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文档排版核稿流程

文档排版核稿流程

作者: 怪咖娜娜 | 来源:发表于2015-09-10 19:04 被阅读102次
图片来自网络

最近用word整理一个文集,所以整理出文档的排版核稿流程,以后在实践中再不断完善。

一、文档合并

菜单:插入→对象→文件中的文字,插入后的文字顺序是根据文件的排列顺序合并的。

二、粗略浏览

显示编辑标记(Ctrl+*),粗略浏览文档,记录通用问题。

三、错误清理(可选)

(一)清除格式

如果合并后的文档格式惨不忍睹,一键清除所有格式!

(二)更正错误

用查找替换的方法,批量更正通用错误,减少工作量。

1、删除超级链接,快捷键Ctrl+Shift+F9;

2、将软回车替换成硬回车,查找内容为^l,替换为^p;

3、删除多余的多个硬回车,查找内容为^13{2,},替换为^13;

4、删除多余的不必要空格,查找内容为^32{2,}或^w,替换为空;

5、替换半角标点为全角标点,特别是双引号、冒号(查找内容为:,替换为:,勾选“区分全/半角”);

6、替换错误的标点符号,如省略号……、单向箭头→等。

四、文档排版

(一)页面设置

设置整体页面布局:修改“页面设置”,比如页面距、纸张方向、奇偶页设置。

(二)样式设置

定义文档所需样式:新建“我的正文”样式;修改标题样式;制定带多级编号的标题;根据需要设置表格样式和公式样式。

(三)阅读排版

1、使用“导航窗格”,利用样式对标题和文字进行快速排版;

2、使用宏对表格进行格式批量设置;

3、用题注给图表自动编号。

(四)页眉与页码

添加页眉与页码,根据需要设置首页不同、奇偶页不同。

(五)目录生成

插入“自定义目录”,设置目录样式。

五、校正输出

1、快速浏览,查看是否还有错别字,目录生成是否有误,页眉页码是否正确;

2、根据需要,给文档添加个人信息或密码加密或转换成PDF输出。

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