第一象限事务既紧急又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。如果你过分注重第一象限事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。紧急之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。如果你过分注重第一象限事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。
第二象限事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。要能确定自己的第二象限事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕雷托原则（Pareto Principle） ——以20％的活动取得80％的成果。
有些人每天都在应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类既不重要也不紧急的事务来逃避现实，稍微放松一下。
有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四象限事务上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。（
如果内心不够坚定，很难拒绝第三、第四象限事务的诱惑，只有当你有意识检查日程，有想法重新确立以原则为中心的事情，才会拥有足够的独立意志真诚地拒绝。
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