与会议相关的资料，了解各议题的背景，了解参会人员提供的资料（若有），如有可能也可找到之前该领导讲话的会议纪要研究。一般情况下领导讲话有一定规律，可看出其中的道道和意图。
在会议纪要上如何体现领导的意图？我们不建议直白提XX领导说了什么话，更规范的作法是，总结领导原话、提炼领导讲话要点，但需用以下词语表达：“会议决议”、“会议指出”、“会议认为”、“会议强调”等词完成会议纪要领导意图的展现。
动作3：规范行文，逻辑合理
案例：
会议主题：项目讨论会议
会议时间：[具体时间]
会议地点：[具体地点]
参会人员：[参会者姓名]
会议内容：
讨论项目A的进展。
讨论项目B的问题。
决定下一步计划。
点评：该会议纪要并未遵守规范格式，没有明确的标题，内容过于简洁，逻辑不够清晰，信息缺失，从案例展现看，并没有明确指出各部分的讨论结果和决策。
调整如下：
会议主题：项目进度汇报会议
会议时间：[具体时间]
会议地点：[具体地点]
参会人员：[参会者姓名]
会议内容：
一、项目进度更新
负责人A汇报了项目进度，包括已完成的任务和未完成的任务，并剖析未完成任务的原因。具体为XXXX。
讨论了项目面临的挑战和解决方案。具体为XXXX。
二、下一步计划
1、确定了下一阶段的任务和时间表。具体为：XXXX
2、分配了任务给相关团队成员。具体为：XXXX
三、其他事项
会议决定每周五进行项目进度更新会议。
点评：调整以后的会议纪要，按会议纪要格式进行整理，其格式规范，逻辑清晰。
确保规范行文、逻辑清晰的要求包括：
1.格式要标准。会议纪要有其需遵循的规范的格式，使用即可。职场文忌讳创新，长期积累下来的规范是符合要求的，无需过于创新，刷存在感，可能会适得其反。
2.严格按纪要的逻辑结构写作。具体来说，每一份纪要都会有较为明确的逻辑结构，有议题发起，有议题讨论，有议题决议，按此流程推进和记录就可以，某种程度上，这就是符合逻辑。
动作4：语言风格需正式
我们在这一部分谈的是高效写作，职场写作的特性是书面表达，而书面表达最大的特点是正式，或相对正式。正式是权威和专业的体现。所以，在语言使用上，要尽量调整日常汇报或口头请示的直白和口语化情况，以书面语言撰写。
如何确保语言风格正式呢？有什么需要注意的？
在写会议纪要时，确保语言风格正式是非常重要的。正式的语言风格有助于增强会议纪要的专业性和可信度，同时也能够更好地传达会议的精神和决策。以下是一些需要注意的事项：
（图表：会议纪要的五点注意事项）
○因会议纪要属于提炼总结的文件方式，不宜有个人主观观点，不能夹带私货，不能有口语化的表达方式，不能使用语气词，使用正式语言，以确保会议纪要的语言风格正式。
○使用专业术语可以使会议纪要更加准确、清晰，同时也能够更好地传达会议的精神和决策。
○使用正式的句型和结构：使用正式的句型和结构可以使会议纪要更加严谨、规范。可参考如下案例：
案例：
记录会议决策时：使用“根据会议讨论，决定……”、“经过投票，会议通过了……”、“经研究，决定……”等句型。
本次会议旨在讨论[会议主题]。
出席今天会议的有[参会人员姓名或部门]。
记录会议讨论时：[参会人员姓名]表示：“……。”[参会人员姓名]认为：“……。”[参会人员姓名]指出：“……。”
○避免使用缩写和简写可以使会议纪要更加正式、规范。
○注意排版，可以使会议纪要更加美观、正式。例如，使用字体大小（每个企业均有标准格式）、段落间距适当、印刷清晰等。
总之，在写会议纪要时，我们不仅要确保会议纪要风格的统一，还要确保相对正式，从形式到内容方面，最大程度保证会议纪要的准确性、统一性和有参考性。
（图表：会议纪要的四个行动技巧）
就此话题分享到此。优质的会议纪要看起来就是赏心悦目，且具备传递、传播价值的效果，所谓细微处出功夫，都是练出来的。
建议大家从“厘清环节，步步为营”、“充分领会领导意图”、“规范行文，逻辑合理”“语言风格需正式”四个方面写好会议纪要，正是从写好会议纪要开始，创造个人人设，提升核心竞争力，也许从这一点是你职场晋升的起点，不要小看这小小的会议纪要，真的可能会成就你。加油。
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