从传真机和打印机统领商业圈的时代到今天，虽然短短不到几十年的时间，现代工作环境已经发生了巨大的改变。尤其对于很多网络公司和创业公司来说，为了更好地提升效率，减少时间成本，工作模式也逐渐面临不同程度的改革，团队交流和沟通方式首当其冲，成为了解决效率问题之本。
然而尽管现代工作环境与以往大不相同，就连职位名称也跟着时代不断在转变，但其实任何一家公司，不管定位在多么新型的领域，内部角色分配依旧沿用了旧时传统：团队成员，项目经理，以及公司CEO。这样一个场景你应该非常熟悉：软件工程师们编写程序，维系着产品的运作；项目经理制定达标期限和方向把控；而最后由CEO根据现有资源做未来产品发展的决策。
所以，确定了角色分类后再看效率提升，我们便可以轻松利用现有的协同办公软件来达到用时少，效率高这一目的，从而促进公司盈利。
团队成员
团队成员提升效率需要的是越来越少的“独立工作时间”和越来越多的“团队工作时间”。
知识员工例如程序员，产品设计师，撰稿人，数据分析师，以及软件工程师等，是公司主要推动生产的成员，效率直接指向公司盈利结果。团队成员们虽然有独立工作的任务，但同时在团队里也有大量工作需要合作商议完成，比如说敲定一个方案，确定一个设计，完成一篇稿子等等。
在合作完成一份工作的版块里，队友的反馈和讨论往往最耗时间。在过去的工作模式里，每位员工可能需要发出邮件，等待对方接收邮件并消化内容，收到回复后才能完成一份完整的反馈。在这段时间差里，员工可能会遇到灵感丧失、耐心耗尽、突然出现的新任务等一系列问题。在这种情况下，协同文档和表格的使用则成为交流的必要渠道，即使处在不同的时差里，也可以做到零延迟。因此，团队成员们可以及时处理问题，并迅速得到反馈。
项目经理
项目经理的职责是提高与团队的沟通效率，因此需要减少纷杂的信息来源，将工作交流尽量统一在一个或几个协作平台上。
在传统模式里，项目经理等待团队上报结果、发现问题及补救问题的过程耗时耗力。排除上面所谈到的时间成本问题，项目经理还面临着另一困难：和团队用不同通讯软件交流导致他们接收的信息过于分散。这样缓慢又分散的工作环境容易带来交流不顺，从而影响项目进度。
而现代工作模式所推出的协同软件让项目经理和团队成员出现在同一个工作簿上，项目经理不仅可以实时跟进团队进度，还可以在团队出现问题时第一时间发现问题，并直接在工作簿上@出相关人员参与问题修复。协同软件上的不同功能，例如让文档和表格出现在同一个平台上，可以将分散的信息集中化，提升效率。
公司 CEO
CEO 提升决策效率则需要摒弃传统工作模式中一个接一个面对面的会议讨论，并身体力行参与每次会议。
在任何工作模式里，CEO 如果想要做出又快又准的决策，都需要对公司每个部门的运作了如指掌。
在过去的工作环境中，为了达到尽可能全面地了解公司细节的运作，CEO 需要利用大量时间开会，听取各个部门经理重复每个阶段的工作进度，才能作出决策。在这样的场景下，每一个决策的前期准备都十分繁琐：先由项目经理或部门经理报告一遍自己的工作进度，CEO 消化每个部门的进度，经过讨论，采取意见，统一意见，做出决策。
在协同办公软件上，CEO 往往可以节省统一意见之前的所有步骤，直接在协同文档或表格中参与讨论，之后的会议便只用来做意见整合和决策制定，大大减少了时间成本。
总结来看，协同工具的运用其实只是简化了团队的交流步骤，做到能在同一个平台完成更多样的工作。而仅仅这两项的升级，就减少了因沟通而引起的矛盾和时间浪费，最终达到效率提升。
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