今天继续分享《专注的自由（Free to Focus）》，到第二步，如何砍下去。
第一步停下来，经过三个动作阐明、评量、恢复之后，我们明确了自己要做的事情，确认了自己身在何方，好好管理自己的精力。
这时候，我们会发现我们要做的事情太多了，我们需要选择不做什么。
消除低杠杆任务，找回更多时间投入到更好的高杠杆任务。
砍下去，也有三项动作：
1、消灭──驱逐偷走你时间的时间大盗。
2、自动化──在可行的情况下，自动执行所有低杠杆任务。
3、委派──以实际且可持续的方式，将工作从你的时间表剔除。
Action 1 消灭
真正专注的自由，需要对差劲的想法说不，需要消灭所有妨碍目标达成的事物。
所以我们应该消灭哪些无关紧要、浪费时间及不必要的任务和承诺呢？
1、一开始先承认时间对你来说是零和游戏。
时间是固定的，因此你必须认知，每当你对某件事说好，就是对其他事情说不。
认知取舍关系，并且持续问自己：为了接受这个新机会，我必须放弃什么？
2、筛选你目前的所有承诺。
检视每个承诺，然后问：我可以消除这项承诺，而不造成任何损害吗？
找出你现在可以立刻不做的事。
3、建立不做清单。
详细列出所有不重要的事项，而不是你不想浪费任何时间投入的事项。
试着每周增加这份清单。
4、学习如何用有礼貌但坚定的态度对新的要求说不。
这样你才不会又卷入新的承诺，踏上错误的方向。
5、优雅地放下你现有的承诺。
重申你个人履行承诺的责任，但询问是否可采用其他方法取代。说清楚你会信守承诺，但询问你能否一起找出其他可能有用的解决方案。清楚说明为什么履行先前的承诺，可能无法为对方带来最好的结果，跟他们一起研究，找出更好的解决方案。
心平气和地砍去行事历上的事项，尽可能愈多愈好。当你注视行事历和待办清单时，你希望只看见对的事情。──麦可．海亚特
Action 2 自动化
自动化是确保你投入更多时间在生产力的优异方法。
你或许以为自动化需要机器人、应用程序和宏指令，但其实有更简单的方法，可以让你抽身离开，但仍然能把工作做好。
有4个主要的自动化方法，值得考虑采用：
1、自我自动化
查看你每天做的事，看看能否采用一些日常惯例、仪式或习惯，让你每天能更简单地完成更多工作。仪式尤其能帮助你执行重复任务，不必动脑筋思考。
试着培养和利用4大每日仪式：
※早晨仪式：起床、运动、想象你的个人目标及从事激励人心的活动。（30分钟至1小时）
※工作启动仪式：你在此时跟上电子邮件和社群媒体贴文的进度，并且检视你分派到的工作，以及当天的行程表。（30分钟）
※工作结束仪式：你在此时处理完电子邮件、检查你的项目管理任务、设定目标及规划明天。（30分钟）
※晚间仪式：放松、准备就寝、设定闹钟及准备充分休息。（大约30分钟左右）
将你每天必须做的事分批组成附带检查清单的仪式非常好，因为这代表你不必烦恼做对的事。你可以利用仪式养成良好习惯。
2、样板自动化。
针对一些要求，整理出理想的因应方式。
理想的电子邮件样板，会是你回复电子邮件的有效起点。
从使用样板开始，接着再稍加调整及个人化，你就可以省下拟草稿所需的时间。
建立一个档案夹保存所有样板，同时找寻其他可以使用样板的场合。
你也可以像签名文件一样设定电子邮件样板，只需要一两次点击就能插入每封电子邮件。
你也可以制作纸本信件和简报投影片的样板。
3、流程自动化。
针对冗长复杂的流程，制定可以按部就班简单照做的书面说明手册。
若要制定流程：
※注意你的重复性任务。
※书面记录你完成这些任务的方法。
※优化你的流程，删除重复项目。
※测试你的工作流程，填补缺漏。
※跟可能有相同需要，或能帮你代班的人分享你的流程。
4、科技自动化。
充分利用手边所有硬件和软件。
良好的起点包括：
※学习如何使用电子邮件过滤软体。
※学习如何使用宏指令能力，让几个小动作集结成一系列指令。很多软件都有提供宏指令。
※尝试使用文本快速替换输入软体，让工作时更容易取得文本。
※熟悉使用屏幕录像程序，你便可以录下计算机运作的情形，分享给你委派执行任务的人。
只要你发现自己在思考：一定有更简单的方法可以做到这件事，你就应该假设它一定存在，然后把它找出来。如果你定期把这个问题套用在你所做的每件工作，你可以在这些抢夺资源的小任务当中，省下多少时间、麻烦、努力和精力，肯定会让你大感惊讶。──麦可．海亚特
Action 3 委派
做好更多工作的另一个合理方法就是复制你自己—把你必须完成的工作，委派其他人完成。
你必须不断问自己：我必须亲自做这件事吗？
你可能会发现不的答案，比你意识到的多。
回想4区模型，就可以合理推论，你可以而且应该寻找方法，委派其他人执行所有2至4区的工作。
也就是你认为会分心、某种形式的苦差事或你完全不感兴趣的工作。
如果你能委派别人执行你在这些区必须做的工作，你就能投入更多资源到1区的任务。
委派的流程涉及以下7项合理步骤：
1、决定你将委派执行的特定任务。
2、选择合适的人选委派任务。
3、让对方了解如何执行任务，并且告知必要的工作流程。
4、提供他们必要资源。
5、具体说明你的期望，清楚指出他们获得授权的级别。
6、给予他们行动或操作的空间。
7、跟他们一起交接工作，必要时提供回馈意见或其他协助。
注意委派工作可细分成5种不同授权等级：
1、按部就班Step-by-step
你希望被委派的人遵照你的指示按部就班执行，不能有任何偏差。对新员工、合约商或虚拟助理来说，这是完善的做法。
2、研究Research
你希望被委派的人研究相关要求，再跟你汇报。这个做法适用于你还没准备好做出决策，但需要知道所有选项。
3、选项Options
你希望被委派的人自己进行研究，提出所有选项的优缺点，然后做出建议。如果你同意他们的分析，你就可以授权他们继续进行。这个做法最适合授权给你未来要指导的领导人。
4、决策Decide
你希望被委派的人评估选项、做出决策、执行决策，然后提供你最新进展。这是培养组织未来领导人的最佳做法。
5、自治Autonomy
你将整个专案交给某人之后，然后完全退出决策流程。事实上，你已经复制你自己，并且同意让那个人对你的意见有自己的判断。毫无疑问，只有当你完全信赖对方时，才能这么做。
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