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站立会是为了让会议保持简短,与会者站着参加的一种会议类型。最初起源于敏捷软件开发方法论Scrum,经过二十多年的实践应用,其高效的会议形式逐渐被项目管理、团队协作等更多领域采用,站立会的价值远不止是其站着开会的特殊形式,什么是站立会,如何让站立会开的高效呢?
站立会是一种与会者通常在会议期间站立参加的会议,站立的不适可以让会议保持简短。
——维基百科
01什么是站立会
顾名思义站立会是站着开得一种会议。站着开会有哪些优点呢?
首先,站着开会可以有效的节省开会时间。
其次,站着开会头脑更清晰。
第三,站着开会有利于身体健康。
有研究证明,坐着开会虽然舒适,但会让与会者忽略时间的流逝,拖慢会议效率,因而平均比站着开会多用34%的时间。对于办公室一族来讲,长时间的久坐对身体的危害也是不言而喻的。
然而站立会只是因其站着开会的特殊形式而知名么?从站立会的起源看远不止如此。
02起源
随着互联网技术和应用的广泛兴起,越来越多的企业软件开发需要「小步快跑」。按照预想计划的需求分析、设计、编码、测试、上线阶段顺序进行的传统的瀑布模式陈旧、呆板无法满足需求。「以人为核心」、迭代、循序渐进的敏捷开发方法应势兴起,逐步取代了以文档为核心的瀑布模式。
Scrum是敏捷开发指导思想下的具体开发方式。在明确的产品需求列表下,预估工作量,确定冲刺目标,定期更新进度,每阶段进行目标评审和回顾,不断迭代。
Scrum中三个重要角色产品负责人、 流程管理员、 开发团队高度协作、密切配合,通过冲刺计划会、 每日站立会、评审回顾会等方式确保Scrum顺利落实,实现软件研发团队的高效工作。
03目标
基于站立会产生的背景,我们发现站立会适用于:
有着共同目标的多人协作团队
以人为本、高度协作、快速迭代的工作方式
不同角色间及时交流、同步信息、扫除障碍
团队负责人及时了解团队任务进展状态,识别风险
站立会的目标:高效的协作。
站立会通过团队成员同步信息、个人信守承诺、共同打造团队精神,实现更快速、高效的协作以实现团队目标。
为了实现高效的协作,站立会作为一种专业的会议类别,不同于部门例会、决策会和总结会。
站立会不是部门例会。
和部门例会不同,站立会的参会人员不受行政部门的制约和限制,项目团队成员有着共同项目目标,不同角色和分工,多由跨部门的成员组成。
想要了解如何开好部门例会,请移步阅读:大多数人开「周例会」就是浪费时间
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站立会不是决策会。
和决策会不同,站立会时间控制在15分钟以内,站立会上主要议程是「昨天做了什么,今天要做什么,遇到哪些问题和障碍」,并不做问题讨论和解决办法决策,站立会后将安排其他类型会议专门解决。
站立会不是总结会。
和总结会不同,站立会是每天召开的。为了便于高效协作,快速迭代,其主要目的不是总结,而是同步信息和做出承诺,是项目进行过程中的一种管理方式,非事后复盘总结。
想要了解如何开好总结会,请移步阅读: 只有30%的企业真的开了年终总结会
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04 如何更高效
会前阶段
1、固定站立会时间
将站立会设置在每天固定的时间召开,便于团队成员养成习惯。
一般选择上午的时间段召开,避免上班开始和下班结束前。在站立会上提及的风险和问题,需要在第一时间跟进解决,下班前召开很容易将问题搁置到第二天。上班第一件事是站立会容易造成不开会就不进行工作的惯性依赖,影响工作效率,刚上班也需要预留做好会议准备的时间。
2、预定好站立式会议室
站立式的会议室没有座椅,有助于开短会,缩减会议时间。很多注重效率的企业都配备了专门的站立式会议室。
佳能、三星、支付宝等知名的国内外公司纷纷搬走了会议室里的座椅,增加站立式会议室数量。有些站立会议室甚至可以15分钟后自动关灯,用以提醒参会人员及时结束会议,投入行动。
如果没有站立式会议室,找个安静的场地,项目成员围站在一起召开也是可以的,毕竟内容大于形式。
3、明确参会人员和主持人
站立会需要项目团队成员集体参加。严禁缺席,因会议时间较短,参会人的迟到、早退对会议效果的影响很大。每个人阐述各自负责领域的情况,有助于彼此间了解任务进展情况,并形成团队协作的氛围。
站立会的主持人需要规范会议纪律,控制好会议时间并记录提到的问题和障碍,以便会后逐一解决。
4、燃尽图、白板、白板笔、板擦、彩色便签纸、计时器
燃尽图是向组内成员可视化展示需要完成的项目的进展。在理想情况下燃尽图是一个向下的曲线,随着剩余工作的完成「烧尽」至零。每次站立会上查看燃尽图状态有助于将任务状态透明化。
白板和彩色便签纸用来记录每个人任务的状态。
计时器用来提醒发言人发言时间,以免会议延迟。
5、会议通知
由于每日站立会已经成为每天日常工作中的常规动作,可以将站立会固定在参会人员的日程安排中,方便会前提醒参会人按时参会。
会议通知中可将站立会会议类型进行说明,提前告知参会者会议流程和会议纪律。
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全时空间专业会议议程模板
会中阶段
1、明确会议时间在15分钟以内
站立会是短会。不论团队成员数量多少,站立会时间应控制在15分钟以内完成,基本上每人1-2分钟,拒绝长篇大论,只需按照会议流程每人轮流阐述清晰即可。如果团队人员众多,可以将任务分解后召开。
2、团队成员站立并围成一圈
站立会的目标是为了高效的协作,是团队行为。避免出现团队成员面向个别人员(如领导)汇报的现象,大家可以围绕燃尽图或白板积极沟通。
3、团队成员轮流发言回答
成员依次轮流发言「昨天做了什么、今天要做什么、遇到哪些问题和障碍」遇到的问题和障碍不需要讨论,为节省时间只需要清晰记录,站立会后专门解决所有问题和障碍。
4、板展示
个人将任务分为 To do、Doing、Done三类,每人用不同颜色贴纸区分,在白板中将贴纸对应贴好。一目了然团队成员的工作成果,动作快且质量高的个人可产生标杆影响。任务完成状态需要得到负责人认可,如果任务有延期,需要明确标识出延期任务和延期时间。
5、问题和障碍解决进展
将上一次会议提到的问题和障碍解决进展进行团队内通报,让会议产生行动,有结果,树立团队信念。
6、形成会议纪要
清晰的会议纪要有助于任务安排、落实和回顾,采用专业的会议模板可以轻松记录会议纪要。在纪要中将任务@责任人,并指定好完成时间。任务执行过程中可以轻松追踪和自己相关的任务,动态更新任务状态。
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全时空间会议纪要模板
会后阶段
1、更新燃尽图
燃尽图做为透明化、可视化的项目管理工具需要即时更新,以便掌握进展,也为下一次站立会做好会前准备。
2、追踪问题进展
跟踪会后任务进展,第一时间解决会上提到的问题和障碍。任务追踪器可以自动追踪每个人的任务数量、状态和进展。时时推送的任务数据报告可将任务量化。同时会后任务落实可以和和责任人绩效关联,轻松掌握工作效率。
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全时空间任务追踪器
会议是产生行动的地方,是重要的商业行为和管理方式。为了高效的协作而召开的站立会有着具有自身特色的流程和方法论,可复制易操作。
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