时间管理笔记（3）----衣柜整理法

在介绍今天的时间管理方法论之前，先提两个问题：”你整理过自己的衣柜吗？你是怎么整理的呢？“

针对上述问题，我先来说一下我的方法：首先我会将衣服全部取出，然后开始分类，哪些是秋冬穿的，哪些是夏天穿的，哪些是不要的等等；将衣服分好类后，再将衣柜的空间进行分类，哪边是放秋冬的衣服，哪边是放夏天的衣服，哪边放内衣，哪边放运动服等等。并且会定期整理，如果最近买了新衣服，那么会根据新衣服的种类放置到衣柜中相应的位置。

通过上面的引子，我们开始正式进入本次的分享。本次我们讲的是“衣柜整理法”。顾名思义，该方法就是像整理衣柜一样来管理我们的时间。

“衣柜整理法”分为五个主要步骤：捕捉、明确意义、组织整理、行动、深思。只有将这五个步骤完整的结合在一起，才能最大程度的提高自己的效率。下面我们来逐个分析每一个步骤的具体操作。

”捕捉“，就是将关于你的每一件事情都收集起来，放到一个“工作篮”里。这里我就用书上的例子说明一下：比如我现在正在画原型图，突然市场部王经理突然打电话给我，让我联系供应商，告诉他们钱款会在下周一转账过去。而我并没有立即就去做，而是先拿出纸笔记录下来，记好后继续画原型图。一小时后，研发部的James跑过来找我，让我提供一份用户使用说明手册。忽然我又想到一件事：上午收到一些用户的bug反馈，要与研发部门Eddie沟通。于是我将这两件事依次记录到刚刚的纸上，回头又继续画原型图。刚工作了半小时，张经理打电话过来，让我制定一份产品新功能的运营策略，要求下周五前搞定。先记在纸上。一小时后，好哥们儿打电话给我，说他周五从外地回来，周末一起去射箭，还是记录在纸上。10分钟后，小赵将上月的推广费用明细表发给我，让我确认，先不管，记录下来。又过了40分钟，发现这周还有一份项目进度计划要完成，也记录到纸上。就这样当我把原型图画好的时候，发现我的纸上已经写了7件事情了。

1. 联系供应商，告诉他们钱款会在下周一转账过去

2. 提供一份用户使用说明手册

3. 与研发部门Eddie沟通关于bug的反馈

4. 制定一份新产品的销售策略，要求下周五前搞定

5. 周末一起去射箭

6. 确认上月的推广费用明细表

7. 制定项目进度计划   

在这里我要提一下，为什么我接到这些事情的通知的时候，是先记下来，而不直接去做呢？一是如果一件事情做到一半突然去做另外一件事情，容易被打断思路，而再想重新将思路找回，得花费更多的时间和精力，得不偿失。二是这样子容易使自己处于无尽的忙碌中，然后就会感到焦虑和压力，反而影响工作效率。

下面我们来谈谈“捕捉”的工具，这里我主要介绍5种：

1.实实在在的工作篮或者将办公桌上的某块特定区域定位捕捉区；

2.纸质的记事本、便签、备忘录。便签可以贴在显眼的地方，时刻提醒自己，备忘录和记事本可以用来记录一些更加系统的事情。

3.电子备忘录。如今，手机俨然已是随身携带的必需品，App市场上便签、备忘录等App层出不穷，找一款适合自己的工具开始记录吧。

4.录音设备。

5.电子邮件。

希望大家找到一款合适的工具就好，不要花过多的时间在选择各种各样的工具上，因为对于收集工具也有以下几条“军规”：

1.捕捉工具越少越好，合适自己就行。就我而言，我一般只用纸笔和手机两种。

2.保证5秒内进入录入状态。灵感稍纵即逝，所以确保一有事情/灵感，就立马记录下来。

3.定期清理“收集篮”。每日清理“收集篮”，将垃圾事件、已经委托给别人的事情、已经完成的事情等删除，用一个赶紧清爽的“收集篮”迎接新的一天到来。

“捕捉”我们暂且聊到这。

“明确意义”，这一步骤的目的在于清空“收集篮”，明确每一件事情的意义，再将收集篮中的事情进行分类、制定实施方案。下面对于收集篮的处理原则进行约法三章：

1.从最上面第一条开始，依次进行明确意义。这个原则非常重要，它保证了“收集篮”中的每一条事情均受到相同的重视。

2.一次只明确一件事情的意义，完成后再继续下一件。

3.拿出来的事情永远不要再放回“收集篮”（被迫中断的事情除外）。当你将一件事从“收集篮”取出后立即判断其实质并制定实施方案，别再放回去了。

有了原则，我们就开始进行分类吧。首先将“收集篮”中的事情分为“可以行动”和“不可行动”两类，然后我们再将“不可行动”的分类三类:垃圾（这类事情千万别去碰，就是在浪费时间）、将来某时（就是必须等到某些条件成熟之后才能做的事情，比如我的“收集篮”中的第5条---周末去射箭）、参考资料（一般都是别人提供给你的一些文档之类的东西，目的是因为你有权知道此事而通知你或者便于你日后会用得上，比如我的“收集篮”中的第6条---确认上月的推广费用明细表）。对“可以行动”的事情又可以分为六类：2分钟行动（对于这类事情，我们采取的行动是立即去做）、项目（这是需要多个步骤，并且需要多部门/多角色协调的事情，比如我的“收集篮”第4条---制定销售策略，这件事需要多部门沟通、协调、开会）、任务（有多个行动组成，和项目的区别在于这些都是需要自己解决的事情，比如我的“收集篮”第7条---制定项目进度计划）、行动（就是直接可以去做的事情）、指派给别人完成的事（比如我的“收集篮”第2条---提供一份用户使用说明手册，因为这是隶属于Steven的职责，所以我只需联系给Steven让他完成就行，并告诉他一个截止日期）、特定时间做的事（这些事一般都记录到日程表中，比如在下周三前督促Steven提交报告）。

将“收集篮”中所有的事情分类完成后，开始逐一取出分析啦。这里针对“可以行动”事情中的“项目”或“任务”，我们还需要制定具体的实施方案，以确保得出“下一步行动”是什么，这里的“下一步行动”就是最终完成这个“项目”或者“任务”的过程中，需要做得每一个行动。我们根据“下一步行动”的驱动，就可以顺利完成一个项目/任务了。而再“下一步行动”的语言描述方面也是有一些秘诀的：

1.动词开头。以动词开头才能保证它具有可执行性；

2.内容清晰。制定“下一步行动”时多问自己几个为什么，需要什么等问题；

3.描述结果。尽可能在“行动”后加上结果，这样会让自己对做成这件事更有动力；

4.设定开始时间、周期、最后期限。加上时间属性后，可以更加合理安排自己的时间、把控行动的进度、同时也照顾别人的时间；

“组织整理”，这一步就是将上一步中得出的行动的判断以及实施方案进行归档。这一步我们会有以下四个产物：日程表、将来清单、行动清单、项目清单。那么如何归档呢？容我喝口水慢慢道来：

1.对于“两分钟行动”，赶紧去做，立即完成；

2.将“行动”、任务分解后的“下一步行动”均列入行动清单；

3.项目分解后的“下一步行动”列入项目清单；

4.将来的事情列入将来清单。

5.将特定时间完成的事情、委派任务立即完成后该任务的deadline一并计入日程表。

“行动”，这是最重要的一步，还是那句话just do it。对于我们在选择究竟执行那一个行动的时候，也会有四重标准来参考：

1.重要性。我们可以根据我们的职业价值观和四象限法则来作参考。

2.环境。我们可以这样理解：比如我们现在正在打电话确认事情，这就是个环境---打电话，那么我们可以找出清单中有关打电话相关的行动，然后一并去完成。这样可以大大提高我们的工作效率。

3.时间。时间是决定行动的关键因素，我们需事先考虑现在自己大约多长时间的时间段可以使用，再通过得出的结果去衡量可以完成什么样的事情。

4.精力。人的精力总是有限的，注重劳逸结合，不要把工作量大且专注度高的行动安排到一起。

“反思”，我们要对做过的事进行有效的总结，这样才能事半功倍。这一步就是总结与精进。我们要选择合适的时间进行总结，我一般都是每天下班进行一次日总结和每周日下午进行一次周总结。日总结一般都是问自己四个问题：今天做了些什么？对哪些比较满意，对哪些不满意？推进了哪些重要的事？明天的规划是什么？而周总结我一般都会：1.进一步整理、清空收集篮。2.检视将来清单、行动清单、项目清单。3.检视和有原则地调整日程表。4.对本周收集到知识碎片进行查阅、整理并加以总结。5.翻看自己的年度目标，时刻提醒自己，鞭策自己。

上一张图来总结一下今天的内容。

时间管理笔记（3）----衣柜整理法

最后声明一下，这篇文章中的时间管理方法论来自于邹鑫老师的《小强升职记》，喜欢的朋友可以一起研究学习。