干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。它是干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源。所以干部人事档案材料收集尤其重要。但是在开展档案管理工作的过程中，由于归档意识不强，应归入个人档案材料不能及时归档，不利于组织使用或其他需要参考档案工作开展，需引起重视。如何解决此类问题，可以从以下几个方面着手。
一是掌握材料形成时间规律及时收集。干部人事档案组成的一个重要部分是年度考核鉴定类材料，工资变动材料，这两类材料每年年初相对固定时间产生，与干部管理科室、人社部门加强沟通，掌握工作开展时间，及时提醒各单位在规定时限内交相应管档部门归档，具有事半功倍的效果。
二是抓住专项工作开展情况及时收集。及时沟通，与相关部门联动，掌握干部任免情况，比如中层干部集中调整、领导干部职务调整，及时提醒相关部门形成规范材料进行归档。掌握干部到龄退休情况，及时向单位收取退休材料。掌握集中调整工资情况，调整结束形成材料及时收集。
三是围绕重点工作及时收集。行政编制方面，大部分公务员管理部门每年分批次集中进行公务员登记工作，做好与公务员管理部门沟通，掌握登记情况，及时催收登记表归档。事业编制方面，及时与人社部门沟通，掌握每三年一次聘岗情况，及时催收聘用合同书归档。
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