在整个项目的生命周期中，我们会有许多不同目的的会议，其中项目启动会议是最为重要的一个与干系人沟通的工具。成功的启动会议，可以帮我们减少阻碍，获得更多的支持。
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什么是启动会议?
Kick off meeting是所有干系人在启动新项目时召开的第一次正式会议。
与会人员包括高层的项目发起人、管理层、项目经理以及项目组成员等干系人。会议提供了向干系人传达共同的目标并达成共识的机会。
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会议什么时候举行?
从项目级别角度出发，如果是比较简单或小型的项目，可以在项目启动阶段与所有团队成员一起召开，通常这些团队成员也同时出现在计划和执行阶段，小型项目一般只有一个启动会议。
如果是大型项目，项目启动会议将在完成项目规划后，执行阶段时进行。如果这个项目是非常复杂且跨区域，则需要召开一个虚拟的启动会议，所有参与者都可以通过网络进行交流，别忘记考虑时差问题。
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启动会议的目的是什么?
一个项目团队可能由新的团队成员组成，所以必须有一个熟悉的过程。启动会议就是团队成员认识的机会，有助于加强团队成员之间的信任，互相理解，达成共识。
这个会议帮助所有团队成员了解项目的目标、假设条件、约束条件、可交付物、面临的挑战、实现方法、过程、计划、工作氛围以及每个干系人的角色和责任等。
一个成功的启动会议可以为项目定下基调，它确保所有项目成员都在同一战线上，并对项目目标有一个共同的理解，怎样进行团队合作。同时项目团队与客户建立联系，并帮助他们了解项目将如何进行。
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如何组织一个成功的启动会议的?
如果项目比较大而复杂，我们可以分别进行内部和外部的启动会议。
内部启动会议可以在我们内部团队成员和管理层之间进行，目的为了公司内部项目信息的一致性及为外部客户启动会议做准备，其中内容包括成员介绍，客户信息，项目目标，范围，时间计划，以及各个团队成员的职责，还有沟通方式，储存文件系统等，同时也展示并讨论与客户会议的日程安排，最后是问答环节，解答团队成员的问题。
与客户的外部启动会议可以进一步了解客户和他们的期望，消除可能的疑问，并解释我们如何完成项目等等。
下面是几个步骤来进行成功的启动会议：
制定议事日程
这是最重要的一步，它表达了会议讨论的内容：成员介绍，项目目标，里程碑，假设约束条件，展示方式最好是用PPT来表现组织架构图，沟通方式等。
至少提前两周把这个议程发送给所有与会者，如果有比较高级别的决策者参加，最好是提前一个月发出会议邀请，这样他们就可提前做准备，并且会议前一天或者两天再提醒一次
会议进行中
首先作为一个项目经理，必须能主导会议，以自我介绍开始，并要求与会人员也这样做;
然后浏览会议议程，并指出讨论的要点;
按照议程，将依次介绍项目背景，业务需求和该项目对客户和本公司的重要性，目的是强调项目的优先级及重要资源的获取;
解释project charter的内容，如项目目标、项目假设和约束，大致的时间表和预算等。同时声明：因为处于项目初始阶段，需要成员的帮助制定更为详细的项目管理计划及各部门资源的配置;
介绍沟通规则途径和文件存储系统。例如，指定报告的格式，以及会议或沟通的频率，还有对外信息流的管理，千万记住不是所有的部门都能跟外部客户或供应商直接交流信息及文件;
同时我们也可以讨论谁是项目的重要干系人，以及他们的角色和职责。这一部分我个人倾向于在管理层指定项目经理的同时发布，毕竟在相对大的公司对项目组成员的职责都有成文的规定;
最后介绍项目可能面临的主要风险或限制以及解决方案。
小贴士：会议的时长和内容有限，务必简明扼要，但因为可能有部分人员关心的特殊问题或重要内容的数据支持，请放在backup篇幅中， 我一般会隐藏在谢谢参与后面，需要时再调出来。
关闭会议
在会议结束之前，需要留5至10分钟问答时间，确保每个人的疑问都被提出及解答;
最后感谢所有的与会人员，并请随时与我们联系，以便得到进一步的问题或解释。
会议结束后，请将会议记录发给所有与会者，还需要与没有参加会议的重要利益相关者沟通。如果需要的话，也请把会议记录发给他们，或者进行一对一的会议。
小贴士：我一般会在会议之前，写一部分可能的会议要点作为会议记录，这样可以节省时间，并可在会议上直接给大家参考和讨论，会议结束时同步发送给与会者。
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总结
启动会议是项目成功的关键。项目经理应该尽最大的努力来组织和准备这个会议，简要说明项目内容，以便得到所有相关人员的理解和支持。同时也宣布项目经理得到管理层授权，并在项目中建立起利益相关者的信心。
您曾经主导过或参加过启动会议吗? 期待您的意见。
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