日本企业的涉外日程文化见闻

作者：曲军

2018年10月31日 于东京

日本企业的涉外日程文化见闻

2. 1 涉外日程

日程预约

日本企业非常注重工作日程的预约，尤其是提前预约会谈日程。除了特别的突发事情，工作计划基本上是按照预定的程序步骤，按部就班地企划实施。很多日本企业之间也有一些约定成俗的日程预约习惯。例如，关于日常商务活动，一般需要提前数个合理的工作日之前进行预约。还例如，关于重大商务活动，一般需要提前几个月甚至是提前一年时间进行预约。

关于工作日程必须提前预约的原因，实际工作中多种多样。以下列举的几个原因，在日本企业内是比较常见的。例如，有一些企业是因为本企业使用自己工作日历的原因，有一些企业是因为必须确认本企业内部重要会议日程以后才能答复的原因，有的时候是因为接待客人的会议室必须提前预约，也有的时候是为了争取时间做好会议准备，等等。

据我观察，有一些工作经验丰富的日本企业员工，预约涉外日程时一般会按照三个步骤完成日程预约。即，首先，在自己团队内部调整好希望提议的日期时间；然后，给对方相关人员打个电话或者见面交流一下，初步了解一下比较合适的预约日期时间；最后，正式发给对方一个电子邮件，提议几个希望预约的日期时间。

一般而言，如果会议日程时间无法提前具体确定，希望前往对方企业去拜访的一方，会主动提议多个希望日期和具体时间（例如，三个具体的日期时间段），等待对方确认答复其中的可以接受的日期时间。但是，如果相关日程预约确定后，日本企业很难接受对方随意进行较大程度的变更。特别是，如果无正当的紧急理由，在已经预约好的日程前几日，突然随意取消已经预约好的商务活动，被认为是非常失礼的行为。

工作日历

与日本企业预约商务活动日程时，除了遵守提前预约原则以外，还应事先了解确认，该企业是否专门制定了，本企业自己的专用工作日历。对于日程预约而言，这些工作日历信息，具有重要参考意义。很多日本企业，根据各个年度每个季节的业务繁忙程度，定期更新本企业自己的工作日历。

也有一些日本企业，还为管理人员与生产一线人员，分别制定了各不相同的工作日程。特别是，有一些商业服务企业，在法定节假日期间也可能正常上班营业，其员工的休假时间，经常被相应调整在法定节假日以外的日子。

为了便于理解，根据记忆，我简要归纳总结一份日本企业的工作日历如下，作为范例，仅供参考。

《××企业×月份工作日历》

暂略

（目前，这里的简书，无法直接拷贝表格）

据几位经常来日本出差的中国企业界人士感言，每次都能够如愿以偿地与一些日本企业的经营者顺利预约上面谈日程，主要应得益于他们会事先确认相关日本企业的工作日历。例如，他们会在企业的官网上直接查阅该企业的工作日历，以其安排商议合理的面谈时间。

有一些日本企业根据工作需要把本企业的工作日历，定期在本公司的网页上更新公布，参见下图，做为举例，仅供参考。

日本企业的涉外日程文化见闻

六辉日历

日本企业办理商业事务，也有选择黄道吉日的习惯。一般是根据六辉的日历吉凶内容，选择办理商业事务。例如，如果是新公司的开业日，日本企业一般会将其选择在所谓的“大安”的日历日子。而如果需要办理诉讼案件，日本企业一般则会将其选择在所谓的“先胜”之类的日历日子。

关于六辉，是指六曜，据说是中国三国时代的诸葛孔明所创，是中国传统历法中的一种注文，用以标示每日的凶吉。后来传至日本，是江户时代以来的民间日历，采用太阴历来占卜吉凶，分为先胜、友引、先负、佛灭、大安、赤口六种，统称“六辉”。

先胜（先勝：せんかち）：宜办理急事以及诉讼等事宜，尽早处理事务。上午吉，下午凶。有任何事情只要做得快就会好的意思。

友引（友引：ともびき）：早晨和傍晚适宜办理庆祝事宜，中午则是凶。是不论做什么都会相互吸引，无法决定胜负的日子。

先负（先負：せんまけ）：这一天要保持平静，忌急事、公事、争端。下午吉。有先行即负的意思。

佛灭（仏滅：ぶつめつ）：万事大凶，不分胜负。这天是“六曜”中最凶的一天。忌婚礼等庆祝仪式。有佛圆寂之大凶日的意思。

大安（大安：たいあん）：六曜中最大吉大利的一天。出行、搬家、开店、结婚等万事大吉的日子。

赤口（赤口：しゃっこう）：这一天应忌讳办理新事务。

关于中日企业之间的一些庆典活动，有一些日本企业内部有确认清单，尽量回避以下几个日期参加。例如，7月7日 ；9月18日 ；12月13日 。如果需要这几天的前后期间去中国出差参加活动的话，一般是慎重考虑再三后再决定行程。

会议日程

除了事先确认工作日历信息以外，为了更有效率地与日本企业预约商务活动，还应事先确认，该企业的重要会议日程。有一些日本企业的总务部门，于每一年度的年度末，会把下一年度的重要会议日程，整理成会议一览表，传达给本企业的每一个部门。根据业务需要，各个业务部门也会把重要会议日程一览表中的相关信息，以适当的方式，转告给本企业的重要客户。

然而令人遗憾的是，有一些中国企业的日本业务联络人员，因为没有了解清楚日本企业的实际工作日历和重要会议日程，有时候冒然提出一些令日本企业感到不合理或者是不合适的日程安排要求。因为这种原因，在中日企业之间的商务活动日程预约事项中，不可避免地会经常发生一些误会和纠结。

为了便于中日企业之间的相互沟通，也为了提高中日企业之间的商务活动日程预约效率，我根据记忆，简要归纳总结了一份日本企业的重要会议日程一览表如下，作为范例，仅供参考。

暂略

（目前，这里的简书，无法直接拷贝表格）

调整日程

日本企业在预约商务活动的日程时，非常注重日程的事先调整，尽量尊重每一位相关人员的时间安排。例如，某日本企业与某中国企业的访日代表团，在预约某次晚宴时，日本企业的业务部门接待干事，是通过以下《日程调整表》，最终确定6月3日是晚宴最佳预约日期，选择这一天开会的话，可以保证每一位相关人员参加商务晚宴。

《日程调整表》

暂略

（目前，这里的简书，无法直接拷贝表格）

关于类似的这种《日程调整表》，也可以利用专门的日程调整网站（注：有一些日本企业严禁在企业外部网站上调整工作相关日程），在网上自动收集报名结果。当然，日本企业在预约商务活动的日程时，也非常注重对方企业的日程希望顺序，尽量满足对方企业的提议日程。例如，仍以某日本企业与某中国企业的访日代表团，在预约某次晚宴时为例，如果中国企业的访日代表团，希望晚宴的最佳预约日期是6月1日，如果这一天的日程调整确实有困难，6月2日或者6月3日也可以考虑。

在这种情况下，上述日本企业通过以下《日程调整表》，把中某部长的工作日程予以适当调整后，最终确定晚宴的预约日期为中国企业第一希望的6月1日这一天。

《日程调整表》

暂略

（目前，这里的简书，无法直接拷贝表格）

午休值班

很多日本企业，午休时间照常对外营业办公。尤其是，一些重要的业务部门，在中午午休时间，会安排专人值班，电话照接，工作照做。日本的政府机关也一样，一般午休时间也正常办公，工作人员轮流休息。

据我所知，日本企业的一些重要业务部门，定期更新午休轮流值班表，每个工作日，每一位员工，都严格执行午休时间正常办公的公司规定。我在一些日本企业现场办公的时候，午餐之前，有时候会有一些员工，特意与我打招呼，说：“真对不起，今天值班守候电话，在办公室内吃盒饭，就不陪同一起吃午餐了。”。

关于以下图片，是有一些日本企业值班员工值班时，一般会使用的留言条。作为举例，仅供参考。

日本企业的涉外日程文化见闻

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