时间就像它本身一样,是一个永恒的话题。
每个人都觉得时间不够用,初入职场的人尤其这样,总有那么多的工作做也做不完,老板在催、同事在催、客户在催、自己内心也在催。怎么解决这些问题呢,本书以社会学者与职场菜鸟之间的交流一一做出解答,小清新的插图和排版让人阅读起来也很轻松。
一、工作中的时间
任务清单是一天的导航。到了公司第一件事是干什么?我原来的习惯要么是打开电脑看邮件,要么是立刻开始前一天未完成的工作。高效能的观点是,第一件事不是聊天打屁,也不是电脑开机,而是要利用很短的时间,梳理一天的工作,列出清单,哪一项工作大概用多少时间要有预估,还要根据“四象限法”把最重要最紧急的标注出来。这样做的好处是让一天的工作朝着正确的方向前进,而不会钻进某个牛角尖就出不来。
25分钟只做一件事。这个方法来自于番茄工作法,与之前的任务清单结合,25分钟专注做一件事,其中有两个要点。一是找准自己精力充沛的时间去完成最难做的事,比如上午精力好,就把最难的工作安排到上午。二是用适当的方法排除干扰,工作中的干扰像街边小店的苍蝇那么多,时常会打扰到专注工作,可以用戴耳机、口头交代、挂牌、关闭电子提示等方式降低被打断的次数。
将大任务分解为小目标。有些工作是很难用短时间完成的,那么分解就特别重要,第一步做什么,第二步做什么,最好分解到一个番茄时间,也就是25分钟能完成的部分,然后一个一个的去完成,积小胜为大胜。这其中还要学会整合同类性质的杂项任务,比如印刷、邮件,不是特别紧急的,集中到一起处理。
二、生活的时间
学会断舍离。断舍离是近年来大火的词,我们往往花很多时间在找东西上,比如我妻子每天都要说:我的头绳去哪里了?而我经常说:我的手机去哪儿了,一个原因是我们没有一个把东西归类放置的好习惯,经常是随手一扔,另一个原因是家里用不上的东西比较多,一乱就不好找了。所以该扔的就扔,剩下的放在应该在地方。
隐藏的阅读空间。很多人说很忙,没时间看书,那么有几个可供选择的、大家都会遇到的阅读场所:地铁(公交)、床头、厕所、手机,地铁半小时、床头半小时、厕所10分钟,手机随时都可以,这样每天都能有一两小时的阅读时间,也是成长的时间。
用好手账。现在流行说“与时间做朋友”,而跟时间做朋友的一个重要基础,就是你得了解它,或者说了解自己用掉的时间,手账就是记录时间开销的好方法,把每天用掉的时间记录下来,比如某项工作用了多少时间,某项兴趣爱好用了多少时间,吃饭用了多少时间,休息、睡觉用了多少时间。每天、每周、每月、每季度、每年做总结复盘,以便优化提高。
三、走出误区
不追求完美主义。我自己也有这样的习惯,就是总是追求工作的完美,从而进入了两个误区。一个是花了大量时间在并不重要的事情上,因为追求完美的,往往是自己比较熟悉的,我特别喜欢把工作表做的整整齐齐,函数公式也要修改到很简洁漂亮,其实完全没有必要。另一个是交付时间被延迟了,总想做到比较好然后才给领导看,结果领导提出意见后修改的时间已经不够了,本书中的建议是一件工作到50%就要提交初次审阅,避免走错了方向。
信息不能代替电话。相对于电话,发信息没那么直接,对交际恐惧者而言是个看起来比较方便的工具,但容易造成交流的问题,一是速度慢,两个人交流,只要有一个打字速度慢,那整个对话就慢了,二是文字沟通容易产生误解,不同人对不同文字的理解不同,同一段文字用不同的语气读出来,也有不同的含义。三是容易造成工作延误,其中一方忘了回复,那很可能就要打电话提醒了,既然这样何不一开始就打电话,没有办法接听时才用信息呢?
保持沟通。不要以为自己利用好时间就万事大吉了,缺乏与他人的沟通也会浪费大量的时间。比如你接到一个设计单子,跟客户沟通后就开始充分利用自己的时间,花大量精力做出来,结果却发现不符合客户要求,相当于时间白白浪费了。同样的,与上司、与同事,与家人之间的沟通一旦不畅,很快时间的浪费就来了。
歌德说:“对于知识如何欣赏和使用时间的人来说,一天是无限的”。那么开始运用本书的方法吧。
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