项目负责人李小倩正在通宵加班工作，她的任务是：几小时后，完成公司的年报发布。因为第一次担任项目负责人，她疲惫但充满期待。
在这之前，她已经连续工作四十个小时，陪伴她的，只有数量繁多的年报数据和资料。终于，年报勉强如期发布。值得庆贺！她写下了一篇兴奋的电子邮件来向项目团队宣布这个好消息！
但是，不幸的是，因为连续48小时没有合眼，加班完成项目工作，她的身体响起了警报，有点头晕眼花的她被送到医院，在医院休养了一个星期才恢复。
01 临危上阵的新手项目负责人
3月中旬，助理李小倩接到任务：带领项目团队完成本公司（上市企业）的年报发布项目，在4月24号前，完成公司上一年度的经营信息披露公告。
接到这个任务，李小倩既担心又期待。担心的是，自己从来没有做过类似的项目，第一次担任项目负责人；期待的是，可以通过这个项目，来学习和提升的项目管理能力，积累经验。
接到项目任务后，她咨询了上一年的项目负责人赵洁。根据赵洁提供的建议，李小倩组织团队在3月22号成立了“公司年报编制工作组”。
李小倩带领的项目小组召开了项目启动会，会上进行了项目团队分工。同时，李小倩通过公司办公平台下发正式文件，正式启动年报编制工作。
02 项目过程中的棘手问题
因为是上市公司，年报披露项目需要多个部门协同配合，包括：财务部，董事办，营销部，总经办，人力资源部等。
其中，财务部需要负责财务数据汇总和材料编制，和会计师事务所沟通细节，年度审计报告和年报的内审。
同时，这个项目还牵涉到外部的合作伙伴：第三方的会计师事务所和合作券商。
项目中面临的棘手问题包括：
经验不足。李小倩之前没有年报编制及相关工作经验。第一次承接此临时重任经验欠缺，对许多问题拿捏不准，不能快速有效的评估所涉问题的披露与否；
跟进不力。没有及时汇报问题。编报执行人并未频繁有效的督促跟进，导致相关责任部门及责任人没有如期提交材料。项目负责人反而自以为是的代为编制材料，此举极有可能因对该部门工作情况的不了解而“犯错”。在年报编制过程中遇到困难时，并没有及时向领导汇报过程中的问题，直至披露完成后才进行汇报；
部门配合不给力。项目中有的配合部门在此过程中出现责任推诿现象，对所属责任板块工作，出现了“你去找某某某”、“你去问某某某”、“你去与某某某沟通”的现象。这也影响了项目进度，也是导致年报发布前连续48小时加班赶工的重要原因；
03 项目后的反思和总结
经过这个项目，李小倩做了一个总结。
本次年报发布项目在“险”中完成披露，展望明年同样要继续进行的年报，反思要点如下：
1. 编报执行人努力学习，不断提升自身项目管理能力及综合素质。
2. 严格根据工作分工，落实版块责任人，各自履行职能，齐心协力完成工作。
3. 严格按照时间节点要求，完成半年报和年报的初稿、第二稿......定稿工作。
4. 当出现责任推诿时，积极协调处理编制工作中出现的问题，有必要时向上汇报争取支持。
5. 加强和外部合作方的协作工作，跟进督促外部力量及时准确的做好服务工作。
04 第二年的项目管理
第二年，李小倩还是担任这个项目的负责人，我成为李小倩的项目教练。通过远程的电话会议，帮助她更好管理项目，特别是指导她如何与不同部门进行沟通和协作。
在电话会议中，我还进行了角色模拟，我模拟成一位为年报提供支持的部门负责人，李小倩是项目负责人，我们进行模拟对话：沟通如何进行任务分工和跟进。
然后，我们又反串角色，我扮演项目负责人，李小倩成为项目中的部门负责人，又进行项目沟通。这样一轮下来，李小倩知道了该如何和项目团队沟通，她也更有信心。
同时，李小倩根据我们电话辅导的内容，整理了一个项目工作分解：
而且，在项目的执行过程中，根据我的建议，李小倩还编辑了任务跟进表，对项目进行及时跟进。
这一次，让人没有想到的是，没有48小时不合眼的加班，也没有住进医院，项目竟然还提前一天完成。该项目得到了项目主管的肯定和表扬。从过程和结果来看，这是一个优秀的项目。
05 后续的话
在这个项目中，李小倩碰到了作为新手项目经理几乎都很可能碰到的问题。在我的课堂中，有几次我邀请大家思考这个案例，并给李小倩提出好的建议。
在课堂上，大家的建议很多，我归纳了一下，主要的是下面几条。我邀请你也来投票，你觉得在这个项目中，哪个建议最关键？
温馨提示 如果你在实际项目中，遇到类似李小倩的挑战和困难，希望需求专业的帮助，欢迎留言告诉我。 我会用专业的项目教练方法和工具，通过在线辅导的方式，帮助你改进项目管理，保障项目有力推进。
作者：陈潺潺，PMP。专注项目管理实战培训11年，核心课程累计授课超过700天，首创“全真实战模拟”教学方式。更多精彩内容，关注公众号：项目管理爱好者社群（ID：pmfansgroup）
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