序言
现今人类文明的前进速度超过以往,这是一个知识的时代!如果用既有的方式以收集,阅读,记忆等老式的方法来整理海量级的知识显然无法完成。这是一个需要不断学习才能跟上变化的时代!生活节奏的快速变,信息量的指数增长!如何快速的吸收知识,整理知识,提取知识 是现代人生存的必备技能。一直以来思索这个问题:”如何有效的吸收,储存,整理,应用知识“ 。
2008 年中偶然看到一个名词”知识管理“,让我明白原来知识也需要管理,不仅仅是单纯的记忆而已。顺着这个方向走下去,“EverNote(印象笔记)” 进入我的眼中, 一个知识管理软件,运用科技的手段,利用互联网的海量储藏与随时存取的巨大优势,只要把知识往里面放进去, 它会依照规则将知识储存与归类,依照关键字的关系,在适当的场景下提示相关知识。
从2008 年开始到今天,我不断的研究各种使用场景,相关配套的软件应用与学习最新的应用方法。输入最新的信息,整理知识,汇总知识。在各种使用场景中,只要输入相关条件,它就能为我提取相关的知识,为我提供最精准的知识,现在我的印象笔记中储存了几千篇相关资料与整理的知识,每天我都需要使用它,印象笔记已经是我第二个大脑,生活与工作中已经离不开它了。
以下把我学习与使用印象笔记的历程做一个描述,提供大家在学习这个应用软件中的参考。
使用说明
借力他人经验,建立使用场景与规则
从信息到知识,知识库的建立与应用
应用场景1 - 知识储存与文件报告
应用场景2- 项目规划与管理
应用场景3- 个人资料存档
使用说明
开始使用印象笔记时,需要先明白印象笔记的结构。就如现实世界中的笔记本一样 ,一个笔记本中有相当页数的笔记,一个书柜中会有各种不同的笔记本。印象笔记的最小单元是一页笔记,一页页笔记组成笔记本,一本本笔记组成不同的笔记本组,一个个不同的笔记本组组成印象笔记。这是印象笔记的物理结构!当然我们还可以利用笔记分组,笔记标签等功能将不同笔记本中的不同笔记,依照自己设定的逻辑架构来进行分类,这样一来就组成逻辑笔记结构。所以印象笔记可以是一本万能笔记本,依照不同的使用场景,依照不同的搜寻规则,甚至是全文检索功能 变成有特定功能的笔记本
借力他人经验,建立使用场景与规则
刚接触印象笔记时,在网路上阅读了许多的印象笔记大咖与国外EverNote 用户他们的使用心得发表后。 对刚接触软件的我有很大的帮助,通过他们的介绍与实例展示,让我对印象笔记的强大功能有了更深一步的了解,同时让我对于如何运用软件有了正确的观念。吸取各家经验后,配合自己的实际工作场景,发展自己的印象笔记知识管理架构。形成属于自己的印象笔记架构。
从信息到知识,知识库的建立与应用
信息来源:
每天我们身边充斥着许多信息,有些有用,有些无用。这些信息的来源可能有:
- 微信/QQ/社交软件
- 网页资料
- 电话/短信/邮件
- 照片/名片
- 报纸/文件/书刊 信息
这些信息,我们可以通过印象笔记直接输入或是通过一些应用程序把它们通通丢进印象笔记中。我的方法是设定一个InBox 笔记本 ,将刚刚收集来的信息放在一个信息池中,等到一定时间进行知识处理。
笔记分类:
依照自己的工作习惯与资料收集的偏好,设定不同的知识类别,在这些知识类别下,再依据资料的不同设定不同的笔记本组或是笔记本。
信息转换知识
在固定的时间,我会将信息池中先前存放的信息资料拿出来,对每一张笔记进行整理。例如
- 在笔记标题上加入特定关键字,以便未来查找
- 在笔记开头,填上日期时间,写入自己对这张笔记的感想。 方便将来自己回忆或是修订
- 为笔记加上不同的标签(这是印象笔记最重要的特色,通过标签分类,将知识做不同的归类)
- 如果这个笔记含有待办事项或是需要交办的事情,可以利用提醒功能让印象笔记在特定时间提醒我
- 如果笔记是图片资料,还可以利用圈点的功能,为图片做注释加工
- 当笔记经过整理后变成知识,此时就移入适当的笔记本中,知识就建立完成
- 如果这个信息是无用的,直接丢入垃圾桶就可以了
应用场景1 - 文件处理,报告撰写
利用印象笔记的无限量储存的特点,将工作中的各种类型文件存入笔记中,还可以加上关于文件资料的注解,方便未来查询。这个功能可比 Windows 里的资料夹方便多了,不用担心硬碟容量不够用,也不必为未来更换电脑时大量文件搬移的工作而发愁,只管把文件往印象笔记里丢就行了 ! 如果是 PDF 格式资料或是图片资料,大象还提供了直接阅览的功能,真是方便。
需要撰写报告时,只需要打开一页新的笔记,在页面顶端写上报告名称,稍微思考报告大纲结构,列出几个关键字,在搜索栏里键入相关的关键字即可找到所有相关的知识。对于每一篇知识,大象还会预先为你自动做好知识关联,如此一来相关的知识就一览无疑,供你自由使用。如果还想更精准的找到知识,更可以配合印象笔记提供的高级搜索语法搜寻更准确的知识。
找到知识后,不仅可以直接复制知识到新的页面,也可以仅仅复制笔记地址贴到新页面来,方便随时使用。 知识收集完成后,依照思路将知识归纳写入报告中。
如果在办公室写不完报告,也不用担心,只要离开前把印象笔记同步,这样一来回到家里使用家里的电脑打开印象笔记,原汁原味的场景就又回来了,继续进行报告的撰写。外出时,印象笔记贴心的提供行动版应用, 可以在手机,ipad 等不同的环境下继续进行报告撰写,一点也不耽误!
应用场景2- 项目规划与管理
身为项目管理咨询顾问,每天要面对不同的项目,对项目进行规划处理变革,与干系人开会,向发起人报告进度,和团队讨论突发等等情况。 那么多的会议要记录重点,那么多的文件要整理,各种后续行动方案需要执行!感谢印象笔记提供的超强的储存性能与自动关联能力,通过不同视角的查询,可以很快的找到相关的知识,增进工作效率。
与客户做前期项目交流时,利用印象笔记的简报功能,向客户进行快速简报。面对客户的各种询问,还可以通过关键字查询或是高级语法搜寻的方式,找到相关资料及时呈现在客户面前,回应客户的询问,并时时记录与客户交流的信息。
会议中,对于干系人的尖锐询问,利用搜索语法瞬间调出资料来回答问题从容以对。会后大家问我是如何应对? 我的回答是:“印象笔记是我的第二个大脑,有了它,我啥都记得住!”
会议后,整理会议记录同时,一并将后续的行动方案写出并标上提醒时间,这样就不会忘记行动时间。
利用印象笔记中的协同功能,随时随地写下我的发想,通过协作功能及时分享给项目成员共同修改,做后续跟进。
项目结束时,对其中的资料与知识进行再次梳理就完成经验教训总结,将相关知识与资料汇总到一个项目笔记中完成知识沉淀的工作,以便未来使用。
应用场景3- 个人资料存档
所谓“好记性不如烂笔头” ,生活中有许多事物需要记忆大到父母亲的生日,旅行行程规划,小到物品的存放位置,这些都是平时看起来不重要的小事,但是在某些情况下就成了重要的头等大事。一个脑袋实在记不住这么多,这些都可以交给印象笔记帮你记住。例如把身份证,护照,毕业证,房产证,信用卡,银行账户资料等,只要一一拍照存档,归置到资料笔记本中,这样就不怕丢了。放置家里的一些小东西时,同时拍照写下位置,这样一来要找东西的时候,不用翻箱倒柜,一看印象笔记就行。
出差旅行时候,也可以使用印象笔记,把行程安排妥当,依照行程规划,把航班机票交通信息,身份信息,住宿信息,地铁甚至旅游攻略都可以一一放入访问行程笔记本中。这样既不怕资料丢失,更可以在行程途中随时打开查看参考。当然旅行中的美丽照片也可以放入笔记本中,方便未来回忆。
看书时有做笔记的习惯,印象笔记在这里也派上大用场。 每次看一本书的时候,我就利用手机把重要段落或是好句子拍下来放入笔记中。下次要查看书籍时,只要输入书名,相关的笔记资料或是重点摘要就会自动调出来。印象笔记对于图片资料就有文字自动辨识的功能,这也是一个特点,利用它我可以凭关键字反查出书籍出处。
结语
印象笔记是一个在互联网时代中的重要应用,不仅改变了知识存放的方式,而且提供快速又准确的知识使用方法。
使用印象笔记到今天已经10年了,它帮我管理所有工作文档,资料与报告,帮我提高工作效率,帮我管理的大量的阅读、思考和输出内容。可以说,它实实在在成了我的第二个大脑。
在信息过载、碎片化严重的「读标题」时代,成了我真正不可或缺的「学习武器」。“收集-整理-归纳-分享”的知识管理方法,改变我思维的方式。
如果不想淹没在这个海量信息的世界中,请快登上印象笔记这艘船吧。 让他带领你在信息的海洋中驾驭知识,航向成功的彼岸。
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