在对外贸易中，由于交流的局限性，大部分业务员都是通过邮件来和客人进行沟通，不管是询价报价，还是商务谈判，邮件始终捍卫着对外交流的第一工具，虽然近年来移动交流工具层出不穷，但邮件始终有着不可替代的地位。
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通过邮件沟通也有它的局限性。它毕竟是单向的，客人是否有收到邮件虽然可以通过某些软件或者邮件跟踪来确认，但是客人是否愿意点击业务员的邮件甚至做出回应，这个就有很强的随意性了。那么，我们能不能把握这种随意性，让客人更多的重视我们的邮件，并且提升客人的回复率了？答案是肯定的。
初次开发的客户：
对于这种客户，邮件的主旨和内容是重点：主旨吸引人，客人才会点进去看，内容有亮点，客户才会考虑回复。但是邮件发送的时间的不同也会带来不一样的效果。由于不同的国家之间都有一定的时差，给这种客户发邮件，建议让邮件在客人的上班时刚好收到。大家都知道，邮件的排序基本上都是按照时间，越晚收到的邮件反而排在最前面。客人一打开邮箱，对于排位第一邮件，点击率就非常高。客人在刚上班的时候空余时间较多，会比较有耐心去阅读邮件；相反，排在最末尾的邮件，客人点击的机会就小。特别是客人如果被某一封邮件给缠住，再加上邮件众多，对于推广比较明显的邮件或者不认识的发件人，客人甚至不会点击，直接删掉。
有初步交流的客户：
客户已经了解到业务员的公司和产品状况，但是不愿意进一步回复业务员的邮件，这就是我们通常说的，业务员知道客人是比较好的潜在客户，但是一直收不到客人的询盘和有效信息。给这种客户发邮件，要避开他的忙碌时间段，一般在客人当地下午时间PM3:30到4点左右为佳。太早，客人没有空闲，太晚，客人估计也在准备下班，可能不会愿意花多一点时间闲聊。
有深入交流的客户:
这种客户相对比较成熟，客户和供应商之间已经建立起了一定的认知关系。邮件的发送和收取，一般都比较正常，邮件的发送时间基本不影响客人的回复率。但是要注意把握客人的采购时间段，做到一击即中。
正在价格谈判的客户：
客人发出一个订单需求，正常会有很多家供应商同时bidding，能走到到订单谈判这一步，这时候已经很关键了，建议在客户时间比较充足的情况下和客人进行深入的邮件交流。一天有2个工作时间段，由于时差的关系，（特别是欧美国家）上午的时候，客人基本上都在处理前一天供应商的邮件，同时中国的供应商也处于正常的上班时间段，客人这时是非常忙碌的。但是在客人当地下午时间会相对充足。建议在这个时间段给客户邮件进一步谈判。最好是当天直接搞定客户，不要拖到第二天给其他供应商可乘之机。
很多人说，做业务需要运气和机会，但是机会也是可以创造的。只要用心，机会无处不在！
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