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48小时没有合眼的项目经理,遭遇了什么?

48小时没有合眼的项目经理,遭遇了什么?

作者: 陈潺潺_项目管理专业培训讲师 | 来源:发表于2020-03-10 14:58 被阅读0次

项目负责人李小倩正在通宵加班工作,她的任务是:几小时后,完成公司的年报发布。因为第一次担任项目负责人,她疲惫但充满期待。

 在这之前,她已经连续工作四十个小时,陪伴她的,只有数量繁多的年报数据和资料。终于,年报勉强如期发布。值得庆贺!她写下了一篇兴奋的电子邮件来向项目团队宣布这个好消息!

 但是,不幸的是,因为连续48小时没有合眼,加班完成项目工作,她的身体响起了警报,有点头晕眼花的她被送到医院,在医院休养了一个星期才恢复。

 01 临危上阵的新手项目负责人

3月中旬,助理李小倩接到任务:带领项目团队完成本公司(上市企业)的年报发布项目,在4月24号前,完成公司上一年度的经营信息披露公告。

 接到这个任务,李小倩既担心又期待。担心的是,自己从来没有做过类似的项目,第一次担任项目负责人;期待的是,可以通过这个项目,来学习和提升的项目管理能力,积累经验。

 接到项目任务后,她咨询了上一年的项目负责人赵洁。根据赵洁提供的建议,李小倩组织团队在3月22号成立了“公司年报编制工作组”。

 李小倩带领的项目小组召开了项目启动会,会上进行了项目团队分工。同时,李小倩通过公司办公平台下发正式文件,正式启动年报编制工作。

 02 项目过程中的棘手问题

因为是上市公司,年报披露项目需要多个部门协同配合,包括:财务部,董事办,营销部,总经办,人力资源部等。

 其中,财务部需要负责财务数据汇总和材料编制,和会计师事务所沟通细节,年度审计报告和年报的内审。

 同时,这个项目还牵涉到外部的合作伙伴:第三方的会计师事务所和合作券商。

 项目中面临的棘手问题包括:

 经验不足。李小倩之前没有年报编制及相关工作经验。第一次承接此临时重任经验欠缺,对许多问题拿捏不准,不能快速有效的评估所涉问题的披露与否;

 跟进不力。没有及时汇报问题。编报执行人并未频繁有效的督促跟进,导致相关责任部门及责任人没有如期提交材料。项目负责人反而自以为是的代为编制材料,此举极有可能因对该部门工作情况的不了解而“犯错”。在年报编制过程中遇到困难时,并没有及时向领导汇报过程中的问题,直至披露完成后才进行汇报;

 部门配合不给力。项目中有的配合部门在此过程中出现责任推诿现象,对所属责任板块工作,出现了“你去找某某某”、“你去问某某某”、“你去与某某某沟通”的现象。这也影响了项目进度,也是导致年报发布前连续48小时加班赶工的重要原因;

03 项目后的反思和总结

经过这个项目,李小倩做了一个总结。

本次年报发布项目在“险”中完成披露,展望明年同样要继续进行的年报,反思要点如下:

 1. 编报执行人努力学习,不断提升自身项目管理能力及综合素质。

 2. 严格根据工作分工,落实版块责任人,各自履行职能,齐心协力完成工作。

3. 严格按照时间节点要求,完成半年报和年报的初稿、第二稿......定稿工作。

 4. 当出现责任推诿时,积极协调处理编制工作中出现的问题,有必要时向上汇报争取支持。

5. 加强和外部合作方的协作工作,跟进督促外部力量及时准确的做好服务工作。

04 第二年的项目管理

第二年,李小倩还是担任这个项目的负责人,我成为李小倩的项目教练。通过远程的电话会议,帮助她更好管理项目,特别是指导她如何与不同部门进行沟通和协作。

 在电话会议中,我还进行了角色模拟,我模拟成一位为年报提供支持的部门负责人,李小倩是项目负责人,我们进行模拟对话:沟通如何进行任务分工和跟进。

 然后,我们又反串角色,我扮演项目负责人,李小倩成为项目中的部门负责人,又进行项目沟通。这样一轮下来,李小倩知道了该如何和项目团队沟通,她也更有信心。

 同时,李小倩根据我们电话辅导的内容,整理了一个项目工作分解:

 而且,在项目的执行过程中,根据我的建议,李小倩还编辑了任务跟进表,对项目进行及时跟进。

 这一次,让人没有想到的是,没有48小时不合眼的加班,也没有住进医院,项目竟然还提前一天完成。该项目得到了项目主管的肯定和表扬。从过程和结果来看,这是一个优秀的项目。

 05 后续的话

 在这个项目中,李小倩碰到了作为新手项目经理几乎都很可能碰到的问题。在我的课堂中,有几次我邀请大家思考这个案例,并给李小倩提出好的建议。

 在课堂上,大家的建议很多,我归纳了一下,主要的是下面几条。我邀请你也来投票,你觉得在这个项目中,哪个建议最关键?

 温馨提示 如果你在实际项目中,遇到类似李小倩的挑战和困难,希望需求专业的帮助,欢迎留言告诉我。 我会用专业的项目教练方法和工具,通过在线辅导的方式,帮助你改进项目管理,保障项目有力推进。

作者:陈潺潺,PMP。专注项目管理实战培训11年,核心课程累计授课超过700天,首创“全真实战模拟”教学方式。更多精彩内容,关注公众号:项目管理爱好者社群(ID:pmfansgroup)

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