01  一些现象

你第一次被安排组织一个大会时，是否出现过头脑一片茫然，感觉千头万绪，不知线头在哪，从何开始抓起？

会议总算组织开始了，会中你是否战战兢兢、如履薄冰，生怕出现一个问题，影响会议正常进程？

你是否组织过或参加过这样的一个会议，从早上8点开到下午一两点，或者下午两点开到傍晚6、7点？但关键的，你还不是参会人员，你只是列席的旁听人员。

你是否组织过或参加过这样的一个会议，会议开着开着，咦？怎么画风变了，突然开始泛泛而谈、海阔天空起来，甚至还相互关心起情感问题。

你是否这样记会议记录？精神高度集中，埋头苦记，恨不得把每一个人的每一句话都记在本子上；整理会议纪要时面面俱到，以致分不清什么是会议记录什么是会议纪要。

在现实生活中，我们每个人都参加过大大小小的会，或组织过大大小小的会，上面的那些现象或多或少都会遇到过，但很多人不一定会去系统思考过如何办好一个会，尤其是办一个胜利的大会。而像玉的石头（李珣）思考过，上一篇文章中，分享了他写的《秘书工作手记：办公室老江湖的职场心法》关于写材料（办文）的一些方法和想法，这一篇主要分享他关于办会的方法和想法。我把他的方法归纳为“三关二十一项注意”，也就是通3关打21小怪。 

02  现象的原因

虽然作者没有明说，但按作者的意思估计就是没掌握好办会的方式方法。而我认为还有一点是，观念上没有常怀两心：“细心”和“服务之心”。

03  方法论

一、会前关

这一关，作者主要讲了要如何做好会前通知、会场的布置、会场的选择等三个需要注意的事项。

1.如何做好会前通知

（1）注意参会人员，一个都不能少

会议要通知哪些人参加呢？有两种情况：

一种是明确参加人员的，比如开个党委会，那就是党委委员和与某个议题相关的人员，或者领导对某个会议指定了参加人员为某某某的。这种就比较好办，直接在通知上写明就好。

另一种是参加人员不太明确的。比如领导没想清楚，只提了某某某等相关部门的相关人员参加的，又或是和惯例不一样、出现新情况的会。如果是这些类型的会，发通知前，就要预先拟好一个建议名单，让领导拍板决定，避免出现人员通知错了或是通知少了。

需要注意几类比较容易通知漏的人员：退休人员、单位的新闻部门人员、分支机构的人员、新组建的部门人员。

（2）注意通知三要素，即内容、方式、时间。

内容，指的是通知中要写清楚参会的具体时间、地点、人物、会议议题和一些注意事项。记住是具体，比如说地点，夸张一点说你让人家去北京开会，你就不能只是写地点是北京，而要具体到某个会议室，注意事项就比如要携带什么材料之类的。

方式，是指通知以怎样的方式发出去，是发正式会议文件呢？OA挂网呢？传真电报呢？电话呢？还是微信群或短信呢？等等的之类的，这得根据实际情况而定，小会可能只需要微信群或短信电话通知就可以了。

时间，和上面内容中的时间不同，这里的时间指的是考虑参会人员来参会的这个时间安排。比如说人家在千里之外，你不可能现在发个通知，让人家一个小时候来参会吧，又比如今年12月通知明年3月开的会，估计过完一个欢乐祥和的春节，很多单位可能早就不记得去年曾经接到过一个会议通知了。

（3）注意发完通知一定有确认反馈

发纸质或挂网的，最好要有参会回执。

发微信群或短信的，最好要有“收到请回复”“期待您的回复”等字样，确定别人看了并且回复了。

确认出席会议的人员信息，上面提到的两个是“浅”确认，这个则是“深”确认。确定将会来参会的人员基本信息，或来不了换了谁参加之类的，汇总整理呈报领导或上级，对领导或上级掌控会议人员总体情况及会议如何组织、讲话至关重要。

至于用电话、短信、微信群回复等的确认方式根据实际情况而定，哪种方便哪种来。

2.如何做好会场安排

（1）注意做好会场设备调试和后勤安排。按照俚语“领导没来我先来，看看谁坐主席台；领导没讲我先讲，拍拍话筒响不响”这个稍带戏谑的说法，就是会前要检查座位、台卡是否摆放妥当，话筒、音响等是否能正常工作，安排好礼仪或服务人员什么时候迎宾、什么时间斟茶递水等等。

（2）注意会场背景板。为什么要关注背景板，因为背景板起到突出活动主题，展现活动主要内容和精神的作用，而且它在拍照高发区，出镜率高呀，参会人员会长时间看到它、录像、拍照都要拍到它。那做背景板要注意什么东西呢？

一是总体设计不能太花哨。越是高端大气上档次的活动会议，背景板就越是简洁；越是土豪土气的活动，背景板就越是花哨。好的背景板各有各的妙处，但有一条是共同的，元素越少越好，装饰越少越好，留白越多越好。千万别刻意加些什么书法字、祥云底纹、阴影等繁复的效果，因为做出来的效果和设计效果不一定一致。

二是视觉盲区一定要注意留白。比如主席台后面的背景板，当主席台的人坐下时，下边大部分人员看不到的地方就是视觉盲区，保证这些地方不会出现主题标识和logo。

三是背景板颜色选择。首选单位标准色。其次一般来说，没特别要求时，红色和蓝色（百看不厌色）。红色，中国传统和喜庆氛围；蓝色，看看两会和国务院的新闻发布会就知道了。如果想追求更高的格调，可以尝试白色和黑色。

四是背景板一定要记得提前散味。因为一般背景板喷绘用的墨水是由各种化学色料调配出来的，含有挥发性化学物质，有着强烈的气味。如果预算足够可以绿色环保无味喷绘。

（3）注意安排好贵宾室。一般大型会议或较高级别会议最好提前安排好贵宾室，供来宾和己方领导在会议前后进行短暂休息和交流。主要应用于三种情况：

一是会议双方或多方抵达会场的时间不同，主会场还比较空旷的情况。比如参会人员先到了，他孤零零在偌大的会场看手机或瞎坐都不合时宜，不如引到贵宾室，奉上热茶更显尊重。

二是举办大型活动，参加人数众多，正式开始时间还没到，主会场已人声鼎沸的情况。这时嘉宾直接到主会场，一方面不利于嘉宾休息交流；另一方面也有可能造成会场骚动，还不如先请嘉宾到贵宾室，在会议差不多开始时再引到主会场。

三是会议活动正式开始前的非正式交流情况。有利于我方领导与嘉宾小范围见面，会前寒暄，以示重视，尽地主之谊的同时，增进非正式交流了解。

（4）注意参会人员与车辆如何进出和停车的问题。尤其是大型会议，人员、车辆进出严重影响安全和参会的会前会后心情。比如，是否设置嘉宾停车位和嘉宾通道，参会人员是东门进东门出还是东门进西门出，停车位够不够，不够怎么办等等。

一般而言，管理好出入会场的车辆有三种方式：

一是提前收集参会的车牌号。适用于小型的会议，最好不超过10辆车，否则保卫部门人员不好辨识。

二是请参会人员自己打印车证摆放在车窗前。比如8月22日开会就打印“8.22”，或者开什么会就打印会议名称，这种方式比较省事，只要在会议通知里说明即可，适用于参会车辆多，停车场也够用的情形。

三是随会议通知寄发停车证。一般用于规格高，很正式的大型会议。车证要专门设计过，一方面有一定宣传意义和安全保卫作用等；另一方面也便于把参会车辆进行分类，比如“一类车证、二类车证、三类车证”对应不同的停车区域等，方便进出管理。

二、会中关

这一关，主要讲了会议开始了，如何高效开会，而不是开个搞笑的会。主要做到：有明确的议题、合适的议程安排、精简适中的会议材料、做好会议记录、处理好会议的突发状况等。

1.如何做到有明确的议题

（1）注意不论会议大小都要有议题。没有议题聊天侃地就浪费宝贵时间了。

（2）注意议题要尽量明确。在参会人员权限范围内，知道讨论什么，难点和问题是什么，要决策什么等，不开含糊的会、跑题的会、无价值的会。

2.如何合适安排好会议议程（会风）

（1）注意事项不能太多。一个上午如果安排十个八个议题的话，怎么讨论都会错过饭点而饿肚子，要按“一事一会”或“一类事一会”的原则，使得参会人员的精力尽量聚焦议题，避免议题过多，造成久议不决的拖会情况。

（2）注意每个议题要设置一定的时间。设定好一定的时间后，参会人员将更加集中研讨，发现超出时间过多时，主持人要及时进行控制。

（3）注意不产生“陪会”人员。这里有两种情况：

一种是完全没必要参会而被叫来参会的；另一种是会议有几个议题，参会人员被错开议题参会的。

第一种很容易解决，在拟定参会名单时尽量确切就好。第二种就需要组织会议的人员尽量将有同时参加多个会议的人员安排连续的议题，这样不至于参会人员参加完一个议题要隔开几个议题才再参加另一个议题，尤其是不再会场附近上班的人员，你说他走又不是，不走就只能在那里瞎等。

3.如何做到会议材料精简适中

（1）注意会议材料不能只求全不求精。会议材料要选关键部分，不能把事项相关的各种请示、报告、背景材料、专家意见、解决方案全都弄上会议，材料过多又会导致内容繁杂、主次不分，厚厚一本翻来翻去，使人抓不住要领。

（2）注意利用好Memo（备忘录）。最好为每个上会事项准备一个不超过一页纸的Memo，便于参会人员快速掌握事项的基本情况，了解需要讨论和研究的“争论点”“发力点”在哪里。Memo上写明事项来源（谁提出来的），争议焦点（分歧和依据）、请示事项（需要会议决策什么）、决策建议（提出部门觉得怎么办比较好）。

4.如何高效做会议记录

（1）注意做好记录的会前准备。尽可能多地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等，这样才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点，做到心中有数。

（2）注意记录时有的放矢。可以预先定下记录的框架模板，一般来说，内容可以包括：

开会的日期、时间和形式？

有什么人参与，谁是主持？

开这个会是要探讨什么问题？

问题的形式和现状是怎样的？

提出什么解决方法或观点？

达成什么共识？

还存在什么问题？

后续工作如何开展？

谁负责什么事，需在何时完成？

（3）注意不要埋头记录。要抓住会议精神和发言要领，应该多抬头聆听，首先听明白发言的人在说些什么，然后对照上面的框架用最简洁的话把要点记下来。听明白远比记下来更重要，不要试图逐字逐句记下参会人员说过的话，因为会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和做出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。记录可用省略法提高记录效率，比如用简称、简化词语和统称，省略句等。

5.如何处理会中突发状况。

（1）注意提前做好突发状况的预案。比如麦克风和音响突然出现问题了等等之类的问题，要提前考虑好预案，发生了如何在会中及时妥善处理。

（2）注意预案涉及的人员都明白了解。能使发生状况时，该责任人第一时间清晰处理。

三、会后关

这一关，作者主要讲了如何做会议纪要。

如何做好会议纪要呢？注意做到以下两点：

1.注意及时整理会议记录。会后写记录或纪要应趁热打铁，趁着印象深刻，写起来比较容易。回顾整个会议的内容，对会中记录的材料进行分类、归纳，确定从哪几个方面整理后，再动手写。

2.注意会议记录和会议纪要的区别。

会议记录是讨论发言的实录，属事务文书，更加完整详细，篇幅较长。会议纪要只记要点，是法定行政公文。

会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要一般只写要点和结论，讨论的过程一笔带过，用概括、总结性的语言汇总相似或共同的观点，列成1、2、3条，看起来一目了然，尽量不提具体发言者的姓名，谁参加了会议在与会者名单中列出即可。

04  读这本书后的感想和思考

 一、内容容易产生共鸣，贴近现实可借鉴性强。作者分享的这些经验，可能很多人会深有同感，感觉作者经历的这些情况是自己曾经经历过的，作者想的东西是自己曾经想到过的，作者出现过的错误是自己也曾经出现过的，唯一的不同就是作者做了详细的和系统的分析总结，而我们没有详细系统的分析总结，仅仅浮现在脑海的缥缈碎片之中，遇到了问题可能会灵光乍现地区处理，人家问到了，可能会偶尔想到了这么一答，而没有一套完整的指导思路和方法。作者的这套方法，我们可以方便地参考借鉴去处理我们办会遇到的问题。

二、日常多思考复盘，多分析总结是提高自身能力的一个很重要的方法。办会是一个非常平常的日常事务，说小可小，说大可大。说它小，是因为它日常到我们平时不太注意它，说它大，是因为会议常常决定很多重要事务，非重要事务一般不会上会讨论。那对这可大可小办会过程中，总会收获得失，但我们很多人没有及时复盘和反思，以至于没有从经验教训中及时分析总结出一套类似作者这样的方法。

而对于一个组织系统，更是需要有这样的分析总结，而且要将这些分析总结及时记下来，留存下来，因为这样才能给一个组织做好传帮带，否则，做这个事的人离开了，这个组织还得找人重新遍历一次这样的事情，产生恶性循环。

三、归纳稍嫌不足。作者在书中用“通知会议：一个都不能少”、“如何才能提高效率，避免在会海里淹死”、“开一个团结胜利的大会，千万别忽视这几个细节”、“开会只信烂笔头，不靠好记性”这四个小标题来阐述如何组织好会议，我感觉逻辑性不是很强，于是我将其四个小标题下的内容稍微做了整理，归纳为会前关、会中关、会后关，以通关打怪的方式予以呈现。当然，我们还可以用PDCA的质量管理模型来归纳这个办会经验，比如分为计划阶段、执行阶段、检查阶段、处理阶段。

可能是因为作者是在自媒体文章的基础上写成他的这本书，所以很多标题安排沿用了自媒体的习惯，主要为了吸引读者眼球。

三、不求全责备，真诚有趣分享已属可贵。你可能会觉得作者还有部分值得注意的内容没有提及，比如，会前如何考虑和选择会议地点、会议住宿用餐如何安排、大会小会领导和参会人员的主会场和用餐时的座位如何安排、如何组织重大会议的会前彩排，会中如何控制会议议题的正常开展，会后如何做宣传报道等，如果读者还想系统了解这方面的内容还需要看专门系统介绍会务的书或请教会务的专业人员。

不过，作者的书不是一个介绍如何做会务的手册，而是作者介绍他认为重要的、需要注意的办会经验，他能既真诚又有趣的分享，我觉得这已足够了。即使他也面面俱到地进行介绍，但也难免挂一漏万，漏掉你认为重要的内容。

四、部分经验可以进一步优化。比如在讲到如何高效开会的部分，作者提到了注意精简会议材料和做Memo，我觉得是挺好的，但我感觉如果可能，或者是内部会议，或会议材料不涉密的前提下，可以提前将会议材料通过内部邮箱或将纸质版的材料发给相关参会人员，尤其是做决策的领导，请其提前审阅，这样在开会时减少参会人员看材料的时间，提高会中开会的效率。又比如说到会后及时整理会议记录，其实这是一个苦逼的过程，因为经常是饭点或下班时刻，如果是非涉密会议，能否采用录音笔的先录了，这样可以再稍晚一点整理。当然，各人有各人的方法，我觉得可以根据自己单位、公司、部门实际进行优化。

五、可以借用“清单”的方式不断完善办会流程。大家看了一下上面介绍的办一个胜利的大会居然要像玩游戏一样通关打怪，而且是三大关二十一个小怪，不免也会头大，谁会记得住那么多呀。虽然了解了办会诸多注意事项，脑海中已不是一团浆糊了，但总怕头绪很多，挂一漏万，那怎么办？

曾经组织的一个会议使用的流程确认清单

我这里介绍下我自己的方法，就是用“清单”，就是把会前、会中、会后的所有应该注意的事项用Excel表分类列成清单，用打钩的方式，完成一项打钩一项，这样就不至于老是去想我是不是哪里还没有考虑周全。尽量用客观的清单工具，克服容易受影响的主观经验。

阿图·葛文德《清单革命》中提到，人类有两种错误，一种是“无能之错”，一种是“无知之错”，无能之错可原谅，无知之错不可原谅，而用“清单”就能较好地避免无知之错。无知之错是因为我们没有掌握正确知识而犯下的错误，无能之错是因为我们掌握了正确知识，但却没有正确使用而犯下的错误。

我们看了作者的书以及结合自己的经验已经积累并掌握了一定正确的知识，下来，最好就用清单把它们固化下来正确使用。操作飞机或宇航飞船多复杂、医院手术操作多复杂、建筑工程多复杂，如果没有用清单式的操作，估计很多人都是记不住那么多步骤的。

六、没有做好统筹协调，容易耗掉一个人。一个会，如果你的领导直接统筹协调，你就按照上面的某个步骤，做好领导安排给你的部分工作就好了；如果安排你来统筹协调，那你就需要通盘统筹，做好人手、事务安排和责任分工，如果可以通过购买专业会务公司来开展的话，那当然也是再好不过的。可是现实中的会议，你会发现有不少是没有统筹好，而累趴一个人的现象，久而久之那个人被耗掉了。

在现在各项工作人手紧张的情况下，我曾经见过一个基层会务人员办的一个时间紧的会议，他要负责拟发通知、拟写主持词（主持手卡）、拟写讲话稿、拟会议议程、拟会场PPT、负责联系广告公司设计会场横幅之类的东西、购买会议奖品、安排布置会场、会场电脑控制、做会场主持人、安排颁奖、写宣传稿件等。你以为这就完了吗？没有，他还有本职的其他工作。

虽然会议最后没出太大差池，但出现这种情况，不得不说该名会务人员和他的上级都没有统筹协调好。一是上级没合理统筹安排好人力资源，二是该会务人员在反馈给上级没有得到人力增援的前提下，应尽量请求其他同事适时给予一定的帮忙。

七、胜利的大会，关键在于细心和服务之心。如果我们把上面6点看作办会战术方面的事情，那细心和服务则是办会战略方面的事情。执行战术的主要是人，人能否执行好这6点，从深层来讲就是在内心上是否拥有细心和服务之心。

这样才能要从思想观念上真正重视参会的人员、重视参会人员的宝贵时间，才能主观能动性地避免会前的漏通知、会中出现漫无边际的瞎侃。小会，缺少这两心影响不大，可是大会则会出现大问题，甚至影响参会人员安全和影响重大决策的顺利出台。

我曾经组织过一个一天的行业会议。一天的会议，估计很多人会安排从早上9点开始，当天下午5点半结束。可是，有一领导说，不如从下午2点开始，第二天12点结束。为什么呢？主要考虑到远在几百公里外的下属单位人员能早上出发，中午到了之后用上餐，下午参会，住一晚第二天中午会议结束后，能用上午餐回原地，前后用2天。如果用第一种方式，远途的参会人员就必须提前一天到参会地住一晚，第二天然后参加一天的会，再住一晚，然后第三天早上回去，这样前后算起来可能要耗费3天，而且参会人员还劳累。该领导用心之细、服务之周可见一斑。

会议，是学习、传达、协调、部署、研究决定一些事的形式，只要社会上有组织存在，就会有会议的存在，因此，参会和办会是很多职场人员都会经历到的事，只要有组织存在，就会有会议的存在。尤其刚踏上职场的新人，我觉得掌握上面的方法也是大有裨益的。

不论任何时候时间都是宝贵的，浪费时间就等于浪费生命，浪费别人的时间就相当于谋财害命，因此，我们要办心中有数的会，而不要办一团浆糊的会；我们要开高效的会，而不要开搞笑的会，我们不浪费生命，我们也不谋财害命。

最后，让我们都能掌握适用于自己实际的办会方法，通过办文办会来办事，来解决问题。

文末话题：

如果让你来组织一场会议，你觉得哪个环节最重要？