今天我们一起拆解的书是《高效能人士的七个习惯》。作者是史蒂芬.柯维，他是美国学界的“思想巨匠”，被《时代周刊》评为影响美国历史进程的25位人物之一，这本书讲了高效能人士的七个习惯准则。 在美国，这本书的影响力仅次于《圣经》，入选美国60年来最具影响力书籍，该书生动的描述概念，又有见地说明在现实生活中的应用。你是否整天忙忙碌碌，但不知道自己的目标和价值在哪里？每天都很忙碌，但往往发现总是被琐事牵着鼻子走，想要改变？这本书中都可以得到启发和方法。
别让琐事牵着鼻子走
使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种。（见表5-1）
有些人每天都在付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类不重要也不紧急的事务来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90％的时间花在第一类事务上，而余下的10％中的大部分则用在四类事务上，用在第二和第三类事务上的时间则少之又少，几乎可以忽路不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活
还有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上，却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付自认为十分重要的紧急事件，殊不知紧急之事只是别人的要事，对别人重要，对自己就不一定了。
有些人几乎将所有时间都用在第三和第四类事务上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。
高效能人士总是避免陷入第三和第四类事物，因为不论是否紧急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。
我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题，他们一致认为，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第二类活动。
但经过调查发现，他们只有不到5%的时间用在这上面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽，也不外乎收帐、讨论分摊广告费等令对方不快的事。
至于承租商店者则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题，而不是制造问题。
于是购物中心方面决定改弦更张，在理清经营目标与当务之急后，就以1/3的时间，改进与各商店的关系。施行了1年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督者或警察。
因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。
时间管理矩阵这个工具可以帮助“繁忙的”人注意到什么是“紧急的事”与什么是“重要的事”之间的区别。这个矩阵的四象限分别为：
（1）重要且紧急（比如处理危机、紧迫问题和截止日期将至的项目等）；（2）重要但不紧急（比如做计划、预测和预防问题、提高技能、改善关系、甚至是更好地照顾自己等）；（3）紧急但不重要（不重要的手机信息、电话、邮件和邀约等，甚至是与自己无关的别人的要事）； （4）既不紧急也不重要（比如过多的娱乐、消遣等）。
可能我们会认为紧急的事情是应该放在第一位去处理的要事，我们很多人把大部时间花在了第一、三类事务，而使得第二类事务疏于处理，把自己变成了“灭火器”，凡事等到起火后再去处理，那么事情都是急事，而如果事前就做好防范、计划、并建立起一个防火系统的话，我们做起事情来就会显得从容不迫。也就是说有时候可能是因为我们没有抓住第二象限的要事，而使我们的时间总是被第一、三类事务填满。比如我最近疲于处理我的例行工作——修改学生毕业论文，因为截至日期就要到了，不做不行啊。一天的工作结束后就累瘫在床上，只想看看电影和综艺节目，放松一下。然后，在下一个毕业季来临时，我又会象一名救火员一样赶着救火了。扮演“救火员”，虽然能够对燃眉之急做到立即反应，却很少为了目标达成进行计划、准备、防范和调整等活动，也就是对当务之急视而不见。
而高效能人士不仅更多关注重要事务（第一、二象限），而且会花费更多时间与精力在第二象限。这一类事物其本质就是有价值或有利于我们达成个人目标的要事，并且可以提高我们个人的处事能力。因此，只有把最重要的事放在第一位才是对时间进行有效管理的根本原则——要事第一。
我们现在知道了第二类事务很重要，可以使生活大为改观，目标更易达成，却因为不够紧急，所以受到我们的忽视，那我们应该怎样做到要事第一呢？我总结了以下具体做法：（1）辨别，通过自我提问的方式辨别出第二类事务。话术：①在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底使你的个人生活得到改观，但是你一直没有去做？②在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底使你的工作局面得到改观，但是你一直没有去做？这两个问题的答案，可以帮助我们找到第二类事务。（2）计划：列出计划完成的第二类事务清单；（3）执行：第二类事务优先执行。
回到我之前的问题，我利用以上做法，辨别出我现在的要事应该是将毕业论文指导工作流程化，系统化，这样下一次毕业季就可以按照流程有条不紊的进行各项论文指导工作，昨天我花了2个小时把这件要事完成了，我也因此高效地完成了初稿修改任务。
当然，要事优先原则并不意味着对于紧急事情或危机不马上处理，而是帮助我们将这类紧急事务减少，并且不在各种各样的事务上浪费时间。
拆书家提问设计
（逐字稿）：我们读过了这个拆页，请每人对照时间管理矩阵，回想自己过去一周的生活。若将过去一周所做的事情进行归类，看一下你的大部分时间消耗在了哪个象限？并在小组内分享。时间5分钟。
学习者案例记录：
学习者1：这一周主要忙于工作，一个是项目方案的撰写，一个是完成两个采访记录工作，都是属于第一类事务。
拆书家提问设计
（逐字稿）：我们了解了高效能人士应该将时间更多花费在第二类事务。那么，请想想自己接下来应该如何规划这个知识的应用，请每个人将自己的A2写在便签纸上。提醒大家，A2不能仅是表决心，要是具体的做法，有明确的时限、又有可衡量或可观测的预期结果，即符合SMART原则。
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